Дипломная работа: Автоматизация рабочего места менеджера отдела продаж для АО "АЭИ "ПРАЙМ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
20
Все компьютеры предприятия объединены внутренней сетью, что
позволяет беспрепятственно обмениваться данными. Также есть wi-fi роутер
Huawei AR1220, который доступен всем сотрудникам и клиентам.
Также в офисе находится два принтера HP LaserJetPro P1102W, доступ к
ним осуществляется через внутреннюю сеть и воспользоваться ими может
любой пользователь ПК, еще один принтер находится в экономическом отделе.
В организации есть 8 телефонов, каждый работник в день, в среднем тратит от
30 минут. Помимо принтеров в зале обслуживания клиентов находится МФУ
Canon PIXMA MG4240, а в кабинете руководителя факс от Panasonic KX
FC2668U.
В серверной комнате также установлен файловый сервер Lenovo PX-400R,
которые используется для хранения различных данных. Таких как документы
организации, видео и аудиофайлы, а также резервное копирование базы данных.
Большинство компьютерной техники используется строго для деловой
переписки, составления и обработки документации с использованием текстовым
редакторов. Сотрудники не выполняют сложные задачи, поэтому у них нет
необходимости в производительном оборудовании.
Предоставленные данные выше показывают, что на данном этапе развития
компании АО «АЭИ ПРАЙМ» существует простая и в тоже время
функциональная ИТ-инфраструктура, которая охватывает всех пользователей
сети, а именно сотрудников компании.
В качестве сервера используются системы на основе процессора
IntelXeon, обладающие характеристиками, представленными в таблице 2.
Таблица 2. Конфигурация одного из серверов
Процессор
IntelXeon 5500
Оперативная память
12 Гб DDR2 Samsung
Дисковая память
1 Тбх 2 RAID Edition SATA , RAID массив
Резервное копирование
Зеркальное посредством RAID
Видео подсистема
GeForcenVidia 7600GS
Операционная система
WindowsSvr 2008
21
Все рабочие места состоят из стандартного набора: ЖК-монитор,
системный блок, клавиатура и мышь.
В качестве базовых технических средств по оснащению корпоративной
сети применяются следующие средства вычислительной техники (СВТ),
представленные в Таблице 3.
Таблица 3. Конфигурация рабочей станции менеджера по продажам
Процессор
Intel I3 1,8
Оперативная память
4 Гб
Дисковая память
500 Гб
Видео подсистема
интегрированные решения
Операционная система
Windows 10
Рабочее место менеджера по продажам состоит из стандартного набора:
ЖК-монитор, системный блок, клавиатура и мышь, так же в кабинете
расположен многофункциональный сетевой лазерный принтер HP MF3110.
Доступ к Интернету осуществляется через сервер. В офисе имеется телефонная
линия, на которой установлен факс.
Программная архитектура разрабатываемой АРМ наглядно представлена
на Рисунке 3.
Рисунок 3. Программная архитектура АРМ менеджера по продажам
22
Персональный компьютер менеджера по продажам имеет стандартный
пакет программного обеспечения – операционную систему семейства Windows,
офисный пакет от Microsoft, антивирус Symantec.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
На сегодняшний момент в компании АО «АЭИ ПРАЙМ» бизнес процессы
требующие автоматизации задействуют отдел продаж, а именно процессы
расчетов с клиентами отделом продаж и дальнейшая работа с ними.
Все обращения клиентов ведутся специалистами по продажам в программе
Excel. Для каждого клиента в Excel выделен отдельный лист, в котором
находится вся информация о взаимоотношениях с клиентом. Для каждого
клиента в Excel выделен отдельный лист, в котором находится вся информация о
переговорах с клиентом. Для того чтобы найти нужную информацию по клиенту
который уже пользовался услугами компании в Excel хранится ссылка номер
клиента в программе партнера.
Проблемами данной реализации являются:
– возможное дублирование либо некорректный ввод информации в
таблицу Excel, а также громоздкость представления информации и сложность ее
поиска;
– временные затраты во время загрузки формы Excel, а также отсутствие
мониторинга и стандартов заполнения данных об обращениях клиента.
Как следствие информация о взаиморасчетах с клиентом может
отсутствовать, быть указана некорректно либо не полностью. Документы
заполняются либо вручную, либо из шаблонов Word. При этом данные для
заполнения шаблона дублируются в Excel, что увеличивает время создания
документа и соответственно задерживают клиента.
23
Еще одной проблемой является то, что каждый из менеджеров компании
ведет свой файл Excel со своими пометками по клиентам, соответственно в
случае болезни, отпуска или увольнения другому менеджеру нужно еще больше
времени, чтобы разобраться с имеющимися данными. Причем зачастую ими
даже и не пользуются, вводя все данные по клиенту заново.
Так же существует вероятность потери данных путем повреждения файла,
а так же путем случайного или преднамеренного удаления. К тому же нет
возможности отследить историю изменений, т.е. есть вероятность того что
данные которые вводил менеджер могли подменить.
Все это привело к тому, что необходимо совершенствовать
существующую систему расчетов с клиентами в АО «АЭИ ПРАЙМ».
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
На рисунке 4 показана контекстная диаграмма ведения расчетов с
клиентами в АО «АЭИ ПРАЙМ».
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса принятия заявки от клиента (AS-IS)
24
В соответствие с проведенным анализом было выяснено, процесс
принятия заявки от клиента в компании осуществляется на основании устава АО
«АЭИ ПРАЙМ», внутренних положений, должностных инструкций сотрудников
отделов ответственных за ведение заявок.
В процессе регистрации заявки от клиента на решение проблем участвуют
внешние источники, сотрудники компании (специалисты по продажам),
администрация АО «АЭИ ПРАЙМ» (директор, бухгалтер, начальник отдела
продаж).
В результате осуществления операций с данными заявками может быть
сформирован журнал заявок клиента, документ о выполненных работах по
заявке клиента, счет на оплату.
В процессе обработки входящей документации обрабатываются и
регистрируются заявки, поступающие от внешних источников (клиентов АО
«АЭИ ПРАЙМ»). При выполнении процессов данные документы регистрируют
и передают в качестве документа-основания для выполнения рабочих операций.
В процессе формирования заявок основная роль в выполнении данного
бизнес-процесса возлагается на сотрудников отдела продаж. Диаграмма
декомпозиции процесса принятия заявки от клиента представлена на Рисунке 5.
Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции процесса принятия заявки от клиента
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2176