Немаловажным элементом организации является имидж организации, под которым понимается своеобразный образ компании, который складывается у потребителей, партнеров и общественности. Он состоит из основных частей, таких как название, эмблема, торговая марка.
Для создаваемой мной организации, которая занимается продажей натуральных продуктов из сельской местности, было выбрано название «Хут Ор». Данное название полностью соответствует роду деятельности компании и добавляет продукции некую престижность.
Торговая марка это фирменный логотип компании [2].
Прежде всего, она служит юридической защитой, охраняет от всевозможной имитации и контрафакта. Также, она отличает от конкурентов и делает легче борьбу с ними, благодаря ей появляются постоянные потребители конкретной марки. Она привлекает клиентов к новым товарам и помогает достигнуть успеха всем группам товаров, выпускающихся под данной маркой. Торговая марка является капиталом. Торговая марка в большинстве случаев может быть своеобразной гарантией качества продукта и из-за этого снижается риск от производимой покупки.
Товарный знак компании «Хут Ор» изображен на рисунке 2.
Рисунок 2 - Торговая марка
Организация это сложный механизм и именно поэтому оно имеет определенную структуру.
Чтобы сформировать правильную и актуальную для организации организационную структуру, нужно учитывать некоторые требования к ней:
1) Весь процесс реализации продуктов, который будет действовать в соответствии со структурой управления должен быть непрерывен, пропорционален, прямоточен
2) Выбранная организационная структура призвана способствовать постепенному развитию всей организации в целом
3) Составляющих организационную структуру, должно быть минимальные количество, но этого должно хватать для нормального функционирования. Это же правило относится и к горизонтальным связям. Это связи, с помощью которых осуществляется передача знаний и навыков между сотрудниками организации, координация действий элементов одного уровня для успешного функционирования всей общей системы
4) Организационная структура должна быть достаточно гибкой, чтобы в любой момент можно было подстроиться под быстро меняющуюся среду
5) Организационная структура должна быть как можно проще, поэтому следует минимизировать количество уровней управления, их связей, по возможности автоматизировать процессы сбыта продукции
6) Организационная структура должна помогать внедрению в организацию НИОКР
7) Связи между элементами системы и окружающей средой не должны быть размытыми
8) Организационная структура должна способствовать обеспечению высокого качества реализуемых услуг
9) Организационная структура должна способствовать эффективному функционированию организации
Для того, чтобы сформировать структуру управления, для начала нужно пройти такой этап, как департаментализация. Процесс департаментализации представлен на рисунке 3.
Таким образом, на основе департаментализации и с учетом вышеуказанных требований для «Хут Ор» была разработана организационная структура (рисунок 4).
Рисунок 3 - Департаментализация организации
Данная структура относится к линейно-функциональному типу.
С помощью матрицы распределения ответственности можно определить степень распределения ответственности и степень участия различных элементов в организации. На пересечении столбцов и строк показываются основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которых отвечает структурное подразделение (таблица 5).
Рисунок 4 - Организационная структура ООО «Хут Ор»
Таблица 5 - Матрица распределения ответственности
|
Наименование функции управления организации |
Структурные подразделения |
|||||
|
Отдел закупок |
Производственный цех |
Отдел продаж |
Финансово-экономический отдел |
Директор |
||
|
Управление стратегией развития организации |
У |
У |
У |
У |
О |
|
|
Организация системы управления |
У |
У |
У |
У |
О |
|
|
Управление персоналом |
У |
У |
У |
О |
К |
|
|
Планирование и управление техническим развитием |
У |
О |
У |
У |
К |
|
|
Управление качеством продукции |
У |
О |
У |
- |
К |
|
|
Управление охраной труда и техникой безопасности |
У |
У |
У |
О |
К |
|
|
Управление материально-техническим снабжением |
У |
У |
У |
О |
К |
|
|
Управление продажами |
У |
У |
О |
У |
К |
|
|
Управление продвижением продукции |
У |
У |
О |
У |
К |
|
|
Управление производственным процессом |
У |
О |
У |
У |
К |
|
|
Управление финансами |
У |
У |
У |
О |
К |
Условные обозначения: О - ответственность за принятие решения, постановку цели, формирование задач; К - контроль; У - участие, информирование, сбор данных.
