CAFM Computer Aided Facility Management (информационная система управления фасилитименеджмент) -- компьютерные средства автоматизации управления инфраструктурой недвижимости, которые включают создание и использование ИТ-систем в антропогенной среде. Типичные CAFM-системы представляются как сочетание CAD и/или программного обеспечения РСУБД со специфическими возможностями управления информацией об объектах недвижимости.
Одной из первоочередных и ключевых задач является подготовка полного, достоверного перечня инженерного оборудования как основы для дальнейшего планирования ТОиР. Качественное решение этой задачи особенно важно для внедрения информационных систем планового ТОиР. Если бумажный график планового ТО «стерпит» неточности в составе оборудования, то автоматизированная система управления плановыми заданиями может быть полностью неработоспособной из-за проблем с исходным списком оборудования.
Состав основных данных в списке оборудования должен включать в себя, как минимум, около десятка атрибутов оборудования (например, наименование, тип/модель, количество, обозначение и т.п.), определяющих технические, эксплуатационные, пространственные, сервисные и прочие характеристики, особенно важные для планирования ТОиР. При внедрении нужно определить состав таких приоритетных атрибутов, наиболее необходимых для основных задач планового ТОиР, прочие атрибуты могут быть уточнены позже в процессе эксплуатации.
Такой подход позволит сократить трудозатратный процесс сбора исходных данных и быстрее решить основные задачи внедрения.
Однако далеко не все эти данные имеются в доступном и достоверном виде (даже в случае наличия полного комплекта исполнительной и эксплуатационной документации в здании). Как правило, для подготовки существенной части этих сведений требуется проведение специальных этапов по анализу и сбору исходных данных. Часть этих работ может выполняться самостоятельно сотрудниками эксплуатационных подразделений/ компаний, часть -- только квалифицированными специалистами в области организации ТОиР и внедрения информационных систем. Важно использовать все имеющиеся источники данных, которые могут содержать различную взаимодополняющую информацию по составу оборудования. К таким источникам данных относятся рабочая и исполнительная документация в виде спецификаций, однолинейных схем, имеющиеся планы ТОиР, приложения к договорам на сервисное обслуживание и устная информация от сотрудников технических служб.
Следующей задачей при подготовке списка оборудования является его структуризация. Список должен поддерживать несколько типов структур: по функциональным системам/подсистемам, по месту расположения (здание/этаж/помещение) и по группам для планирования ТОиР. Структуризация необходима для быстрого поиска оборудования и удобного планирования в системе. Каждый тип структуры должен наглядно отображаться в системе в виде соответствующих иерархий и справочников.
Одновременно с задачей структуризации решается одна из ключевых задач по определению уровня детализации списка оборудования.
Большое количество проектов по внедрению систем ТОиР не было успешно реализовано именно по причине либо некорректных требований по детализации, либо отсутствия грамотного планирования решения этой задачи. Масса времени уходит на описание, фактическую паспортизацию и инвентаризацию всех агрегатов и узлов, при этом упускаются ключевые потребности задачи планового ТОиР.
На примере зданий, например, типовым является вопрос, описывать ли каждый светильник, кондиционер, насос, либо создавать группы оборудования, объединенного по одному типу. Уровень детализации должен определяться для каждого типа оборудования отдельно в зависимости от нескольких факторов, влияющих на организацию планового ТОиР. Например, если имеется группа насосов одного типа, установленных в одном помещении, работающих в одном режиме по одному контуру и обслуживаемых в одну смену, имеет смысл описать группу насосов, указав их количество. Обратный пример может быть рассмотрен на примере крышных вытяжных вентиляторов, расположенных в разных местах, разного типа и работающих в разных режимах. Для такого оборудования имеет смысл создать отдельные позиции на каждый вентилятор с возможностью индивидуального планирования ТОиР.
При подготовке списка оборудования важно определить эксплуатационную ответственность по каждой позиции, отвечающую на вопрос «кто ответственный за организацию и контроль исправного состояния данного оборудования?». При этом уровень ответственности должен определяться на нескольких уровнях: компания, подразделение, персонал. Определение ответственности должно далее использоваться при распределении ответственности по индивидуальным плановым заданиям. Ответственность по оборудованию зданий является, как правило, типовой задачей при условии четкой структуризации оборудования по системам/подсистемам (см. выше).
Одной из финальных задач является определение приоритетов по каждой позиции из списка оборудования. Приоритеты как атрибут оборудования необходимы для выявления первоочередных задач и планирования выполнения работ на основе потока плановых или ремонтных заданий. Представьте себе ежедневный поток внеплановых заявок и плановых заданий в количестве несколько десятков за один день на одного ответственного специалиста, и исходная задача по определению приоритетов будет очевидна.
Для этой задачи необходимо предварительно разработать систему приоритетов, как правило, включающую от трех до пяти уровней приоритетов. Наиболее высокий приоритет имеет оборудование, важное для безопасности людей, далее оборудование с влиянием на основной бизнес, и т.д. Как правило, данные приоритеты используются совместно с другими функциональными приоритетами, например, приоритет по виду работ, по важности клиента... На основе этих составляющих автоматически формируется итоговый приоритет для планирования и организации работ. При разработке приоритетов важно принимать решения совместно с ключевыми заказчиками.
