Дипломная работа: Автоматизация процедуры снятия с налогового учета и выгрузки учетных данных налогоплательщика при его миграции в другой налоговый орган в Инспекции Федеральной налоговой службы №15 по г.Москве
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
28
нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на
соответствующий входящий документ или могут быть указанные
непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ,
отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются
ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих
документов готовится на основе внутренних документов организации.
Небольшое число исходящих документов может требовать поступления
входящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не
выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы
используются для организации работы предприятия, так как они обеспечивают
целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной
организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые,
организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы
внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и
отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств,
оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, служебные
записки), учет кадров и т.д.
Через отдел документооборота проходят не все внутренние документы, а
только переписка наиболее крупных структурных подразделений ФС и приказы,
распоряжения руководителя. Через отдел документооборота также проходят
внутренние документы, порождающие исходящие документы.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Характеристика процесса деятельности отдела в разрезе IDEF0 приведена
на рисунке 1.6.
29
Рисунок 1.6 Характеристика процесса обработки документа
Проводя декомпозицию данного процесса, получим схему на рисунке 1.7.
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса обработки документа
На рисунке 1.8 представлена схема декомпозиции процесса регистрации и
рассмотрения входящего документа.
30
Рисунок 1.8 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения
входящего документа
В результате рассмотрения входящего документа, как правило,
формируется внутренний документ, исходящий документ, а поступивший
документ направляется на хранение.
Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов представлена
на рисунке 1.9.
31
Рисунок 1.9 Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов
Документы, поступившие в учреждение, принимаются секретарем в
приемной начальника ИФНС. К входящей корреспонденции относятся: приказы,
циркуляры, информационные письма, указания, переписка с другими
организациями, документы от налогоплательщиков, договоры, заявления.
Небольшая часть документов приходит по факсу (т.е. фактически в виде
бумажного документа) и по электронной почте. Общий объем документов за год
составляет в среднем 8000-9000.
К внутренним документам относится организационно-распорядительная
документация. Она включает в себя приказы, распоряжения, протоколы,
служебные записки, заявления, наряды, докладные и т.п. Годовой объем
зарегистрированных документов в среднем 3000-4000.
Исходящей корреспонденцией являются отчеты, письма, договоры,
заявления, распоряжения и т.д. Объем документов за год составляет 8000-9000.
32
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Таким образом, многие бизнес-процессы в рассматриваемой организации
автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в
печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими
процессами и материальными потоками в единую информационную среду[1].
Отсутствие взаимодействия между составными процессами в ИФНС №
15, материальными потоками и документами может привести множество
проблем:
• Несоответствие актуального состояния материальных потоков
документам;
• Незафиксированные документально изменения в материальных
потоках (в т. ч. и в процессах);
• Долгий поиск связанных между собой документов между членами
ГЭК;
• Высокая вероятность ошибок, неточностей и дублирования;
• Отсутствие целостной картины состояния дел, а также
невозможность прогнозирования и принятия управленческих решений;
• Непонятность бизнес-процессов разработки, согласования и
утверждения всех документов.
Сам сотрудник тратит много времени на поиск необходимой информации
(около 40% от общего времени) или воссозданием заново – вместо того, чтобы
использовать повторно документы, которые «где-то» есть (и так происходит в
70% случаев). При такой разбросанности данных и документов очень сложно
обеспечить их целостность, безопасность и непротиворечивость.
Схема документооборота представлена на рисунке 1.12.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2025