Материал: Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

При подготовке совещаний руководителю и специалисту по кадрам необходимо учитывать следующие рекомендации:

1. на служебные совещания тратится от 25 до 30 % рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым;

2. на совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;

3. вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;

4. основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;

5. эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;

6. следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;

7. за решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;

8. каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;

9. необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.

Копия протокола представлена в приложении 13.

Тема 3. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

1. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета.

При прохождении практики в ГКОУ «Детский дом» г.Абдулино я занимала должность помощника специалиста по кадрам.

Поскольку в детском доме функции службы делопроизводства возложены на специалиста по кадрам, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.

Принимала участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов.

Регистрация исходящих документов, таких как, приказы руководства по основной деятельности, приказы по личному составу и другие, заключалась в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.

Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то специалист по кадрам ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по заданиям директора, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.

Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовку командировок (оформление документов.

Список использованных источников

Интернет-ресурсы

1. 
   Архивы России [Электронный ресурс]. – Режим доступа http : //www.rusarchives.ru (дата обращения: 10.06.2022).
   
2. 
   ВНИИДАД [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.vniidad.ru. (дата обращения 08.06.2022).
   
3. 
   Все о делопроизводстве [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://delo-ved.ru/category/deloproizvodstvo/dokumentooborot (дата обращения 11.06.2022).
   
4. 
   Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.delo-press.ru/journals.php/ (дата обращения 11.06.2022).
   
5. 
   Консультант Плюс [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/ (дата обращения 11.06.2022).
   
6. 
   Секретарское дело [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretarskoe-delo.ru (дата обращения 10.06.2022).
   
7. 
   Современные технологии делопроизводства и документооборота Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/ (дата обращения 11.06.2022).
   

Основные источники

8. 
   Байкова, И.Ю. Полное руководство секретаря - референта. - Москва: Рид - Групп, 2013. - 208 с.
   
9. 
   Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления / М.И.Басаков. - Москва: КноРус медиа, 2017.
   
10. 
    Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016.
    

Нормативно-правовые акты

11. 
    Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ – 2014. – № 9. – Ст. 851.
    
12. 
    Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 17.06.1996. - №25.- Ст. 2954.
    
13. 
    О персональных данных: федер. закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 31.07.2006. - № 31(1 ч.)- Ст.3451.
    
14. 
    ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
    
15. 
    Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2019) // Официальные документы в образовании. - № 18. -2017.
    

Приложение 1

Министерство образования Оренбургской области Государственное казенное образовательное учреждение для детей-сирот детей, оставшихся без попечения родителей «Детский дом» г. Абдулино Оренбургской области 461743. г.Абдулино, у л. Ленина, 8 телефон; (35355) 2-56-92 телефакс: (35355) 2-56-92 e-mail: iu11@mail.orb.ru __________________ № _____________ На № ______________от______________
		Заместителю министра образования Оренбургской области В.А. Коваленко

Уважаемый Вячеслав Александрович!
В ответ на Ваше письмо от ___________ № «О ……
Директор ГКОУ для детей-сирот и детей,

оставшихся без попечения родителей

«Детский дом» г. Абдулино Г.А. Хисаева

Приложение 2

М
ИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДЛЯ

ДЕТЕЙ-СИРОТ И ДЕТЕЙ, ОСТАВШИХСЯ БЕЗ ПОПЕЧЕНИЯ РОДИТЕЛЕЙ

«ДЕТСКИЙ ДОМ» Г.АБДУЛИНО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ




461743, Оренбургская область, г. Абдулино, ул. Ленина, 8

тел.(35355) 2-40-93, факс(35355) 2-56-92, e-mail: iu11@mail.orb.ru
от______________ №_____________ на №____________от________

Уважаемый ……!

Директор ГКОУ для детей-сирот и детей,

оставшихся без попечения родителей

«Детский дом» г. Абдулино Г.А. Хисаева

Приложение 3

Государственное казенное образовательное учреждение для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Детский дом» г. Абдулино Оренбургской области

(ГКОУ «Детский дом» г. Абдулино)
ПРИКАЗ № 1
г. Абдулино 09 января 2022 г.

О создании постоянно действующей комиссии

по списанию материальных ценностей,

пришедших в негодность.
В целях своевременного списания материальных ценностей, пришедших в негодность и стоящих на балансе ГКОУ для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Детский дом» г. Абдулино
Приказываю:

1. 
   Создать комиссию в составе:
   

Хисаева Г.А. –директор

Сундукова Н.Д. – социальный педагог

Сорокина С.Н. – бухгалтер детского дома

Калинина Т.А.– музыкальный руководитель

2. 
   Комиссии проводить заседание ежемесячно. Списанный инвентарь подлежит уничтожению в присутствии членов комиссии.
   
3. 
   Акты о списании имущества ежемесячно передавать в централизованную бухгалтерию.
   
4. 
   При списании и уничтожении пришедшего в негодность оборудования комиссия обязана приглашать представителя бухгалтерии.
   
5. 
   Состав комиссии действует с 09.01.2019 по 31.12.2019 г.
   

Директор ГКОУ для детей-сирот и детей,

оставшихся без попечения родителей

«Детский дом» г. Абдулино: Г.А. Хисаева
С приказом ознакомлены: Сундукова Н.Д.

Сорокина С.Н.

Калинина Т.А.

Приложение 4

Журнал регистрации входящих документов

№ п/п	Регистрационный номер	Дата поступления документа	Исходящий номер, дата документа	Вид документа	Корреспондент	Адресат	Содержание документа	Ф.И.О. исполнителя	Резолюция	Отметка об исполнении

Приложение 5

Журнал регистрации исходящих документов

Дата документа	Регистрационный номер документа	Вид документа	Адресат	Заголовок (краткое содержание документа)	Количество листов	Количество экз.	Исполнитель (ФИО, структурное подразделе ние)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение 6


Приложение 7