Дипломная работа: Автоматизация учета и обработки заявок в благотворительном фонде "Урал"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
30
7. Компьютеры пользователей имеют защиту с помощью ввода паролей,
которые ежемесячно меняются.
Кроме антивирусных программ используются и технические средства:
модем-роутер, установленный для создания сети, с установленным
программным обеспечением, для обнаружение потенциальных угроз. Также
используется межсетевой экран, существенно повышающий защиту информации
при работе в сети.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на отечественном и зарубежном рынке программного
обеспечения наиболее популярными системами для автоматизации регистрации
заявок являются современные CRM-системы: Мегаплан, WorkFlowSoft,
SupaSoft.
Мегаплан — это отечественная система управления, которая позволяет
ввести регистрация заявок и, следить за их выполнением, хранить базу данных
сотрудников компании, вести историю заявителей и т.д. Разработчики -
одноименная компания Мегаплан. Является полноценным Groupware продуктом.
Само ПО может быть установлено как на личный сервер компании в интранет,
так и арендовано на серверах поставщика решения «Мегаплан» (SaaS). На
сегодняшний день это один из немногих российских программных продуктов,
успешно распространяющихся как SaaS сервис [28].
WorkFlowSoft — это приложение для организации работы компании,
позволяющее оперировать задачами, автоматизировать алгоритм их исполнения,
и контролировать процесс. WorkFlowSoft доступно и как серверное приложение,
и как приложение в Office 365 (разработчик обещает в скорости адаптировать
продукт и для облака Google). В случае работы в облаке все сотрудники
компании и структура организации вносятся в список программы автоматически
и их не нужно добавлять руками [29].
31
SupaSoft – специализированное программное обеспечение для учета
заявок от заявителей и результатах их выполнения [30].
При разработке системы учета заявок было учтено следующее:
– соответствие программного продукта возможностям и принципам работы
рабочего процесса, установившегося в компании;
– возможность адаптации системы к возникающим в компании изменениям;
– возможность ведения базы данных;
– открытость кода;
– возможность создания отчетов по работам;
– наличие поиска по заявкам;
– программный продукт должен иметь понятный интерфейс.
Результаты проведенного сравнения выбранных систем управления
проектами представлены в таблице 1.2. В результате проведенного исследования
существующих систем, который могут использоваться для решения
поставленной задачи, очевидно, что не все системы полностью отвечают
требованиям БФ «УРАЛ», предъявляемым к системе учета заявок на
благотворительную помощь.
Таблица 1.2
Сравнительная характеристика систем управления проектами
Параметры
Мегаплан
WorkFlowSoft
SupaSof
t
Собствен
ная
разработ
ка
Официальный сайт
Megaplan.ru
Workflowsoft.com
Supasoft.tu
-
Компания-
разработчик
Mega-Group
WorkFlowSoft
SoftRu
-
Год выпуска
2009
2008
2010
-
Год последнего
релиза
2018
2015
2013
-
Тип приложения
WEB
WEB
Desktop
Desktop
Работа в локальной
сети без доступа в
сеть Интернет
-
-
+
+
Ведение учета
заявок
+
+
+
+
Сортировка заявок
по нескольким
критериям
+
-
-
+
32
Формирование
собственных
отчетных форм
+
+
+
+
Наличие
возможности
подключения
дополнительных
модулей
+
-
-
+
Загрузка файлов
+
+
+
+
Наличие
технической
поддержки
+
+
-
+
Стоимость
внедрения, руб.
Около
140 000 руб.
Около 180 000
руб.
48 000 руб.
-
Наиболее подходящей системой является Мегаплан, но наличие только
WEB-интерфейса, и работа только по сети Интернет является серьѐзным
препятствием, так как данные, хранимые в заявках должны быть тщательно
защищены, но хранение данных в сети Интернет может привести к хищению
информации и ее противоправному использованию. Desktop-система SupaSoft не
отвечает всем поставленным требованиям. Следовательно, оптимальным
решением поставленной задачи является разработка собственной
информационной системы, отвечающей всем требованиям БФ «УРАЛ».
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации задачи понимается определение
последовательности действий, которые взаимосвязаны между собой для
решения конкретной задачи [2].
На рисунке 1.19 представлен список основных стратегий автоматизации,
которые могут быть использованы в настоящей выпускной квалификационной
работе.
33
Рисунок 1.19 Стратегии автоматизации
При кусочной автоматизации предприятие приобретает отдельные части
или модули информаинной системы, или несколько таких информационных
систем, которые не могут автоматизировать все бизнес-процессы, а кусочно
вносят вклад в каждый из участков, что непременно приводит к значительным
затратам, беспорядку и увеличению сложности процесса [2].
Автоматизация по участкам используется предприятиясм, которые
приобретают информационную систему для автоматизации определенного
участка, что автоматиирует весь бизнес-процесс, что увеличивает
экономический эффект и снижает трудозатраты персонала. Например,
документооборот, склад и т.д [2].
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизаци не
конкретного участка деятельности, а полностью направления деятельности.
Например, учет поставок, отгрузок и продаж товаров и т.д [2].
Комплексная автоматизация преднаначена для автоматизации всех бизнес-
процессов преприятия и подходит больше всего производственных предприятий
[2].
В настоящей выпускной квалификационной работе будет использована
автоматизация по участкам, а именно автоматизация учета заявок на оказание
благотворительной помощи и результатов их обработки Советом
благотворительного фонда, что позволит увеличить качество и достоверность
хранимых данных, а также увеличить производительность работы сотрудников
БФ.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
34
Для реализации выбранной стратегии автоматизации по участкам можно
использовать несколько способов, представленных на рисунке 1.20 [6,7].
Рисунок 1.20 Способы приобретения информационных систем
Покупка готовой информационной системы требует значительных
финансовых затрат. Кроме того, универсальные информационные системы,
рассчитаны на удовлетворение массового спроса и имеют огромное количество
настроек, что увеличивает риск усложнения процессов, а не их оптимизации.
Покупка готовой системы и ее доработка под нужды предприятия
является довольно распространенным решением. Но доработка функционала
увеличивает сроки внедрения системы и автоматизации бизнес-процессов.
Системы, которые требуют привлечения сил разработчиков системы будут
слишком затратные. А доработка системы с открытым кодом требует приема на
работу сертифицированных специалистов.
Разработка информационной системы собственными силами позволит
решить все поставленные задачи предприятия без существенных затрат. Данный
способ подходит для решения узкоспециализированных задач предприятия,
когда готовые информационные системы не отвечают хотя бы на 90%.
Для решения поставленной задачи по автоматизации учета и обработки
заявок на оказание помощи, поступающие в благотворительный фонд
необходимо использовать последний способ приобретения ИС – разработка
новой информационной системы. Так как все рассмотренные готовые системы,
которые представлены на рынке программного обеспечения, соответствуют
требованиям БФ «УРАЛ» максимум на 50-60%, следовательно, даже доработка
готовой системы не позволит удовлетворить заявленные требования.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2372