Счет фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д.
Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.
Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в не нарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.
Счет-фактуру заполняет тот, кто продает в двух экземплярах. Полученные счета-фактуры от поставщика в ОАО " Прудовое" Екатериновского района ведется в "Журнале учета полученных счетов-фактур", в котором указывается название приходного документа, его дата и номер, краткая характеристика документа, дата регистрации документа, сведения о поступивших товарах.
После проверки, приемки, принятых от материально ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в "Журнале учета полученных счетов-фактур", бухгалтер предприятия переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.
Отчеты о движении материальных ценностей являются регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным лицом в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.
Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов ОАО " Прудовое" с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
В ОАО "Прудовое" поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
Для расчетов с поставщиками в ОАО "Прудовое" применяется счет 60. Аналитический учет на предприятии по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по наименованию поставщиков. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость.
Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60.
Бухгалтерией ОАО " Прудовое" ведется "журнал учета расчетов с поставщиками". Записи в журнал производят по каждому платежному документы позиционным способом (вне зависимости от того, что расчеты производятся с одним и тем же поставщиком).
Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал-ордер № 6, в котором совмещается синтетический учет с аналитическим.
Журнал-ордер № 6 открывается на первое число каждого месяца незаконченными расчетами:
• по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным - материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60);
• по акцептованным платежным документам оплаченным - материалы не поступили (справочно "За не прибывший груз", сальдо нет);
• сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для их оплаты не поступили).
Журнал-ордер ведется линейно-позиционным способом, что позволяет судить о состоянии расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое поступление материалов, неотфактурованные поставки, сумма материалов, находящихся в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.
При недостаче материалов комиссией составляется коммерческий акт, акт о приемке материалов, в которых определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так и в сумме, выносится решение о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации и составить ее расчет: стоимость недостающего имущества, транспортные и другие. расходы. Сумма претензии относится на счет 762 "Расчеты по претензии" и записывается в журнал-ордер № 6 по соответствующей позиции.
Излишне поступившие материалы оформляются актами и отражаются в журнале-ордере № 6 (как неотфактурованные поставки) и ведомости № 7.
Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или нет. В зависимости от сложившихся ситуаций материалы в пути учитываются в сальдо как на начало отчетного месяца, так и на его конец. Если в течение месяца платежные документы регистрируются как "За не прибывший груз", то по окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс (условно оприходовать). При наличии фактической поставки в следующем отчетном периоде, ранее условно оприходованных ценностей, необходимо их сторнирование, т.к. в учете одни и те же документы проведены два раза.
2.3 Организация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ОАО "Прудовое"
К счету 60 открываются следующие субсчета:
601-расчеты с поставщиками и подрядчиками
602-расчеты по авансам выданным
603-расчеты по векселям выданным
В счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" отражается стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, а также сумма зачтенных авансов. Если организация сначала приходует материалы, а затем оплачивает ему их стоимость. Вместе с НДС открывают субсчет 601 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Если поставщику или подрядчику перечислили баланс в счет предстоящей поставки материальных ценностей (работ, услуг), то к счету 60 открывают 602 "Расчеты по авансам выданным". А для обеспечения своей задолженности поставщику может быть выдан собственный вексель. Такой вексель учитывается на 603.
Структура бухгалтерских записей на этом счете по расчетам с поставщиками и подрядчиками приведена ниже.
|
Дебет |
Кредит |
|
|
Остаток задолженности поставщика на начало учетного периода Погашение задолженности, предварительная оплата, аванс, списание кредиторской задолженности (оборот по дебету) Остаток задолженности поставщика на конец учетного периода |
Остаток задолженности поставщику на начало учетного периода Увеличение задолженности за получение ценностей, списание дебиторской задолженности (оборот по кредиту) Остаток задолженности поставщику на конец учетного периода |
По кредиту счета 60 отражают стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции с дебетом счетов:
07 "Оборудование к установке"- приняты к оплате счета поставщиков за поступившее оборудование (оприходовано оборудование, поступившее от поставщиков, отражена стоимость услуг по его доставке);
08 "Вложения во внеоборотные активы"- приняты к оплате счета подрядчиков за выполненные работы по капитальному строительству;
11 "Животные на выращивании и откорме"- начислена задолженность за приобретенных животных у других организаций и услуги по их доставке;
10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"- приняты к оплате счета поставщиков за поступившие материалы (оприходованы материалы, поступившие от поставщиков, отражена стоимость услуг по их доставке);
20 "Основное производство"- подрядчиками выполнены работы, оказаны услуги основному производству;
23 "Вспомогательные производства"- подрядчиками выполнены работы, оказаны услуги вспомогательному производству;
25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" - подрядчиками оказаны услуги общепроизводственного и общехозяйственного назначения;
44 "Расходы на продажу" - подрядчиками оказаны услуги по реализации продукции;
19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"- отражены суммы налога на добавленную стоимость, подлежащие оплате поставщикам или подрядчикам по приобретенным ценностям или услугам (если они в соответствии с законодательством подлежат возмещению);
76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"- организацией- покупателем выявлены несоответствия стоимости продукции по договору (контракту), арифметические ошибки, а также в случае, если счет поставщика был акцептован и оплата произведена до поступления груза, а при его проверке покупателем обнаружена недостача сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества;
50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках"- возврат излишне оплаченных сумм или ранее полученных авансов.
Зачет налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям возможен при выполнении следующих условий: выделение суммы НДС в расчетных и платежных документах; оприходование материальных ценностей; их оплата; их производственное использование. В этом случае делается проводка Дт 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Налог на добавленную стоимость" Кт 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".
По дебету счета 60 отражают операции в корреспонденции с кредитом счетов:
51, 52, 55 - оплачены счета поставщиков, выдан аванс или предварительная оплата с расчетного счета, валютного счета, аккредитива или чеками из лимитированных чековых книжек;
66,67 - оплачены счета поставщиков, выданные банком, краткосрочными или долгосрочными кредитами;
60 - произведен зачет предварительно выданных авансов (по мере предъявления расчетных документов);
62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 76 "Расчеты с разными кредиторами и дебиторами"- осуществлен зачет взаимных требований.
Сумма кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относится на финансовые результаты организации: Дт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кт 91 "Прочие расходы и доходы".