Материал: Повышение эффективности управленческой деятельности в государственном секторе на основе процессного подхода

Повышение эффективности управленческой деятельности в государственном секторе на основе процессного подхода

Повышение эффективности управленческой деятельности в государственном секторе на основе процессного подхода

§1.Процессный и функциональный подходы к управлению

Эффективность работы организации в большой степени определяется эффективностью управления, соответствием управления внутренней и внешней среде. Изменение условий внутренней и внешней среды обусловливает изменения в способах управления. В последние десятилетия XX века традиционный функциональный подход к управлению начал дополняться процессным подходом.

Со времен идей Смита в качестве модели управления утвердилась модель разбиения деятельности организации на элементарные задачи и узкой специализации на выполнении каждой из задач. Этот принцип лег в основу всех последующих систем управления. Однако в начале 80-х годов на мировых рынках сложилась такая ситуация, когда многие организации не могли дальше развиваться без приобретения ряда определенных качеств. Среди таких качеств можно назвать гибкость, эффективность, инновационность, ориентированность на клиента. При этом организации столкнулись с необходимостью не только подстраиваться под внешние обстоятельства, но и решать многочисленные проблемы внутреннего устройства. Перечисленные факторы стали своего рода катализатором для переориентации внимания на управление процессами в организации. Идея представления организации в виде процессов была принята многими передовыми компаниями, которые на практике доказали важность, эффективность, экономичность и прогрессивность перехода на процессно-ориентированную систему управления.

Процессный и функциональный подходы к управлению дополняют друг друга. Процесс является одной из возможных форм управления деятельностью, которая делает акцент не столько на структурных единицах организации, сколько на их взаимодействии. Ранее основное внимание уделялось другим формам управления организацией, которые основывались на функциональной специализации, а сама функция определялась как вид деятельности организации.

Можно обобщить основные недостатки функционального подхода к управлению:

обособленность функциональных подразделений друг от друга;

узкая специализация, которая, как правило, не позволяет видеть ситуацию в целом;

разобщенность, несогласованность с целями организации: зачастую критерием эффективности и результативности функционального подразделения является мнение начальника данного подразделения, а не результаты делового процесса;

возрастающая конкуренция функциональных подразделений внутри организации вместо сотрудничества;

отсутствие ориентации на потребителя.

Процессы существовали всегда, любая деятельность реализуется как процесс. В рамках процессного подхода происходит выделение процессов как специального объекта управления: работа не движется вверх и вниз по функциональной иерархии, она течет сквозь организацию в виде набора процессов.

Сам процесс является упорядоченной совокупностью действий всей организации или ее подразделения, направленной на создание результата, имеющего ценность для потребителя. При таком подходе управление организацией преобразуется в управление процессами и строится на том, что каждый процесс имеет свою цель, достижение которой фактически становится критерием эффективности данного процесса.

Процессный подход к управлению рассматривает организацию как сеть взаимосвязанных между собой процессов, а не совокупность разрозненных функций. Каждый процесс представляется последовательностью операций, которые нацелены на достижение определенного результата. В отличие от функционального подхода к управлению, процессный подход делает компанию ориентированной на результат: каждый сотрудник организации понимает, что он должен сделать, в какие сроки уложиться и какого качества достигнуть для того, чтобы процесс, в котором он участвует, привел к желаемому результату. Процесс динамичен и соответствует специфическому результату.

Среди основных преимуществ процессного подхода к управлению выделяются:

ориентация на достижение результатов;

возможность постоянного совершенствования;

согласованность всех сфер деятельности;

более эффективная координация, определение границ процессов, а также поставщиков и потребителей результатов, что в свою очередь позволяет обеспечить лучшее взаимодействие и понимание требований, которые следует удовлетворить;

возможность приспосабливаться к изменяющимся внешним условиям;

объединение сотрудников.

Можно выделить различные способы классификации процессов. Остановимся на наиболее распространенных из них.

По уровню значимости процессы делятся на:

макропроцессы;

микропроцессы.

По структуре взаимодействия процессы бывают трех видов:

индивидуальный процесс;

функциональный или вертикальный процесс, отражающий взаимодействие руководителей, отделов, подразделений и сотрудников организации;

горизонтальный процесс, который пересекает по горизонтали деятельность организации и представляет собой совокупность взаимосвязанных операций, направленных на достижение определенного результата.

В зависимости от связи с основной деятельностью процессы можно также разделить на три основные группы: первичные процессы, поддерживающие (вспомогательные) процессы и процессы развития.

Первичными процессами называются процессы, связанные с основной деятельностью организации (планирование, принятие решения, утверждение и т.п.);

Поддерживающие (вспомогательные) процессы необходимы для обеспечения основных процессов;

Процессы развития предполагают совершенствование как основных, так и вспомогательных процессов.

