Дипломная (вкр): Реализация технологий тайм-менеджмента в современных организациях

Партнеры: компания «SCHÜCO», «Эколайн», «Маско-Гласс», «Расстал», «SIEGENIA-AUBI», торгово-промышленная компания «СТВОР», компания «Немецко-Балтийский Альянс», Литовский завод «RYTERNA», группа компаний «Алютех», компания «Юкон Инжиниринг».

Сертификаты качества продукции, рекомендации от партнеров и заказчиков - лучшее подтверждение профессионализма, надежности, стабильности и востребованности компании.

Структура организации представляет собой совокупность элементов линейно-функциональной и дивизиональной структур, данный факт обусловлен спецификой деятельности (приложение 4).

Так, элементы дивизиональной структуры можно отметить в подразделениях, выпускающих различные виды продукции: структурное подразделение конструкций из ПВХ и ЖГВР, структурное подразделение алюминиевых конструкций.

Элементы линейно-функциональной структуры характерны для административно-управленческих подразделений: отдел маркетинга, служба безопасности и контроля, бухгалтерия, инженер по охране труда, специалист по кадровому учету и подбору персонала.

Общая численность ООО «Босфор» составляет 222 человек. Из них 82 человек - рабочие, 35 человек - специалисты, 6 человек - руководители.

Таблица 1 - Анализ структуры персонала предприятия

Как видно из таблицы 1 численность персонала в 2014 году по сравнению с прошлым увеличилась и в абсолютном выражении рост составил 15 человек. Удельный вес рабочих в общей численности работников предприятия уменьшился на 1,19% в 2014 г. по сравнению с 2013 г. Доля руководителей увеличилась на 0,55 %, специалистов - на 0,65%.

Для правильной организации выполнения работ и подготовки кадров существует квалификационное разделение труда (таблица 2).

Таблица 2 - Анализ численности персонала по уровню образования

Проведя анализ данных, представленных в таблице, можно отметить, что в организации преобладают работники, имеющие высшее образование, на долю которых приходится в среднем 44,27 % от общей численности работников за 2013-2014 г.г. Следовательно, на предприятии работают дипломированные специалисты, что свидетельствует о высоком уровне квалификации персонала.

Доля работников, имеющих среднее профессиональное образование составляет 28,50 % и 30,63 % в 2013 и в 2014 г.г. соответственно, доля работников, имеющих начальное профессиональное образование, уменьшилась на 2,9 %, доля работников, имеющих среднее (полное) общее образованием уменьшилась на 1,2 %, доля работников, имеющих профессионально-техническое образование увеличилась на 0,52 %, а имеющих незаконченное высшее осталась неизменна.

Режим работы ООО «Босфор» определен локальными актами организации. Время работы управленческого персонала: пятидневная неделя c 8:00 до 17:00. Время работы производственных цехов и службы по работе с клиентами: шестидневная неделя c 8:00 до 17:00. Обеденный перерыв с 12:00 до 13:00.

Контроль за использованием рабочего времени осуществляет специалист по кадровому учету и подбору персонала, в обязанности которого входит:

.        Кадровое делопроизводство:

.1      Анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.

.2      Участие в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.

.        Подбор и адаптация персонала:

.1      Выполнение работы по комплектованию предприятия кадрами рабочих профессий и специалистами.

.2      Изучение рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с кадровыми агентствами.

.3      Разработка перспективных и текущих планов подбора и адаптации персонала.

.4      Работа по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

ООО «Босфор» - обладатель многих наград и званий. Так, по итогам исследования, проведенного крупнейшим российским порталом SUPERJOB, среди работающих в России компаний-работодателей, в 2014 году, как и в 2013 году, было получено звание «Привлекательный работодатель». Также компания дважды становилась победителем конкурса «Пятигорск: сегодня и завтра».

.2 Анализ технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО «Босфор»

Для проведения исследования реализации технологий тайм-менеджмента был осуществлен анализ затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор».

