Курсовая работа: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Выбор комплекса задач автоматизации).

Экономическая сущность задачи «Учет договора» заключается в том, что после подтверждения ранее направленного для ознакомления договора и получения подтверждения от контрагента, формируется план поставок на товар, подлежащий к продаже. В плане поставок прописываются даты продаж в киосках. Согласно этим данным, определяются даты отгрузки товара, которыми руководствуется специалист для последующего составления заказа на отгрузку.

Экономическая сущность задачи. «Составление заказа» сводится к формированию заказа для клиента, с которым заключен договор. Заказ формируется на основании плана поставок.

При выборе типа поставки возможны следующие варианты:

1. Заграница;
2. Перевозки внутри страны.

При отправке заграницу товар собирается с целью продажи в другие страны. Цена на товары формируется с учетом ценового предложения и курсом на день отгрузки.

При отправке груза внутри страны товар собирается с целью продажи на территории РФ.

После того, как заказ составлен, он отправляется сотрудникам склада для дальнейшей обработки и сбора. Для собранного заказа определяется количество позиций (паллет), исходя из данных на товар. Далее данная информация передается организации, которая осуществляет перевозку груза. Каждый этап сопровождается определенными документами

Экономическая сущность задачи «Формирование отгрузочных документов» сводится к тому, что сотрудник на основании данных о готовом заказе, полученных от сотрудников склада, направляет заявку на перевозку товара. После получения данных на водителя, сотрудник занимается формированием товаросопроводительной документации, а именно:

1. Доверенность;
2. Транспортная Накладная;
3. Товарная накладная;
4. Счет Фактура;
5. Протокол согласования цен;
6. Упаковочный лист;
7. Инвойс.

Документы формируются на основании данных о курсе валют на дату отгрузки.

Экономическая сущность задачи. «Регистрация отгрузки» сводится к фиксации данных о готовом заказе и водителе, производящем данную отгрузку. В журнал отгрузок заводится также информация о времени убытия трака, типе а/м, количестве паллет.

Экономическая сущность задачи . «Формирование отчетов» заключается в том, что на основании данных о готовом заказе, журнале отгрузок и журнале заключенных договоров формируются следующие отчеты:

• Отчет по отгруженным товарам
• Отчет по перевозкам
• Отчет по заключенным договорам.

Детально изображено на рисунках в приложении 2.

Рассмотрим потоки информации для автоматизируемого варианта. Он состоит ил 6 входных и 12 выходных документов. Среди них входными являются:

• Заявка
• Прайс лист
• Карточка товара
• Курс валют
• Карточка клиента
• Карточка водителя
• Утвержденное ценовое предложение
• Подписанный договор
• Готовый заказ

Выходными:

• Инвойс
• Доверенность
• Транспортная накладная
• Товарная накладная
• Упаковочный лист
• Протокол согласования цен
• Счет - фактура
• Отчет по отгруженным товарам
• Отчет по перевозкам
• Отчет по заключенным договорам
• Договор
• Ценовое предложение
• Заказ
• Складская карта

1.4. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению

Под информацией понимаются любые данные, которые накапливаются, хранятся и обрабатываются. Центральным компонентом информационного обеспечения является база данных, через которую осуществляется обмен данными различных задач.

Информационное обеспечение - совокупность форм документов нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, которая используется в информационной системе при ее функционировании.

Структура информационного обеспечения:

• методические инструктивные;
• система классификации и кодирования информации;
• информационная база (внешняя: нормативно-справочные документы, информационные сообщения; внутренняя: информационные массивы).

Основные принципы создания информационного обеспечения:

• целостность;
• вероятность;
• контроль;
• защита от несанкционированного доступа
• единство и гибкость, стандартизация и унификация, адаптивность, минимизация ввода и вывода информации.

Разрабатываемая система должна содержать следующие модули:

• Модуль авторизации (вход в программу может совершить только зарегистрированный в ней пользователь посредством ввода логина и пароля);
• Модуль работы со справочниками (добавление новых данных, актуализация);
• Модуль загрузки входных документов (заявка, условия поставки; ввод данных о товаре и пр.)
• Модуль создания выходных документов (товаросопроводительные документы, отчеты)

Основой проектируемой системы является информационная база, позволяющая производить обработку и хранение данных. Состав и назначение информационной базы зависит от функций системы, которыми она должна обладать. Структура базы данных должна обладать гибкостью к вносимым в нее изменениям, добавлением новых полей, без реорганизации базы данных.

Вся внутри машинная информация подразделяется на 3 группы: условно-постоянная, входная и выходная. Условно-постоянная информация в системе - это справочники. Наиболее часто изменяемые справочники – справочник товаров и справочник контрагентов. Дополнительные справочники, используемые сотрудником: транспорт, тип поставки, условия взаиморасчетов. Все справочники выделены в отдельные таблицы базы данных. Также наименее изменчивой информацией (на ряду со справочниками) являются реквизиты организации. Переменная информация вводится посредством экранных форм.

