Дипломная работа: Автоматизированные системы управления технологическими процессами (на примере ООО "Заря")
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
ЭДО — совокупный механизм по работе с документами, которые
выполнены в электронном виде, с поддержкой правил «безбумажного
делопроизводства».
СЭД считается системой автоматизации работы с данными в рамках их
всего ЖЦ: от создания, корректировки, хранения, нахождения,
классификации и аналогичных процессов), а также методик взаимодействия
между персоналом. При этом под документами зачастую понимаются
разрозненные электронные документы (файлы Word, Excel). Обычно СЭД
состоит из электронного архива документов и системы автоматизации
деловых процессов, а также поддерживает процесс делопроизводства.
Основная цель СЭД — это применение хранения электронных
документов, работы с ними (например, их поиска по параметрам и контенту).
В СЭД сразу отмечаются изменения в документах, периоды подготовки
документов, их передвижение, версии и промежуточные варианты
документов. Сама СЭД включает в себя весь цикл делопроизводства
компании или организации — с момента начала задачи по созданию
документа до списания его в архив, поддерживает централизованное
хранение документов в любых форматах, а также сложных композиционных
документов. СЭД обязана совместить отдельные потоки документов от
удаленных по территориальному признаку компаний в совокупную систему.
Они обязаны поддерживать гибкое управление документами методами
четкого выделения маршрутов движения, а также свободной маршрутизации
документов. В СЭД нужно реализовать жесткое деление прав пользователей
к разным документам в рамках их компетенции, должности и имеющихся
полномочий. Также СЭД должна подстраиваться по имеющуюся
организационно-штатную структуру и методику делопроизводства компании,
объединяться с уже имеющимися корпоративными системами.
23
Главными пользователями СЭД выступают крупные государственные и
коммерческие компании, чья деятельность связана с большим объёмом
реализуемых, анализируемых и хранимых данных.
Сами СЭД часто создаются для решения определенных задач, которые
стоят перед организацией, где чаще всего имеются такие, как:
• Поддержка более эффективного управления благодаря
автоматизации контроля реализации, прозрачности работы всей организации
на всех уровнях;
• Внедрение системы контроля качества, которая отвечает
общемировым нормам;
• Внедрение эффективного накопления, контроля и доступа к
данным и знаниям. Поддержание кадровой гибкости благодаря лучшей
формализации работы каждого сотрудника и доступности сохранения всей
истории его работы;
• Ведение записи работы компании в целом (локальные служебные
расследования, изучение работы отделов, нахождение "горячих точек" в
работе);
• Улучшение бизнес-процессов и автоматизация методики их
контроля;
• Минимизация или исключение оборота бумажных документов в
компании. Экономия ресурсов благодаря уходу от издержек на управление
потоками документов в компании.
• Минимизация или упрощение и удешевление хранения
бумажных документов благодаря использованию электронного архива.
В процессе выбора СЭД нужно учитывать ряд факторов:
• Пожелания по объему хранения. Из-за большого количества
документов (по объему хранения), требуется часто выбирать систему,
которая работает с иерархической структурной хранения (HSM -
24
HierarchalStorageManagement). Она помогает размещать наиболее активно
применяемые данные на самых быстрых и дорогих носителях, а не самая
востребованная информация сама переносится на медленные и недорогие
носители;
• Доступность формализуемых процедур, которые нуждаются в
поддержке их выполнения и улучшения контроля (генерации документов
нужного типа, реализации типичных функций организации и т. д.);
• Важность автоматизации органа административного контроля
компанией. Уровень сложности структуры организации;
• Наличие территориально распределенных подразделений. Такой
фактор ведет к некоторым требованиям к удаленному доступу, к
дублированию информации и т.п.;
• Доступность бумажного архива большого объема. Часть СЭД
имеют включенную систему массового ввода документов;
• Присутствие требующей замены старой СЭД;
• Стремление к развитой маршрутизации документов, управлению
потоком работ (workflowmanaging). А как следствие данной необходимости –
необходимость в поддержке самих бизнес-процессов, взаимодействующих
вместе с прикладными системами поддержки таких процессов;
• Параметры длительности хранения документов. Большие стоки
хранения (10, 20 лет) заставляют задумываться о реализации параллельного
архива на микрофильмах;
• Открытость и расширяемость системы. Объединение с уже
имеющимися ИС и применение установленного оборудования;
• Доступность для хранения изображений документов.
Применение в компании специфических форматов хранения данных.
Важность поддержки инженерных и конструкторских задач, остальных
особенностей компании;
25
• Требование к развитию средств поиска данных. Полноценная
поддержка системы языков доступных в компании документов;
• Безопасность (шифрование, разделение прав и т. д.). Применение
уже имеющихся в ИС компании механизмов доступа в СЭД;
• Соответствие конкретным стандартам: отраслевым, локальным,
ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню хранения
и использования данных.
2.2 Обзор существующих систем электронного документооборота
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается
много вариантов систем электронного документооборота, написанных для
малых и крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на
предприятия, работающие в определенном секторе рынка товаров или услуг,
например образовательных учреждений или предприятий торговли,
туристического бизнеса. Для реализации проекта выбор проводится между
системами электронного документооборота. Данный класс ИС выбран в
связи с большим объемом документации в организации и нехваткой времени
и трудовых резервов на ее обработку. Вопрос о внедрение подобной системы
встал перед руководством, когда за неустойки в подготовке документов,
заказчики начали принимать штрафные меры.
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность работы с системой через Интернет;
Обновление справочников;
26
Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
Сканирование и распознавание текста;
Наличие API (ApplicationProgrammingInterface) интерфейса для
интеграции с другими ИС на предприятии;
Высокий уровень безопасности;
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или
иной степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО» [15]
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот» [16]
Система «ЛЕТОГРАФ» [17]
Результаты сравнения функциональных возможностей систем
приведены в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 -возможность реализована
1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
0 -возможность не реализована
Таблица 1 – Сравнительный анализ существующих систем
электронного документооборота
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
Регистрация и подготовка документации
Использование шаблонов для подготовки
документов
2
1
2
Создание и изменение дополнительных шаблонов
1
1
1
Создание графиков и графических документов
1
2
1
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2532