Дипломная работа: Автоматизация учета и обработки заявок в благотворительном фонде "Урал"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
20
– распределить заявки по категориям и приоритету;
– сформировать ежемесячный отчет для Совета БФ;
– сформировать реестры одобренных и отказных заявок;
– сформировать отчетность.
Рисунок 1.9 Декомпозиция контекстной диаграммы AS-IS
На рисунке 1.10 представлена декомпозиция блока «Распределить заявку
по категориям и приоритету».
21
Рисунок 1.10 Декомпозиция блока «Распределить заявки по
категориям и приоритету»
Сотрудники БФ «УРАЛ» принимают заявки по электронной почте или в
письменном виде, доставляемые почтой РФ или транспортной компании.
Категория заявки определяется сотрудниками после внимательного
прочтения заявки. Приоритет заявки зависит от ее категории.
Согласно внутренним нормативным документам в первую очередь
обслуживаются заявки на оказание благотворительной помощи детям-
инвалидам, молодым семьям, пострадавшим от катастроф и стихийных
бедствий, закупке медицинского оборудования медицинским учреждениям и т.д.
Ежемесячно сотрудниками БФ «УРАЛ» формируется отчет о
поступивших заявках, который передается Совету БФ для принятия решения о
том, какие заявки следует удовлетворить, а какие отметить как отказные.
Результаты обработки заявок поступают от Совета БФ в виде нового отчета,
аналогично сформированному в конце месяца сотрудниками БФ, в который
добавлены две новые колонки «Результат рассмотрения», «Одобренная сумма».
По новому отчету, который представляет собой результаты обработки
заявок формируются два реестра: одобренные и отказные заявки.
22
На рисунке 1.11 представлена декомпозиция блока «Сформировать
реестры одобренных и отказных заявок».
Рисунок 1.11 Декомпозиция блока «Сформировать реестры
одобренных и отказных заявок»
На каждой печатной форме заявки, принятой от заявителя, ставится штамп
«Одобрено» или «Отказано», делается ее копия и вместе с сопроводительным
письмом для заявителя отправляется на адрес заявителя для оповещения о
принятом решении.
Декомпозиция блока «Формирование отчетных материалов» представлена
на рисунке 1.12.
23
Рисунок 1.12 Декомпозиция блока «Формирование отчетных
материалов»
Первоначально сотрудники собирают требуемую информацию в журналах
учета, которые ведутся в формате MS Excel и бумажных документах. Далее
проводится статистическая и аналитическая обработка полученных данных и
оформляется отчет.
Проанализировав текущую систему приема и обработки заявок на
благотворительную помощь, поступающие в БФ «УРАЛ», были выявлены
следующие проблемы:
– поступающие заявки хранятся в бумажном виде, что требует использования
архивных комнат, отсутствует возможность оперативного поиска заявок
– ежемесячный отчет о поступающих заявках формируется вручную, что
требует значительных трудовых и временных затрат от сотрудников БФ
«УРАЛ»
– оформление результатов обработки заявок и формирование
сопроводительных писем также выполняется вручную и занимает очень
много времени
24
формирование статистической и аналитической отчетности выполняется
вручную, что может привести к ошибкам вследствие воздействия человеческого
фактора.
В результате проведенного исследования текущей системы ведения учета
приема и обработки заявок на оказание благотворительной помощи,
поступающих в БФ «УРАЛ» были выявлены проблемы, которые могут быть
решены с помощью разработки и внедрения информационной системы. Такая
система позволит вести учет поступающих заявок, результатах их обработки,
автоматически формировать ежемесячный отчет для Совета БФ, реестры
одобренных и отказных заявок, сопроводительное письмо для отправки
заявителю, содержащее информацию о результатах рассмотрения заявки.
На рисунке 1.13 представлена IDEF0-модель TO-BE [13, 26] («КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»), отражающая основные бизнес-процессы по приему и
обработке заявок на оказание благотворительной помощи в БФ «УРАЛ» после
внедрения информационной системы.
Рисунок 1.13 Контекстная диаграмма «TO-BE»
Изменения относительно модели AS-IS:
– добавлен механизм управления – ИС
– добавлен управляющий поток «Руководств пользователя»
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2372