Операции, связанные с перечислением средств в иногородние банки (межфилиальные обороты - МФО), оформляются специальными документами - авизо по МФО. Бланки авизо по МФО являются бланками строгого учета.
Формирование и подшивка первичных учетных документов осуществляется в соответствии с Положением о порядке формирования и подшивки первичных учетных документов в Банке.
Первичные учетные документы за каждый рабочий день должны быть сверены с данными ежедневного баланса. В случае выявления расхождений осуществляется сверка документов и оборотов по каждому балансовому и внебалансовому счету. Сформированные, сброшюрованные и сверенные с ежедневным балансом первичные учетные документы хранятся в текущем архиве банка. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Документы, затрагивающие по дебету (кредиту) более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам. В отдельные папки помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, ссудам индивидуальным заемщикам, операциям с драгметаллами, инвалютой и хозяйственным операциям банка, поскольку они имеют разный срок хранения.
При формировании первичных учетных документов Банк выделяет в зависимости от сроков хранения первичных документов отдельные папки и папки длительных сроков хранения. При формировании документов с длительными сроками хранения, документов отдельного хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за день.
Хранение электронных мемориальных документов осуществляется за каждый банковский день в отдельных файлах при выполнении требований законодательства Республики Беларусь в сфере обращения электронных документов.
Структура и содержание файлов должны соответствовать требованиям по формированию мемориальных документов в бумажном виде.
В общие папки мемориальных и кассовых документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным), о суммах хранящихся в отдельных папках документов по дебету балансовых счетов, приходу и расходу каждого внебалансового счета.
Документы за истекший день должны быть оформлены в установленном порядке не позднее чем на следующий рабочий день. До утра следующего рабочего дня несброшюрованные документы должны обязательно храниться в несгораемом сейфе (шкафу).
Суммы сброшюрованных в папки мемориальных документов за день должны подсчитываться и сверяться с итогом оборотов по ежедневному балансу (исключая обороты по кассе). Суммы сброшюрованных в папки кассовых документов за день подсчитываются и сверяются с оборотом кассы по ежедневному балансу.
Все документы бухгалтерского учета до их сдачи в архив банка хранятся в текущем архиве бухгалтерии, который находится в ведении специально выделенного работника.
2.3 Техническое оснащение рабочего места (виды вычислительной и компьютерной техники, телекоммуникационных систем и др.)
Техническое оснащение рабочего места на базе прохождения практики (расчетно-кассовый центр № 36) включает в себя прежде всего персональный компьютер (системный блок на базе Intel I или II с тактовой частотой 1,8 GHz , мониторы 17” CTX, Samsung, Horizont, клавиатура, мышь, сетевой фильтр), принтер или лазерный HP LaserJet 1100 или МФУ на базе HP М1522 NF , сканер - допускается установка на нескольких человек, калькулятор Citizen BS777M, телефон, необходимые канцелярские принадлежности. Эффективность выполнения банковских операций, работы с информацией обеспечивается использованием систем MICROSOFT WINDOWS 2003 Server, XP Professional, MICROSOFT OFFICE, ORACLE SERVER v.8x и других. В зависимости от специализации работника могут быть установлены: система Клиент-банк, электронная база законодательства «Консультант+», база данных «Акцент», различные бухгалтерские программы и другое. В приходной и расходной кассах, а также в валютно-обменных пунктах дополнительно используются детекторы подлинности валют, ультрафиолетовые лампы, счетчики банкнот др.
3. Учёт и оформление расчетных операций
3.1 Порядок ведения лицевых счетов, отражение в них операций, нумерация и регистрация. Основные документы учёта
Организация аналитического учета в Банке производится в соответствии с требованиями действующих нормативных актов по организации бухгалтерского учета в банках Республики Беларусь, а также в соответсвии с принятой в банке учетной политикой (ПРИЛОЖЕНИЕ Д).