Рассматривая частные организации и государственные органы, стоит разграничивать бизнес-процессы и процессы, реализуемые в органах государственной власти. Последние мы будем определять как административно-управленческие процессы государственного управления. Во многом такое разделение не случайно. Ряд параметров, признаков и характеристик для бизнес-процессов и для процессов, осуществляемых в органах государственной власти, является схожим, например иерархические системы подчинения, наличие определенных фиксированных сроков для выполнения отдельных операций, необходимость соответствия бюджетным и другим ресурсным ограничениям. В то же время многие аспекты для этих процессов существенно отличаются. В частности, для процессов, осуществляемых в органах государственной власти, характерны отсутствие категории «прибыли», необходимость соблюдения закрепленных в специальных нормативных актах административных процедур.

Рассмотрим далее понятие административно-управленческого процесса, осуществляемого в органе государственной власти.

Административно-управленческий процесс можно определить как упорядоченное множество взаимосвязанных и последовательных операций (работ, действий), направленное на достижение определенного результата или цели в ходе осуществления функций государственной власти и управления.

Всю деятельность органа государственной власти можно представить в виде совокупности взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Детализация процессов осуществляется посредством операций и правил, которые устанавливаются специальными нормативными актами. Операцией является отдельная законченная часть процесса, отражающая деятельность отдельного работника над конкретным объектом (например, документом). Правила вносят ограничения на исполнение процесса, регламентируют последовательность выполнения операций.

Требования к процессу в государственном органе, в отличие от организаций частного сектора, задаются не целями максимизации прибыли, а теми целями, функциями и полномочиями, которые существуют у органа государственной власти.

Функция (или полномочие) поддерживается и реализуется через несколько процессов. Каждый процесс может поддерживать несколько функций или полномочий. Например, полномочие «проведение анализа состояния товарных и финансовых рынков» поддерживается рядом процессов: планирование аналитических работ, сбор и анализ информации, подготовка предложений на основе проведенного анализа. В целом характер административно-управленческих процессов определяется компетенцией органа государственной власти и местом данного органа в системе государственного управления и регулирования.

Схема 1

Административно-управленческие процессы в органе государственной власти

Административно-управленческие процессы в органах государственной власти, как и в организациях частного сектора, можно разделить на три основные группы: первичные процессы, поддерживающие (или обеспечивающие) процессы и процессы развития.

Таблица 1

Примеры первичных, вспомогательных процессов и

процессов развития в органе государственной власти

Существует также ряд других классификаций административно-управленческих процессов, проводимых на следующих основаниях:

по типу локализации:

межведомственные;

внутриведомственные.

по источнику инициативы:

самостоятельно инициируемые;

обязательноосуществляемые.

по правовым последствиям:

имеющие правовые последствия;

не имеющие правовые последствия.

по характеру управленческих связей:

вертикальные, предполагающие взаимодействие по линии «начальник-подчиненный».

по характеру взаимодействия с гражданами:

взаимодействие исполнительных органов государственной власти с гражданами и организациями при подготовке нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти;

взаимодействие исполнительных органов государственной власти с гражданами и организациями при предоставлении прав доступа к ресурсам;

взаимодействие исполнительных органов государственной власти с гражданами и организациями при осуществлении надзора и контроля в установленной сфере деятельности исполнительных органов государственной власти за деятельностью граждан и организаций;

рассмотрение исполнительными органами государственной власти обращений граждан и организаций.

Итак, современная сложная внешняя среда требует от организаций постоянного совершенствования систем управления. Управляя процессами и совершенствуя их, организация повышает эффективность своей деятельности. В исследованиях частного и государственного сектора были разработаны различные подходы к совершенствованию процессов в организации.

§2.Теоретические основы совершенствования бизнес- и административно-управленческих процессов

Динамичные изменения среды и условий функционирования обуславливают появление новых подходов к повышению эффективности деятельности организации.

Выделяются различные подходы к совершенствованию процессов. Остановимся на некоторых из них, возникших в самое последнее время и получивших широкое распространение.

Подходы можно классифицировать на две группы:

постоянное улучшение отдельных показателей процессов;

реинжиниринг процессов, то есть ликвидация имеющихся процессов и проектирование новых.

Кроме того, способы совершенствования процессов можно также классифицировать следующим образом:

автоматизация процессов;

реинжиниринг программного обеспечения: в этом случае на основе современных технологий происходит модернизация устаревших информационных систем без изменения самих процессов;

реорганизация предприятия: уменьшение иерархической размерности предприятия и численности персонала;

улучшение качества процессов (методология TotalQualityManagement);