Материал: Автоматизация рабочего места менеджера отдела продаж для ООО РЕМ
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
10
В ООО «РЕМ» генеральный директор, является высшим
исполнительным органом управления, в его обязанности входит руководство
всеми видами деятельности предприятия. Директору необходимо
организовать работу и активное содействие коллег предприятия,
подразделений и их руководителей. Важной частью работы директора
является организация производственно-хозяйственной деятельности
компании, с целью получения высоких технико-экономических показателей,
всемерного повышения технического уровня и качества продукции,
рационального и экономного расходования всех видов ресурсов. Решает все
вопросы в пределах предоставленных ему прав и поручает выполнение
отдельных производственно-хозяйственных функций другим должностным
лицам. Генеральный директор числится согласно штатному расписанию в
структурном подразделении «Администрация».
Бухгалтерия, возглавляемая главным бухгалтером, включает в себя
штат бухгалтеров и кассира, которые ведут финансовый и бухгалтерский учет
на предприятии, делают отчетности и сдают их в определенные сроки в
нужные инстанции.
Отдел по работе с персоналом, в котором работает пока только
начальник отдела, выполняет функции по управлению персоналом на
предприятии, ведет кадровое делопроизводство, отвечает за соблюдение
кадровой политики на предприятии. Так как, штат небольшой, то данный
работник работает на 0,5 ставки.
Отдел продажи автомобилей, возглавляемый старшим продавцом -
консультантом, осуществляет сбыт и реализацию автомобилей, контактирует
с клиентами, заключает договоры о продаже автотранспорта, оформляет
сделки.
Отдел клиентских отношений, возглавляемый администратором
торгового зала, встречает посетителей, предлагает им различные виды
сервиса, предоставляемые в ООО «РЕМ», заинтересовывает их услугами и
продукцией, ведет телефонные переговоры c потенциальными и
11
приоритетными клиентами.
Отдел дополнительного оборудования и запасных частей, в котором
работает пока только старший продавец осуществляет продажу запасных
частей на автомобили, поддерживает контакты c постоянными клиентами,
заключает договоры на крупные поставки запасных частей.
Отдел сервиса, возглавляемый мастером цеха, оказывает услуги по
ремонту автотранспортных средств, мойке и чистке автомобилей,
поддерживает контакты с постоянными клиентами, заключает договоры на
услуги автосервиса.
Административно - хозяйственный отдел, в котором работает только
один технический служащий осуществляет функции по соблюдению порядка
в помещениях и на территории предприятия, организовывает оперативный
ремонт и наладку сломавшегося или вышедшего из строя оборудования и
технических средств.
Все работники ООО «РЕМ» работают согласно должностным
инструкциям. Должностные инструкции являются локальными нормативными
актами, в соответствии с которыми работник осуществляет свою трудовую
деятельность. В этом документе определяются квалификационные
требования, задачи, основные права, обязанности и ответственность каждого
работника согласно занимаемой им должности. При приеме на работу каждый
работник знакомится под роспись c должностной инструкцией. Все
должностные инструкции в ООО «РЕМ» оформлены в трех экземплярах: 1-й
отдается работнику при приеме на работу, 2-й экземпляр находится у
начальника отдела по работе с персоналом, 3-й экземпляр вручается
руководителю подразделения, в котором работает вновь принятый работник
[1].
1.1.2 Краткая характеристика деятельности отдела продаж
Деятельность любой коммерческой организации, в том числе и
автосалона, направлена на максимальное получение выручки, следовательно,
12
отдел продаж-ключевой отдел автосалона. Основными сотрудниками отдела
являются продавцы консультанты отдела продаж, которым необходимо
максимизировать выручку посредством продаж новых автомобилей. Важная
фигура отдела - это ассистент, задачами которого является встреча клиента и
ведение необходимой документации.
Основные функции отдела продаж выражены в его названии, однако
это название является обобщенным и включает в себя достаточно большой
список бизнес - процессов. Одни из основных функций представлены
следующим списком:
- встреча клиентов в торговом зале;
- проведение помощи и консультаций при выборе автомобиля;
- ведение необходимой документации;
- заказ необходимых автомобилей или авто необходимой
комплектации у поставщика;
- возможность проведения тест-драйва;
- отслеживание состояния заказа клиента;
- при необходимости оформление кредита и страховки для
автомобиля;
- выдача автомобиля клиенту.
1.2 Экономические аспекты необходимости автоматизации задачи
Ставится задача по разработке АРМ продавца консультанта автосалона.
Продавец консультант осуществляет продажу товара, ведение необходимой
документации, составление отчетности.
Ведение учета товаров в автосалоне состоит из ведения следующих
учетов: бухгалтерского, статистического и оперативного. Учет является
одним из трудных функций управления организацией. Одна из отличительных
черт учета - это большая массовость и однородность входных и выходных
13
показателей. Часто итоговые показатели формируются группировкой по
нескольким признакам исходных данных.
Значения объема, структуры, динамики поступления, продаж и запасов
товаров используются для управления торговыми процессами в организации
занимающейся торговлей. Потоками информации в такой организации
являются движение информации между организацией и внешними
предприятиями (поставщиками, покупателями). От рациональной
организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора,
регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и
своевременного получения зависят оперативность и эффективность
управления торговыми процессами. Реализация товаров в оптовой
организации учитывается во время отгрузки товаров, после предоставления
клиентом расчетной документации.
1.3 Обоснование необходимости и цели разработки подсистемы
Разработка функциональных моделей производилась с
использованием методологий IDEF0, IDEF3 и DFD. Методология
функционального моделирования IDEF0 основана на методологии описания
системы в целом как множества взаимозависимых действий или функций.
Методология IDEF3 обычно используется для детализации функциональных
блоков IDEF0, не имеющих диаграмм декомпозиции IDEF0. Таким образом,
методология IDEF3 предназначена для описания процессов в виде
упорядоченной последовательности событий с одновременным описанием
объектов, имеющих непосредственное отношение к процессу [14].
В данной работе на основе нотации IDEF0 была разработана
контекстная диаграмма, которая показывает входные и выходные ресурсы,
14
Правовая
документация
Информация
о заказе
Автомобиль
Деятельность
отдела продаж
Информация о
автосалона
клиенте
j
ое.
0
Информация о
сотруднике
Сотрудники
автосалона
Рисунок 1.3 - Диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы (IDEF0)
правила управления и механизм управления.
На рисунке 1.2 показана модель деятельности отдела продаж автосалона
«КАК ЕСТЬ».
Устав автосалона
Выполненный заказ (проданный
авто)
Авто после диагностики
Отчетные
данные
Рисунок 1.2 - Контекстная диаграмма системы (IDEF0)
Декомпозируем контекстную диаграмму на 4 функциональных блока.
При составлении диаграммы деятельности, была выявлена проблема в блоке
формирования отчетных документов, процесс сбора данных для отчетов, в
своем большинстве велся вручную.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2177