Для выпoлнения определенных функций управления зачастую требуются совместные действия работников, обладающих различными квалификационными признаками. Характер их взаимодействия и соподчиненности графически отображается в виде структуры управления (рисунок 5).
Рисунок 5 - Структура управления ООО «Хут Ор».
Далее рассмотрим должностные обязанности сотрудников организации (таблица 6).
Таблица 6 - Должностные обязанности сотрудников организации
|
Должность |
Должностные обязанности |
|
|
Директор |
Директор предприятия руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. А также, организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции. Директор предприятия обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов. |
|
|
Заместитель директора |
Налаживает работу и результативное взаимодействие структурных подразделений организации, контролирует их деятельность. Разрабатывает и согласовывает совместно с директором предприятия планы: развития производства; финансирования подразделений организации. Контролирует своевременность представления директору установленной отчетности. Делегирует и поручает решение определенных вопросов другим должностным лицам -- руководителям подразделений организации. Утверждает штатное расписание. Устанавливает должностные оклады, надбавки. Ведет надзор за организацией работы по стимулированию персонала. Принимает меры по разрешению вопросов, относящихся к финансово-экономической и производственной деятельности. Содействует выполнению задач, связанных с текущей организационно-исполнительной работой организации. Обеспечивает выполнение в полной мере обязательств |
|
|
Менеджер по снабжению |
Организует политику конкретного предприятия, касающуюся обеспечения материально-технической части производственного и рабочего процессов. Руководит разработкой проектов различных планов, имеющих материальное или техническое значение для деятельности фирмы. Принимает деятельное участие в расчетах запасов, имеющих производственное значение, на основе определения важных потребностей организации. Часто это сырьевые ресурсы, полуфабрикаты, оборудование, а также различные другие материалы. Это обязательно должен выполнять менеджер по снабжению производства. Руководит разработкой и внедрением программ по обеспечению предприятия бесперебойными ресурсами всех необходимых видов для полноценного производства продукции. Ищет поставщиков, сравнивая и анализируя показатели каждого производителя по цене, качеству, срокам и условиям поставок. |
|
|
Менеджер по сбыту |
Организует сбыт продукции предприятия, ее поставку потребителям. Принимает участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства. На основе планов производства продукции разрабатывает планы (перспективные и текущие) сбыта продукции, обеспечивает увязку производственных и сбытовых планов. Разрабатывает и обеспечивает выполнение мероприятий по организации и созданию сети сбыта продукции (разработка и построение каналов движения продукции к потребителям; формирование коммерческих связей с потребителями). Выявляет потенциальных потребителей продукции (оптовые и розничные торговые предприятия, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты. Организует подготовку договоров и иной документации на поставку продукции потребителям. Определяет формы и способы оплаты продукции в зависимости от типа потребителей. Принимает участие в разработке схем скидок в зависимости от различных факторов. Ведет переговоры с потребителями, согласовывает условия поставки, заключает договоры поставки. Организует подготовку партий продукции к отправке потребителям в установленные сроки и в полном объеме. Контролирует состояние запасов продукции на складах. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию. Проводит анализ покупательского спроса, степени удовлетворения требований и запросов потребителей по предлагаемой продукции |
|
|
Бухгалтер |
Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.). Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота. Участвует в проведении инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. |
|
|
Экономист |
Выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышении эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой продукции и освоение новых видов, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подготавливает исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции и увеличения прибыли. Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии. Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, разрабатывает меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, конкурентоспособности выпускаемой продукции, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции. Определяет экономическую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Оформляет материалы для заключения договоров, следит за сроками выполнения договорных обязательств. Осуществляет контроль за ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям, использованием внутрихозяйственных резервов. Участвует в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития производства. Выполняет необходимую работу, связанную с нерегламентными расчетами и контролем за правильностью осуществления расчетных операций. Ведет учет экономических показателей результатов производственной деятельности предприятия и его подразделений, а также учет заключенных договоров. Подготавливает периодическую отчетность в установленные сроки. |
|
|
Заведующий складом |
Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товаров, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых товаров. Обеспечивает сохранность складируемых товаров. Обеспечивает соблюдение режимов хранения. Готовит места для принятия поступивших грузов. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам многооборотной тары. Обеспечивает комплектацию партий товаров по заявкам покупателей / менеджеров компании. Ведет учет складских операций. Обеспечивает выполнение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Составляет установленную отчетность. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. |