Формами аналитического учета в Банке являются лицевые счета, инвентарные карточки, журналы учета основных средств, товарно-материальных ценностей, книга учета денежной наличности и других ценностей в национальной валюте, находящихся в кладовой, книга учета иностранной валюты, платежных документов и других ценностей в иностранной валюте, находящихся в кладовой, книга учета остатков бланков строгой отчетности, ежедневная ведомость открытых и закрытых счетов, годовая ведомость открытых и закрытых счетов, ежедневная ведомость для выверки документов банка, ежедневная расшифровка сумм до выяснения 6302, зачисленных на данный счет программным путем и другие документы.
Сборные лицевые счета подлежат ежедневному анализу ответственными исполнителями, ведущими данные счета, и зачислению средств по назначению.
Обязательными реквизитами лицевых счетов и выписок из них являются:
· номер лицевого счета;
· дата совершения последней операции;
· дата совершения текущей операции;
· номер документа;
· номер счета-корреспондента;
· номер банка-корреспондента;
· код вида операции;
· код валюты;
· сумма операции;
· итоги оборотов по дебету и кредиту;
· сумма входящего остатка;
· сумма исходящего остатка.
· Выписки из лицевых счетов распечатываются Управлением автоматизации и технического обслуживания (на филиалах - соответствующим структурным подразделением) на бумажный носитель в одном экземпляре. дублирование базы данных лицевых счетов производится на машинных носителях информации.
· База данных лицевых счетов хранится на машинных носителях информации вместе с базой операционного дня банка.
· По состоянию на 1 января банк выдает клиентам выписки по всем действующим лицевым счетам. По данным этих выписок клиенты должны представить банку в письменной форме подтверждения остатков лицевых счетов на начало нового года.
· Управление автоматизации и технического обслуживания в первый рабочий день нового года распечатывает выписки из лицевых счетов клиентов и форму подтверждения остатков по счетам клиентов и отдает в Управление бухгалтерского учета для дальнейшей их передачи в соответствующие структурные подразделения Банка.
· Данные подтверждения вместе со справками соответствующих структурных подразделений с указанием клиентов, не подтвердивших остатки по лицевым счетам по состоянию на 1 января, в срок до 1 марта начальниками подразделений в Управление бухгалтерского учета (в филиале в соответствующее структурное подразделение) на хранение и дальнейшую передачу в архив Банка.
· Ответственные исполнители несут персональную ответственность за надлежащую проверку лицевых счетов и своевременность выдачи выписок из лицевых счетов клиентам.
· В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат выдается клиенту с письменного разрешения руководителя Банка по заявлению клиента с указанием причины утраты выписки.
· Выданные дубликаты регистрируются Управлением по обслуживанию клиентуры (в филиале соответствующим структурным подразделением) в книге дубликатов выписок.
· Поступающие в Банк от банков-корреспондентов выписки из корреспондентских счетов и платежные сообщения к ним, являющиеся основанием для составления расчетно-кассовых документов, помещаются в отдельные папки в разрезе банков - корреспондентов и дат.
· Аналитический учет основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей ведется в инвентарных карточках, а также в журналах их учета.
· Учет драгоценных металлов (камней), содержащихся в основных средствах, ведется параллельно в инвентарных карточках их учета на машинных носителях информации.
· По товарно-материальным ценностям аналитический учет ведется в карточках учета в разрезе групп материалов по видам, сортам.
· Аналитический учет по денежным средствам и другим ценностям, хранящимся в кладовой ценностей, ведется в книге учета денежной наличности и других ценностей в национальной валюте, находящихся в кладовой, книге учета иностранной валюты, платежных документов и других ценностей в иностранной валюте, находящихся в кладовой, книга учета остатков бланков строгой отчетности, записи в которых ежедневно сверяются с данными баланса.
· Сверка данных аналитического учета денежной наличности с данными ежедневного баланса осуществляется главным бухгалтером или его заместителем.
· Аналитический учет операций в иностранной валюте ведется в иностранной валюте по номиналу и в рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь, действующему на дату совершения операции.
· Порядок нумерации счетов аналитического учета производится в соответствии с утвержденными Национальным банком Методическими указаниями по нумерации счетов аналитического учета (с изменениями и дополнениями) от 15 мая 1995 г. №536.
