Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
Постановлением Правительства Российской Федерации в 1993 году установлены предельные сроки ведомственного хранения документов Государственного архивного фонда в зависимости от уровня организации и способа фиксации документной информации:
для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, городов Москвы и С.-Петербурга, районных и городских органов представительной власти и органов управления, а также государственных учреждениях, организаций и предприятий областного, краевого подчинения - 10 лет;
для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75 лет;
для научно-технической документации - до утра практической значимости, но не менее 25 лет;
для киножурналов, кинофильмов, звуко- и видеозаписей - до окончания копирования, но не более 3 лет;
для фотодокументов - 3 года;
для записей на машинных носителях - 5 лет.
В течении установленного срока учреждения должны обеспечить учет документов постоянного и долговременного хранения и сохранить их.
Периодически необходимо проводить проверки наличия и состояния дел:
постоянного хранения - 1 раз в 10 лет;
дел с грифом ограничения доступа - раз в 5 лет;
наличия и состояния дел - ежегодно.
Итоги проверок оформляются актами, утвержденными руководителем учреждения (организации).
В архиве могут обращаться организации или граждане о выдаче архивных справок.
Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий подтверждение об имеющихся в архивных документах сведения, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных документов (№ описи, № дела, № листов).
При отсутствии в архиве документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержится необходимая информация.
Заключение
В данной письменной экзаменационной работе была рассмотрена тема "Правила оформления документации при передаче дел в архив". Таким образом, рассмотрев порядок формирования и оформления документации при подготовке и передаче дел в ведомственный архив, следует отметить следующее. Необходимость выполнения требований к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций и последующая их передача в архив обусловлена следующими причинами.
В первой главе были рассмотрены "Требования к формированию дел в делопроизводстве". При правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.
Во второй главе определены требования ряда нормативных актов: Основные правила работы ведомственных архивов, Единая государственная система делопроизводства (Основные положения), а также Основные правила работы архивов организаций. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. Таким образом, одной из основных задач делопроизводственной службы является подготовка документов к последующему хранению и использованию.
В третьей главе рассматривается комплекс мероприятий по подготовке дел, который поможет наладить не только текущее хранение документов, учесть количество документов, но и ввести в регулярное русло работу по формированию архива. Из авральной работы порядок формирования дел может стать ежегодной достаточно легко выполнимой операцией.
Лишь при правильно организованной системе хранения возможен быстрый и качественный поиск необходимых документов.
Список литературы
1. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.
. Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: учеб. пособие / И.Ю. Андропова, Н.В. Макарова. - изд. 2-е., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2009. - 64 с.
. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. изд. 3-е., доп. и перераб. - СПб.: Питер, 2010. 256 с.
. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. изд. 3-е., стер.- М: Издательский центр "Академия", 2012. - 160 с.
. Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие для учащихся учреждений нач. проф. образования / А.В. Пшенко, Е.А. Степанов. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 272 с.
6. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина. - изд. 10-е., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2012 - 224 с.
7. Салазкина Л.П. Документирование управленческой деятельности учреждений социально-культурной сферы. Текст документов [текст]: учебное пособие / Л.П. Салазкина - изд. 3-е. Кемерово: Кузбассвузиздат, 2008. - 261 с.
Приложение 1
Форма заверительного листа
Заверительный лист дела № ___________________ 10.10.2006 В деле подшито и пронумеровано ________________________________ листа(ов) (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы ___________________________________________ ; пропущенные номера ___________________________________________________ + листов внутренней описи ______________________________________________ Должность Подпись И.О.Ф.
Приложение 2
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации
_____________________________________________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной
организации)
Подпись расшифровка
Печать подписи
Дата
ОПИСЬ №
_____________________________________________________________
наименование раздела
№ п/пИндекс дела (тома, части)Заголовок дела (тома, части)Дата дела (тома, части)Кол-во листов в деле (томе, части)Срок хранения дела (тома, части)Примечание1234567
В данную опись внесено ________________ дел с № _______________
(цифрами и прописью)
по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
Составителя описи подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка Подпись ДатаОДОБРЕНО Протокол ЭК структурного подразделения от ________ № _______
Передал _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
в ________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью) карточек к документам
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения
(общественной организации) подпись расшифровка
подписи
Дата
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности работника
ведомственного архива подпись расшифровка
подписи
Дата
Приложение 3
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №___________________
№ п/пИндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера листов делаПримечание 123456делопроизводство документ архив хранение
Итого документов _________________________________________
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела подпись расшифровка
подписи
Дата
Отзыв о выполнении письменной экзаменационной работы
Обучающейся: Перминовой Анастасии Николаевны
ГБОУ СПО "Ленинск-Кузнецкий политехнический техникум" Группа №ДОУ 12-1
Специальность СПО: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведения
Специальность ОК: Документационное обеспечение управления и архивоведения
Тема задания: Правила оформления документации при передаче дел в архив
. Общая характеристика письменной экзаменационной работы_______
. Соответствие заданию по объему и степени разработки основных разделов письменной экзаменационной работы__________________________
. Положительные стороны работы_______________________________
. Недостатки в пояснительной записке и ее оформления____________
. Характеристика графической (творческой) части работы___________
. Степень самостоятельности учащегося при разработке вопросов темы______________________________________________________________
Оценка работы руководителем_______________
Руководитель работы Лебедева Я.Г.
Зам. директора по УПР Стельмакова Р.И.