|
|
Старший кассир |
Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты работникам заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые. Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам. Составляет кассовую отчетность. Принимает деньги от кассиров предприятия в конце их рабочей смены (при необходимости и в прочих случаях). Бережно обращается с деньгами (не загрязняет их и не производит каких-либо надписей на бумажных купюрах). Обеспечивает бесперебойную работу касс предприятия, контролирует отсутствие нарушений правил торговли в работе касс. |
|
|
Заместитель директора по призводству |
Обеспечивает бесперебойную работу установленного оборудования во всех производственных и вспомогательных подразделениях, контроль за его состоянием в соответствии с единой системы планово-предупредительного ремонта. Осуществляет работу со составление и оформление актов приемки оборудования после ремонта и нового оборудования новых поступлений. Принимает участие в расследовании аварий и поломок оборудования и составлении аварийных актов; анализирует причины аварий и поломок оборудования и разрабатывает предложения по их устранению. Обеспечивает своевременное и качественное составление отчетности по работе оборудования. Готовит расчетные материалы для обоснования потребности в оборудовании и составлении заявок на его приобретение. Определяет оборудование, механизмы и агрегаты, которые не используются, и обеспечивает их реализацию. Участвует в инвентаризации и списании оборудования с баланса организации, в разработке коллективного договора и выполнении его мероприятий. Руководит работниками отдела. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ. |
|
|
Технолог |
Разрабатывает, применяя средства автоматизации проектирования, и внедряет прогрессивные технологические процессы, виды оборудования и технологической оснастки, средства автоматизации и механизации, оптимальные режимы производства на выпускаемую предприятием продукцию и все виды различных по сложности работ, обеспечивая производство конкурентоспособной продукции и сокращение материальных и трудовых затрат на ее изготовление. Участвует в разработке технически обоснованных норм времени (выработки), линейных и сетевых графиков, в отработке конструкций изделий на технологичность, рассчитывает нормативы материальных затрат (нормы расхода сырья, полуфабрикатов, материалов, инструментов, технологического топлива, энергии), экономическую эффективность проектируемых технологических процессов. Разрабатывает технологические нормативы, инструкции, схемы сборки, маршрутные карты, карты технического уровня и качества продукции и другие технологические документы. |
|
|
Водитель |
Обеспечивает своевременную подачу автомобиля. Обеспечивает технически исправное состояние закрепленного за водителем автомобиля. Принимает меры по сохранности автомобиля и имущества, находящегося в нем: не оставляет автомобиль без присмотра, в обязательном порядке ставит автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона, блокирует во время движения и стоянки все двери автомобиля. Осуществляет вождение автомобиля, максимально обеспечивающее сохранность жизни и здоровья пассажиров и технически исправное состояние самого автомобиля. Следит за техническим состоянием автомобиля, выполняет самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации (согласно инструкции по эксплуатации). |
|
|
Мастер |
Осуществляет руководство возглавляемым им производственным участком. Обеспечивает выполнение участком в установленные сроки производственных заданий по объему производства продукции (работ, услуг), качеству, заданной номенклатуре (ассортименту), повышение производительности труда, снижение трудоемкости продукции на основе рациональной загрузки оборудования и использования его технических возможностей, повышение коэффициента сменности работы оборудования, экономное расходование сырья, материалов, топлива, энергии и снижение издержек. Определяет расстановку рабочих и бригад, осуществляет формирование бригад (их количественный, профессиональный и квалификационный состав), координирует их деятельность. Контролирует соблюдение технологических процессов, оперативно выявляет и устраняет причины их нарушения. |
|
|
Уборщик |
Осуществляет уборку служебных помещений, коридоров, лестниц, санузлов, прилегающей территории.Удаляет пыль, подметает и моет вручную или с помощью машин и приспособлений стены, полы, потолки, оконные рамы и стекла, дверные блоки, мебель и ковровые изделия.Чистит и дезинфицирует унитазы, раковины и другое санитарно-техническое оборудование.Собирает мусор и относит его в установленное место. |
|
|
Оператор |
Заполняет, выдает и принимает путевые листы и товарно-транспортные накладные. Проверяет правильность оформления, наличие реквизитов и штампов в товарно-транспортных накладных, отметок о сдаче груза в полном объеме. Контролирует соблюдение графиков выпуска на линию и движение транспортных средств на маршрутах. Осуществляет регистрацию путевой документации и учет работы транспортных средств. Контролирует правильность записей показаний спидометра, получения и остатков горюче-смазочных материалов (ГСМ). Выявляет в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения и докладывает о них руководству. Сопоставляет полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляет отклонения и причины их возникновения. |
4. Координация деятельности организации и построение системы коммуникаций
Организация является объектом управления, в котором люди и выполняемые ими задачи находятся в постоянной взаимозависимости и взаимосвязи. Для обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации используется координация.
Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени, обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач.
Главная задача координации - это достижение согласованности в работе всех звеньев организации. Оно происходит путём установления рациональных связей между этими звеньями [3].
Координация деятельности организации обеспечивает:
1. синхронизацию прилагаемых усилий;
2. оптимальное разделение труда;
3. единство и согласованность функций процесса управления (планирования, мотивации и контроля).
Координация создает предпосылки для пропорционального и непрерывного функционирования системы управления за счёт установления прочных связей между подразделениями организации и исполнителями [3].
В ООО «Хут Ор» координация будет осуществляться за счёт совещаний глав отделов и директора, совещаний отделов, совещаний руководителей проектов с руководителем проектной деятельности и совещаний рабочих групп. На высшем этапе во время совещаний будут обсуждаться долгосрочные перспективы, и составляться необходимый в соответствии с этим план действий. Кроме того главы отделов будут представлять результаты работы, проделанной с последнего совещания. Такие совещания планируется проводить раз в месяц, предпочтительно в понедельник последней недели текущего месяца, чтобы разметить необходимый фронт работ.
Координация деятельности всех элементов организации также достигается путём формирования эффективной системы коммуникаций.
Под коммуникацией понимают связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями [4].
В организации различают внешние и внутренние коммуникации.
Внешние коммуникации это сообщение между организацией и окружающей средой. Именно из этой среды можно добыть информацию о состоянии рынка, о потребности, об уровне спроса на тот или иной продукт.
Внутренние коммуникации это сообщение между отделами, сотрудниками внутри организации.
Внутренние коммуникации делятся на горизонтальные и вертикальные.
Вертикальные коммуникации это коммуникации, которые осуществляются между подразделениями одного уровня (рисунок 8).
Горизонтальные коммуникации это коммуникации, которые осуществляются между различными уровнями иерархии в организации. От высшего к низшему или наоборот (рисунок 9).
Рисунок 8 - Вертикальные коммуникации в ООО «Хут Ор»
Рисунок 9 - Горизонтальные коммуникации в ООО «Хут Ор»
Важную роль в процессе координации деятельности организации играет процесс распределения полномочий.
Полномочия - это совокупность официально представленных прав и обязанностей [3].
Существует несколько видов управленческих полномочий:
1) распорядительные (предполагают, что их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются);
2) рекомендательные (подразумевают предоставление при необходимости советов, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос [4];
3) кординационные (лицо или подразделение, которые ими наделяются, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой) [4];
4) согласительные (состоят в том, что их обладатели в соответствии с законом обязаны выразить свое отношение к решениям) [4];
5) контрольно-отчетные (предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности).
В ООО «Хут Ор» имеют место определённые виды полномочий (таблица 7):
Таблица 7 - Виды должностей и полномочия сотрудников организации
|
Должность |
Виды полномочий |
|
|
Директор |
Распорядительные Координационные |
|
|
Менеджер по сбыту |
Распорядительные Согласительные Контрольно-отчётные |
|
|
Бухгалтер |
Согласительные Координационные Распорядительные Контрольно-отчётные |
|
|
Менеджер по снабжению |
Распорядительные Координационные Контрольно-отчётные |
|
|
Заведующий складом |
Координационные Контрольно-отчетные |
|
|
Экономист |
Распорядительные Контрольно-отчётные |
5. Организационный контроль
Контроль - это критически важная и сложная функция управления организацией. Организационный контроль имеет своей целью проверку собственно организационной структуры компании. Одной из важнейших особенностей контроля, является то, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль дает возможность современно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности принимаемых решений [5].