· Номер счета клиента состоит из 13 знаков и имеет следующую структуру:
· АААА ВВВВВ ССС Д, где:
· АААА -- балансовый счет (4 знака), регламентируется утвержденными Национальным банком «Правилами ведения бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории Республики Беларусь» от 22.11.2000 г. №29.4г (с учетом изменений и дополнений). Например 1 3012, 2120, и т.д.;
· ВВВВВ -- (5 знаков), номер клиента в банке (филиале, РКЦ), присваивается номер по порядку очередности. данный номер клиента может присваиваться другому клиенту, по истечении двух лет после закрытия счета предыдущему клиенту
· Номер клиента в банке (ВВВВВ), присвоенный при открытии текущего счета клиента, сохраняется и при открытии клиенту всех других счетов.
· ССС - (3 знака), номер лицевого счета клиента определяется в следующем порядке
· 001 - номер лицевого счета открытый к балансовому счету 301 - текущий (расчетный) счет клиента.
· Текущие счета в разных видах валюты, в том числе в белорусских рублях, идентичны.
· Например, 3012 00022 001 6 (BYR)
· 3012 00022 001 6 (RUR)
· 3012 00022 001 6(USD)
· 002 -- номер лицевого счета открытый к балансовому счету 301 (субсчет), где 2 -- признак субсчета в лицевом счете клиента.
· Субсчета в разных видах валюты, в том числе в белорусских рублях идентичны. Например: 3012006420025 (ВУR)
· 3012006420025 (USD)
· При открытии субсчетов в одной валюте клиенту, имеющему в своем подчинении несколько подведомственных организаций, правила открытия субсчета каждому из них, могут отличаться от общеустановленных.
· Например, 3012005260039 - Белстрой 000-- субсчет Проект,
· 3012005260042-- Белстрой 000 -- субсчет Типография.
· для определения принадлежности счета к субсчету необходимо в наименовании указывать слово «Субсчет». 000 - номер лицевого счета открытый к балансовому счету 301 - временный счет клиента.
· При открытии других счетов клиентам (2150, 3412 и т.д.) лицевой счет присваивается в разрезе балансовых счетов, в порядке очередности открытия балансового счета принадлежащего одному клиенту.
· Например, 2120 00022 001 5, 2120 00022 002 6;
· 3412 00022 001 7, 3412 00022 002 8.
· При открытии клиентам специальных счетов в иностранной валюте следует использовать условное цифровое обозначение в лицевом счете, свидетельствующее о принадлежности счета к следующим группам счетов:
· - в спецвалютном счете для хранения купленной на внутреннем валютном рынке иностранной валюты номер лицевого счета присваивается --201.
· Например, 3012 00022 201 4.
· - в транзитном счете для распределения поступающей иностранной валюты номер лицевого счета присваивается -- 301.
· Например, 3012 00022 301 3.
· -в счете для аккумулирования средств в иностранной валюте номер лицевого счета присваивается -- 401.
· Например, 3012 00022 401 4.
· Д - (1 знак), контрольный ключ. Контрольный ключ рассчитывается исходя из номера Банка, балансового счета и номера лицевого счета клиента.
· Например, структура счета клиента №3012 00022 001 6 следующая:
· 3012 - балансовый счет;
· 00022 -- номер счета клиента в банке;
· 001 -- номер лицевого счета клиента в банке;
· 6 - контрольный ключ.
· филиалы могут самостоятельно определять и утверждать порядок нумерации счетов клиентов. Данный порядок согласовывается с Главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера) Банка.
· Счета регистрируются в книге регистрации открытых лицевых счетов, которая должна содержать следующие реквизиты: дату открытия счёта; наименование счёта; номер лицевого счёта; дату закрытия счёта; поле для примечаний. По усмотрению банка в книге регистрации открытых лицевых счетов могут быть предусмотрены другие необходимые банку реквизиты. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера банка или подписями лиц, ими уполномоченных, а также оттиском печати банка. Книгу регистрации открытых лицевых счетов можно вести на машинном носителе информации.