Необходимо не забыть распределить оборудование по балансовой ответственности, то есть идентифицировать собственника оборудования. Это может быть собственник здания либо, как правило, крупные арендаторы. Итоговый список должен отображать всю структуру оборудования вне зависимости от собственников, так как практически все оборудование входит в состав единых инженерных систем и должно обслуживаться на основе единой стратегии и плана ТОиР.
В этом разделе мы отметили основные задачи при подготовке списка оборудования для планового ТОиР как основы для последующей разработки графика плановых работ.
ОПИШЕМ КЕЙС ПО РЕАЛИЗАЦИИ УКАЗАННЫХ ЭТАПОВ НА ПРИМЕРЕ ТИПОВОГО ПРОЕКТА НАШЕЙ КОМПАНИИ.
Исходный объект: г. Москва, здание бизнес-центра класса «А», общая площадь 80 тыс. кв. м, три корпуса. Год постройки: 2005.
Арендаторы: крупные, статусные международные компании. Сложная, качественная инфраструктура и централизованные инженерные системы.
Заказчик, девелопер/инвестор: международная компания.
Функции: коммерческое управление зданием (аренда, безопасность).
Управляющая компания: область фасилитименеджмента, техническая и инфраструктурная эксплуатация (клининг).
Краткие характеристики и результаты проекта внедрения системы класса CAFM/CMMS
· Инициатором и заказчиком являлся владелец недвижимости, стандарты управления которого предусматривали использование информационной системы для технической эксплуатации.
· Исполнитель: компания-поставщик ПО, включая комплекс работ по внедрению.
· При этом основными пользователями является персонал внешней управляющей компании, который использует систему в качестве главного инструмента организации, контроля своей деятельности.
· В части управления заявками через модуль Web Service Desk пользователями системы являются арендаторы здания, самостоятельно регистрирующие и контролирующие выполнение своих заявок.
· Количество рабочих мест: 3 (конкурентные лицензии). Доступ к системе организован внутри корпоративной сети для всех корпусов и по сети Интернет для арендаторов.
· Заказчик системы использует функции контроля, отчетности в системе.
· Проект предусматривал две основные функциональные области: плановое ТОиР и область управления заявками, внеплановыми работами.
· Исходное состояние организации основных процессов: типовое для рынка управления в г. Москве. Бумажный учет заявок, бумажный план-график. Три диспетчерских по трем корпусам со слабым взаимодействием по цепочке «заказчик-диспетчеры-инженеры-администраторы».
Срок реализации проекта: 3 месяца.
Основные этапы: сбор, обработка исходных данных, создание первичной информационной базы данных (помещения, оборудование, планграфик ТО, персонал, контрагенты), настройка, конфигурирование системы, обучение, техническая поддержка.
Результаты проекта:
1. Создана первичная информационная база данных по зданию: реестр помещений/площадей (около 300 позиций), реестр инженерного оборудования (около 1700 позиций). Разработан план-график ТО с планированием на каждый месяц по каждой позиции реестра оборудования и формированием плановых заданий по каждой группе персонала/оборудования;
2. Внедрена централизованная система управления заявками на основе модуля Web Service Desk (ежедневный поток заявок от внутреннего и внешнего персонала -- 30--40 заявок). Вместо трех разрозненных диспетчерских реализована централизованная диспетчеризация заявок. Существенно сокращено время обработки и реализации заявок, реализована нарядная система, реализован контроль основных временных параметров (время реакции и выполнения), создана прозрачная обратная связь между арендаторами и исполнителем, обеспечена оперативная система отчетности, анализа и статистики по заявкам;
3. Реализована задача учета и администрирования крупных ремонтных и прочих дополнительных работ, требующих дополнительных ресурсов;
4. Реализована централизованная система организации оперативного планирования и контроля планового ТО на основе автоматизированных плановых заданий (около 300 заданий ежемесячно по 10 инженерным системам). В том числе с использованием нарядной системы. Обеспечена система оперативного контроля ключевых показателей по плановому ТО на основе расчета количества и статуса выполнения индивидуальных плановых заданий за текущий месяц;
5. Инициирована и частично реализована система учета материальных ресурсов (ЗиП, расходные материалы).
Задача приостановлена по инициативе заказчика из-за открытых вопросов в части организационных процедур (смена управляющей компании и др.).
В качестве характерного результата отметим преимущества, которые обеспечила система в непростое время при смене собственника и управляющей компании здания. Несмотря на практически полную смену в течение 1--2 месяцев управляющего и технического персонала, система позволила обеспечить бесперебойное обслуживание инженерных систем и работу с арендаторами. Новый собственник получил достоверную, прозрачную информацию по зданию, историю работ, неисправностей и инструмент для организации работ. Для запуска в работу с новой управляющей организацией не потребовалось проводить дополнительное обучение или существенную перенастройку процессов.
Источник
информационный ремонт здание
1.Журнал Prostoev.NET №2(1), 2015 г.