1.5 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению

АИС «Складской учет» представляет собой Windows – приложение. Приложение работает под управлением операционной системы семейства Windows. Наиболее же оптимальной операционной системой для наших задач является Windows 7/8.1, так как они имеют большой ряд своих версий, начиная с самых простых компактных, домашних и заканчивая профессиональными и серверными версиями. Отличительными особенностями данных операционных систем являются:

• более простая установка системы. Возникающие в процессе установки некритические ошибки не требуют прерывания инсталляции, а сам результат установки протоколируется, и вы можете затем просмотреть протокол установки;
• новая версия файловой системы NTFS, поддерживающая шифрование данных, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним. Улучшены показатели производительности файловой системы;
• новый пользовательский интерфейс Рабочего стола объединяет рабочий стол с сетью Web и позволяет вам одинаковым образом получить доступ к информации, находящейся на вашем компьютере или в сети Интернет;
• более надежная защита памяти за счет запрещения замены, выполняемой некоторыми программами при инсталляции системных библиотек и драйверов;
• поддержка большого объема оперативной памяти и количества процессоров,
• значительное сокращение количества ситуаций, которые требовали перезагрузки компьютера после внесения изменений в конфигурацию системы;

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

• высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;
• глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав МS Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE.
• богатый набор визуальных средств разработки.

MS Access предназначена для разработки настольных баз данных и создания приложений баз данных под управлением операционных систем семейства Windows. Эта система доступна для пользователя любого уровня. MS Access работает с объектами, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все связанные между собой объекты организованы в один файл, называемый базой данных.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационная модель и её описание

Рассмотрим существующую информационную модель.

• «Файл Номенклатура» вводиться с помощью ЭФ «Карточка товара»;
• «Файл Складская карта» формируется с помощью ЭФ «Расположение товара»;
• «Файл РРЦ» вводится через ЭФ «Определение РРЦ»;
• «Файл Ценовое предложение» вводится через ЭФ «Ценовое предложение»;
• «Файл Договор», «Файл Журнал заключенных договоров», «Файл план поставок» формируется с помощью ЭФ «Договор»;
• «Файл Заказ» вводится через ЭФ «Составление заказа»;
• «Файл Готовый заказ» вводится через ЭФ «Составление заказа»;
• «Файл Товарная накладная», «Файл Инвойс», «Файл Счет-фактура», «Файл Доверенность», «Файл Доверенность», «Файл Упаковочный лист», «Файл Протокол согласования цен», «Файл Транспортная накладная» вводится через ЭФ «Формирование отгрузочных документов»;
• «Файл Журнал отгрузок» вводится через ЭФ «Заказ».

Информационная модель представлена в приложении 3.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

При машинной реализации задачи автоматизации работы специалиста для формирования файлов используются данные из первичных документов:

• Карточка товара
• Договор
• Карточка водителя
• Курс валют
• Заявка
• Карточка клиента
• Готовый заказ
• Утвержденное ценовое предложение
• Прайс лист

К отчётным документам относятся:

• Инвойс
• Отчет по заключенным договорам
• Упаковочный лист
• Протокол согласования цен
• Отчет по отгруженным товарам
• Складская карта
• Отчет по перевозкам
• Счет – фактура
• Товарная накладная
• Транспортная накладная
• Доверенность

Справочники:

• Единицы измерения
• Страна происхождения
• Склад
• Сотрудник
• Водитель
• Транспорт
• Контрагент
• Валюта
• Товар

2.3. Характеристика результатной информации

В качестве результатной информации должны формироваться отчеты:

• Отчет по заключенным договорам;
• Отчет по перевозкам;
• Отчет по отгруженным товарам.

Макет отчета «Отчет по заключенным договорам»:

Рисунок 2 – Макет отчета «Отчет по заключенным
договорам»

Макет отчета «Отчет по перевозкам»:

Рисунок 3 – Макет отчета «Отчет по перевозкам»

Макет отчета «Отчет по отгруженным товарам»:

Рисунок 4 – Макет отчета «Отчет по отгруженным товарам»

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Дерево функций представляет собой иерархическую модель видов деятельности программы. Оно представлено на рисунке № 8. В данном пункте приведена иерархия функций управления и обработки данных, которые призваны автоматизировать разрабатываемый программный продукт. При этом были выделены и детализированы два подмножества функций: реализующих служебные функции (авторизация и смена пароля) и реализующих основные функции управления и обработки данных: ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, получение результирующей информации.

Выявление состава функций, их иерархии и выбор языка общения позволяет разработать структуру сценария диалога. При разработке структуры диалога необходимо предусмотреть возможность работы с экранными формами входных документов, формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы.

Рисунок 5 – Дерево функций

Программа ведёт диалог с пользователем. Сценарий диалогов представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 – Сценарий диалогов

2.5. Характеристика базы данных

Инфологическая модель

В первую очередь инфологическая модель сориентирована на человека и не зависит от системы управления данными (СУБД), в которой будет реализовываться.