Материал: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации ООО "МВМ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
52
пользователь – офис-менеджер, который отвечает за ведение
архива;
администратор системы.
Все перечисленные группы пользователей осуществляют ввод данных в
систему. Офис-менеджер вводит данные об исполненных документах. А
администратор системы осуществляет управление пользователями и ведение
справочников.
В базе данных проектируемой системы будут следующие таблицы с
условно-постоянной информацией:
сотрудник,
должность,
подразделение,
вид документа.
Также в базе данных будут таблицы, в которых хранятся входная и
оперативная информация:
документ,
файл,
свойства документа.
Кроме того, в базе данных есть таблицы, предназначенные для управления
пользователями:
пользователь,
право доступа.
ИС
Спр. Сотрудник
Спр. Вид документа
Т. Файл
Спр. Подразделение
Отчета
Форма
документа
Спр. Должность
Спр. Подразделение*Спр. Сотрудник*
Форма
справочника
Спр. Вид документа*
Спр. Должность*
Т. Свойства документа
Т. Документ*
Отчет по документам
Пользователь
Т. Файл*
Т. Документ
Т. Право доступа
Т. Пользователь
Форма
настроек
Т. Свойства документа*
Администратор
Пользователь
Т. Пользователь*
Т. Право доступа*
Пользователь
Рисунок 11. Информационная модель
54
В результате работы системы будет формироваться отчет по исполненной
документации, который будет представлять собой выборку по ряду параметров:
дате документа,
номеру,
виду документа,
исполнителю документа.
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Дадим описание составу входных документов, файлов и справочников.
Входными документами процесса являются исполненные документы, к которым
относятся:
Договоры;
Приказы;
Распоряжения;
Решения.
Перечисленные документы будут храниться в системе в виде скан-копий,
поэтому не потребуется проектирование оригинальной формы документов.
В системе будут созданы следующие справочники:
1. Сотрудник – справочник сотрудников организации.
2. Подразделение – справочник структурных подразделений
организации.
3. Должность – справочник должностей сотрудников организации.
4. Вид документа – справочник документов, которые можно создать в
системе.
Все перечисленные справочники заполняются администратором.
Характеристика справочников представлена в таблице 7.
Таблица 7
Характеристика нормативно-справочной информации
Характеристик
а
Подразделени
е
Должность Сотрудник
Вид
документа
Ответственный
за ведение
Администратор
системы
Администрато
р системы
Администрато
р системы
Администрато
р системы
Объем
справочника в
20 50 100 5
55
записях
Характеристик
а
Подразделени
е
Должность Сотрудник
Вид
документа
Частота
актуализации
При создании
нового
подразделения
При внесении
новых
должностей в
штатное
расписание
При приеме
на работу
новых
сотрудников
По мере
необходимост
и
Объем
актуализации
1 запись 1 запись 1 запись 1 запись
Реквизитный
состав
Наименование
Наименовани
е
Фамилия
Наименовани
е
Имя
Отчество
Следующим этапом разработки информационной системы,
автоматизирующей систематизацию архива, является разработка экранных форм.
Экранная форма для ввода входной и условно-постоянной информации должна
содержать поля для ввода данных, поля для вывода данных и элементы
управления. Макет экранной формы ввода данных о документе представлен на
рисунке 12.
Рисунок 12. Макет экранной формы ввода данных о документе
На рисунке 13 представлен макет экранной формы ввода условно-
постоянной информации о должностях сотрудников организации.
56
Рисунок 13. Макет экранной формы справочника «Должность»
На рисунке 14 представлен макет экранной формы справочника
«Подразделение».
Рисунок 14. Макет формы справочника «Подразделение»
На рисунке 15 представлен макет экранной формы справочника
«Сотрудник».
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2137