Материал: Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

Введение	3
Тема 1. Документационное обеспечение управления	4
1.Составить перечень нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении.	4
2. Проанализировать положение об отделе делопроизводства.	6
3. Создать бланки документов организации.	8
4. Составить и оформить различные виды документов.	9
5. Регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы.	12
6. Работать с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу.	15
7. Оформить документы для передачи на архивное хранение.	18
8. Составить описи дел постоянного хранения и по личному составу.	20
Тема 2. Организация секретарского обслуживания	21
1. Составить перечень нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность секретарской службы в организации.	21
2. Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации.	22
3. Составить план рабочего дня секретаря.	24
4. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку.	25
5. Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан.	26
6. Проанализировать особенности проведения совещаний в организации и составления протокола совещания.	28
Тема 3. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов	31
1. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета.	31
Список использованных источников	32
Приложения	33-49

Введение

Практику я проходила в Государственном казенном образовательном учреждение для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей "Детский дом" г. Абдулино Оренбургской области (далее ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино, учреждение, детский дом) расположенном по адресу: Оренбургская область, г. Абдулино, ул. Ленина, дом 8, в период с 21.11.2022 по 12.12.2022.

Задачами производственной практики являются: изучение особенностей организации документационного обеспечения управления и функционирования организации.

Целью практики является приобретение практического опыта организации документационного обеспечения управления и функционирования организации. Систематизация теоретических знаний, полученных во время обучения в колледже, а также развитие навыков самостоятельной работы на основе полученных знаний.

Объектом исследования в работе является ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино. Предметом исследования выступает организация документационного обеспечения управления и функционирования детского дома. Теоретической и методологической основой при написании работы стали законы, инструкции, письма Правительства РФ, приказы, распоряжения.

Тема 1. Документационное обеспечение управления

1.Составить перечень нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении.

Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение – служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначение организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации. В ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино ответственным за ведение делопроизводства является специалист по кадрам, который относится к категории вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности и подчиняется директор детского дома.

Эффективность деятельности специалиста зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности и условий труда.

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства решается на начальном этапе организации делопроизводства. Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения.

При организации работы в ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино сотрудники руководствуются следующими нормативно-методическими документами:

Утверждено и введены в действие:

• 
  Приказ «О назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства» №1 от 09.01.2018 г.;
  
• 
  Должностная инструкция ответственного лица за ведение делопроизводства;
  

Также при организации делопроизводства руководствуется следующими документами:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.

2. Проанализировать положение об отделе делопроизводства.

В ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино нет отдела делопроизводства и ответственным за ведение делопроизводства является специалист по кадрам, мне для изучения предоставили его должностную инструкцию.

Проанализировав ее поняла функционал работы:

Делопроизводитель обязан:

1. 
   Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её.
   
2. 
   После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
   
3. 
   Ведет внутреннюю базу документов детского дома.
   
4. 
   Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
   
5. 
   Обеспечивает ведение текущей документации детского дома.
   
6. 
   Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
   
7. 
   Контролирует доведение документов до их адресатов.
   
8. 
   Дает справки по документам детского дома.
   
9. 
   Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
   
10. 
    Контролирует корректность ведения документации.
    
11. 
    Следит за актуальностью номенклатуры документации детского дома.
    
12. 
    Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
    
13. 
    Соблюдает внутренние нормы детского дома в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.
    

Делопроизводитель обладает правами:

1. 
   На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
   
2. 
   Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
   
3. 
   Получать от коллег и руководителя информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
   
4. 
   Сообщать руководителю и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота детского дома.
   
5. 
   Требовать от непосредственного руководителя соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.
   

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

1. 
   За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
   
2. 
   За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
   
3. 
   За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
   
4. 
   За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений детского дома.
   

3. Создать бланки документов организации.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов. Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к. состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа (например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для документов небольшого объема). Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля.

Общий продольный бланк представлен в приложении 1.

Общий угловой бланки представлен в приложении 2.

4. Составить и оформить различные виды документов.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает: постановления, решения, приказы, распоряжения. Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения (единолично или коллегиально).

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

• сбор данных по управленческому вопросу;

• составление проекта распорядительного документа;

• согласование проекта распорядительного документа;

• подписание документа.

Взять например приказ. Приказ — правовой акт, издаваемый единолично руководителем детского дома. Руководитель издает два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа.

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей (вводной) и распорядительной.