Дипломная работа: Автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании ОАО "ЭХМЗ им.Н.Д.Зелинского"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
На контекстной диаграмме видны входные данные в процесс работы отдела
кадров, а также выходные данные из этого процесса. Однако для лучшего
понимания работы отдела кадров завода необходимо выполнить декомпозицию
этого процесса на четыре подпроцесса. На рисунке 1.5 показана диаграмма
декомпозиции процесса «Деятельность отдела кадров ОАО «ЭХМЗ им. Н.Д.
Зелинского».
Рис. 1.5 Диаграмма декомпозиции процесса «Деятельность отдела кадров
ОАО «ЭХМЗ им. Н.Д. Зелинского»
По модели видно, что в работе отдела кадров ОАО «ЭХМЗ им. Н.Д.
Зелинского» можно выделить четыре основных подпроцесса:
работа с сотрудниками;
подготовка документов;
учет рабочего времени;
формирование отчетов.
В подпроцесс «Работа с сотрудниками» входящими данными являются:
документы сотрудников – копии паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома об
образовании и другие;
заявление о приеме на работу;
заявление об увольнении.
23
В процессе обработки этих данных специалист отдела кадров создает
личные карточки сотрудников и штатное расписание.
Еще одну задачу, решаемую отделом кадров, описывает подпроцесс
«Подготовка документов». В отдел кадров приходит заявка из других отделов на
подготовку приказов, должностных инструкций и прочих документов,
необходимых для деятельности других отделов ОАО «ЭХМЗ им. Н.Д.
Зелинского», а сотрудник отдела кадров готовит эти документы и передает в
отдел, запросивший их.
Немаловажным подпроцессом является «Учет рабочего времени».
Входными данными этого подпроцесса являются заявления на отпуск и
больничные листы сотрудников. Все эти данные учитываются в табеле учета
рабочего времени, который является выходными данными этого подпроцесса.
Также среди задач отдела выделяется подпроцесс «Формирование
отчетности». Внутри отдела накапливаются данные для создания отчетов о
движении кадров, об учете рабочего времени и другие отчеты, необходимые в
работе организации.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Можно выделить следующие цели создания информационной системы для
учета рабочего времени сотрудников ОАО «ЭХМЗ им. Н.Д. Зелинского»:
сокращение времени обработки и получения информации об
отработанном времени сотрудника;
автоматизированная подготовка отчетов об отпусках и больничных;
повышение скорости обработки информации;
повышение степени защищенности информации;
повышение степени достоверности информации.
Использование вычислительной техники позволяет автоматизировать
большинство функций учета отработанного времени. Использование
информационной системы дает целый ряд существенных преимуществ: улучшает
условия работы, уменьшает время решения той или иной задачи, позволяет
24
оперативно иметь необходимые сведения по интересующему вопросу, дает
возможность своевременно отреагировать на сложившуюся ситуацию и принять
необходимые решения, обеспечивает архив данных.
На данный момент сбор и накопление информации об отработанном
времени сотрудниками ведется неупорядоченно, на бумажных носителях и
частично с использованием табличного процессора MS Excel.
Цель создания информационной системы – автоматизация деятельности
отдела кадров в части учета рабочего времени сотрудников. Данная цель будет
достигнута при снижении времени необходимого на обработку информации.
Основные показатели, которые должны быть достигнуты после внедрения
информационной системы:
повышение оперативности работы отдела;
упрощение документооборота при ведении карточек учета рабочего
времени сотрудника;
повышение производительности труда специалистов кадрового отдела;
обеспечение сохранности данных о рабочем времени сотрудников
завода.
Главный критерий оценки достижения цели создания системы –
повышение общей стабильности и упорядоченности документооборота при учете
рабочего времени сотрудников ОАО «ЭХМЗ им. Н.Д. Зелинского».
Основным выходным документом информационной системы должен стать
табель учета рабочего времени сотрудников. На рисунке 1.6.
Действие
Специалист ОК
1. Сбор сведений
2. Проверка
правильности
заполнения,
подписание
Табель учета
рабочего времени
Табель учета
рабочего времени
3. Передача в
бухгалтерию
Табель учета
рабочего времени
Бухгалтерия
Рис. 1.6 Схема документооборота
25
В течение месяца специалист отдела кадров собирает информацию об
отработанном времени сотрудниками завода, в конце месяца табель
подписывается руководителем структурного подразделения, работником
кадровой службы и передается в бухгалтерию.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
За информационную безопасность в ОАО «ЭХМЗ им. Н.Д. Зелинского»
отвечает сотрудник отдела информационных технологий – инженер защиты
информации.
На предприятии существует следующие виды информации, подлежащей
защите:
персональные данные сотрудников;
информация, относящаяся к коммерческой тайне.
Для организации защиты персональных данных на предприятии
разработаны следующие управляющие документы:
положение о защите персональных данных;
приказ о назначении ответственных лиц за работу с персональными
данными;
приказ о назначении ответственных лиц за обеспечение безопасности
персональных данных;
заявления работников о согласии на обработку персональных данных.
В части защиты коммерческой тайны разработаны и утвердлены
следующие документы:
перечень информации, составляющей коммерческую тайну;
положение о защите сведений, являющихся коммерческой тайной;
регламент работы с документами, содержащими коммерческую тайну;
приказ о проведении мероприятий, направленных на обеспечение
сохранности коммерческой тайны;
приказ об определении мер наказания за нарушение регламента работы
с документами, содержащими сведения, отнесенные к коммерческой тайне;
26
заявления работников, имеющих отношение к работе с документами,
содержащими коммерческую тайну о неразглашении информации.
Для учета доступа к защищаемой информации разработаны и используются
все необходимые журналы.
Кроме организационных мер защиты информации на предприятии
внедрены и программные средства защиты.
Прокси-сервер предприятия организует выход в интернет для всех
сотрудников. На сервере настроен черный список сайтов, куда попали адреса
социальных сетей, игровых порталов, а также контент «18+». На сервере ведется
учет посещенных сотрудниками сайтов и учет расхода трафика
На всех рабочих станциях установлено антивирусное программное
обеспечение и произведена настройка графика проверки рабочих станций.
Для доступа к рабочим станциям у каждого сотрудника есть
индивидуальный логин и пароль. Кроме того групповые политики безопасности
настроены таким образом, что после 5 минут бездействия происходит выход к
экрану авторизации.
На всех рабочих станциях пользователей запрещено чтение и запись
информации на сменные носители.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Программы для учёта рабочего времени – это альтернативное решение для
руководителей организаций, желающих увеличить производительность своих
подчинённых.
Их принцип действия достаточно прост – большинство из них сохраняют
информацию об открытом в данный момент окне (приложение, сайт), о времени
работы компьютера и о времени реальной активности пользователя.
Любое предприятие, руководство которого ориентировано на повышение
эффективности и на высокую степень организации деятельности персонала, а
также на стабильный прирост прибыли, непременно устанавливает программы
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2430