Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования". Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в карточных футлярах (коробках). Вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения),- это твердая карточная обложка или особая папка.
Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.
2.1 Экспертиза ценности документов
Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. Важнейшим справочным носителем при работе по экспертизе ценности документов служат утвержденные Росархивом перечни документов.
Существует два вида перечней:
перечни документов с указанием сроков хранения;
перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение.
Экспертиза ценности проводится при:
составлении номенклатуры дел;
формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
подготовке дел к последующему хранению;
подготовке дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.
.2 Принципы и критерии ценности документов
К критериям происхождения относятся:
роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемой ей функцией;
время и место образования документа.
К критериям содержания (основного критерия) относятся:
значимость события, отражающего в документе;
значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение;
вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документов относятся:
юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
наличие резолюции;
особенности передачи текста;
особенности материальной основы документа;
особенности физического состояния документа.
Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторые и последующие экземпляры документа (договоры, акты), копии документов об образовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильного оформления состава удостоверения.
Критерий физического состояния документа применяется в случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным.
.3 Оформление результатов экспертизы ценности документов в ведомственном архиве
По результатам экспертизы ценности документов в учреждении составляются описи для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые должны быть переданы в ведомственный архив.
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечней заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепление их систематизации внутри фонда и учета дел.
Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно:
на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу и иные однотипные дела;
на дела, состоящие из специфических, характерных только для данного учреждения (организации) документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
служебные ведомственные издания.
При составлении описи дел структурного подразделения необходимо каждое дело вносить в опись под самостоятельным порядковым номером. Присвоение номера описи и систематизация дел структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.
Документы временного (до 10 лет) и с истекшим сроком хранения к 01 января последующего года включаются в акт "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению".
Акт о выделении к уничтожению документов составляется, на дела всего учреждения. Если в акте дела нескольких структурных подразделениях, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел.
3. Хранение документов в структурных подразделениях
Дела с момента их заведения и до передачи в архив учреждения хранятся в структурных подразделениях.
Местом хранения может быть шкаф, который должен обязательно закрываться, или сейф.
Наиболее простым способом хранения документов является распоряжение дел вертикально на полках шкафа. На корешке каждого дела указывается индекс его по номенклатуре.
Например: АО "Конкорд" 01-02 Договоры 2006
Оформление корешка обложки дела
Последовательность расположения дел должна соответствовать расположению заголовков в номенклатуре. Это обеспечит быстрый поиск нужного дела.
В течение года секретарь (ответственный за ведение дел) выдает исполнителям дела во временное пользование. На место выданного дела помещается карточка-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, лица, которому выдано, даты возращения, росписи в получении и приеме дела.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованиям судебно-следственных органов) такое изъятие возможно с разрешения руководителя предприятия. Вместо документа оставляется заверенная копия и акт о причинах изъятия.
Вынос дел из здания учреждения или передач их в другое структурное подразделение также возможно только с разрешения руководителя.
За сохранность документов в структурном подразделении отвечают лица, ответственные за делопроизводство.
Исполнители хранят только те документы, которые находятся у них на исполнении.
Учреждение по просьбе граждан засвидетельствованные копии с документов, исходящих из данного учреждения согласно законодательству.
Засвидетельствование копий с других документов производится нотариальными конторами.
Не снимают копии с паспорта, военных билетов и т.п. документов.
В случае утери их соответствующие органы в установленном порядке выдают дубликат.
.1 Подготовка документов к сдаче в архив организации
Дела, законченные делопроизводством, в течении одного года остаются в структурном подразделении, затем передаются в архив организации.
Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием или хранение архивных документов в интересах пользователя.
Под тайным архивов понимается архив, о котором не заявлено публично.
Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
В архив организации передают дела для постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководителя учреждения и принимают их в архив по номенклатурам дела.
Для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прежде чем сдать в архив, полностью оформляют:
вносят необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела);
располагают документы внутри дела в определенной последовательности (хронологическом порядке индекса документов);
составляют внутреннюю опись документов.
Листы дела номеруются, кроме листов заверительной подписи и внутренней описи, в правом верхнем углу арабскими цифрами, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если в дело подшиты конверты с вложением, то в начале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле. Заверительная запись составляется на листе формата А4 или специально изготовленном бланке с постоянной информацией.
В журналах, книгах заверение оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Если дело уже подшито, то заверительная подпись приклеивается к внутренней стороне обложки за ее верхнюю часть.
Запрещено составлять заверительную подпись на обороте документов или на самой обложке.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.
Хранение дела допускается в скоросшивателях, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные подписи не составлять.
3.2 Передача дел в ведомственный архив
Из архива предприятия документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Ведомственный архив принимает на хранение дела:
от канцелярии учреждения или структурного подразделения;
от подчиненных организаций и предприятий, если это установлено
положением об архиве или приказом руководителя учреждения. Их передача производится только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в ведомственный архив не передают. Они хранятся централизованно в организации или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Дела, выделенные по акту к уничтожению, должны хранится в специально отведенном месте и сдаваться работниками службы делопроизводства организации или ведомственного архива на уничтожение специальным службам. Сдача документов оформляется приемно-сдаточными накладками. Они передаются в ведомственный архив в исключительных случаях по решению руководителя предприятия.
В период подготовки дел к передаче в ведомственный архив сотрудники архива проверяют правильность их оформления, случая с описью. Каждое дело принимается заведующим или специальным сотрудником ведомственного архива в присутствии работников структурного подразделения или организации.
В описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема дел, подписи сотрудника ведомственного архива и представителя организации, передавшего дела.
Вместе с делом в ведомственный архив канцелярией (секретарем) передаются регистрационно-контрольной картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись. Документы, имеющие научное, социально-культурное, историческое, экономическое, художественное или иное культурное значение, могут быть переданы ведомственным архивом на государственное хранение в состав Архивного Фонда Российской Федерации.