Рабочее время - это время участия в трудовой деятельности, измеряемое установленной законодательством продолжительностью рабочего дня, недели, месяца или года. Рабочее время состоит из времени работы и времени перерывов. Время работы включает в себя время, необходимое для выполнения производственного задания (подготовительно-заключительное время, основное время, время обслуживания рабочего места) и время работы, не обусловленное производственным заданием (время случайной работы, время непроизводительной работы). Во времени перерывов можно выделить три группы: время на отдых и личные надобности, время перерывов, обусловленных технологией и организацией управленческого процесса, и время, обусловленное нарушением трудовой дисциплины.

Начальник отдела продаж имеет высшее образование, стаж работы в должности составляет два года.

Начальник отдела продаж имеет собственный кабинет площадью 12 м2, оснащенный:

.        мебелью (стол, кресло, шкаф для документов и бумаг, шкаф для одежды),

.        средствами оргтехники (компьютер, средства для вычислительных операций),

.        средствами для связи и системы информации (городской телефон, внутренний телефон, программные средства, бизлимитный Интернет),

.        инвентарем (корзина для бумаг, настольная лампа),

.        кондиционер.

Местоположение кабинета имеет удобное расположение, поскольку примыкает к кабинету, в котором располагаются работники отдела продаж. Следует отметить, что в подчинении начальника отдела продаж находится 8 человек: 1 координатор отдела продаж, 3 менеджера по продажам, 4 региональных менеджера по продажам.

В практике менеджмента используется такое понятие как норма управляемости, рассматривающееся как максимальное количество работников, подчиненных руководителю, потенциальные возможности которых могут быть максимально использованы. Излишнее увеличение количества подчиненных ведет к росту управленческих обязанностей руководителя, что ослабляет контроль над работой подчиненных. Чрезмерное же сужение нормы управления является причиной увеличения количества управленческих уровней, сверхцентрализации власти, повышения административных расходов и роста проблем в результате ослабления взаимосвязей между верхним и нижним уровнем пирамиды организационной структуры управления.

Многочисленными исследованиями было подтверждено, что реальная управляемость достижима при 7 ± 2 подчиненных. Таким образом, можем сделать вывод, что в рассмотренном примере норма управляемости не нарушена.

Изучение затрат рабочего времени проводилось с использованием фотографии рабочего времени, путем наблюдения с последовательными замерами этих затрат времени по видам, на протяжении пяти рабочих дней. Особое внимание в исследовании уделялось выявлению потерь и нерациональных затрат рабочего времени, а также изучению затрат подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени на отдых и личные надобности.

Фотография рабочего времени проводилась в следующем порядке:

.        подготовка к наблюдению, заключающаяся в подробном изучении и описании объекта наблюдения в производственной обстановке;

.        непосредственно проведение наблюдения, путем фиксации последовательности всех элементов затрат времени;

.        обработка полученных результатов.

Так как виды работ являются однотипными, представим результаты наблюдения в обобщенном виде (таблица 3).

Таблица 3 - Затраты рабочего времени по элементам работы и перерывов начальника отдела продаж ООО «Босфор»

В соответствии с трудовым кодексом (ТК РФ) рабочий день составляет 8 часов (480 минут). Однако рабочий день руководителя (менеджера) отличается от рабочего дня рядового работника и достаточно сложно поддается лимитированию. В данном случае: рабочий день руководителя длится на 30 минут дольше определенного ТК РФ, что позволяет нам предположить, что организация рабочего времени носит не совсем рациональный характер.

Фотография рабочего времени дает большое количество цифровых данных, характеризующих затраты времени на различные виды работ и потери. Многие из этих затрат являются повторяющимися.

Для облегчения обработки результатов наблюдения воспользуемся типовой индексацией затрат времени с использованием условных обозначений элементов производственного процесса и различных положений рабочего при выполнении трудовых действии.

Выделяют следующие виды индексации:

.        Индексация затрат рабочего времени по видам:

·        ВР - время работы;

·        ОТЛ - время на отдых;

·        ПНР - время перерывов из-за нарушения режимов работы или недостатков в организации производства;

·        ПНД - время перерывов из-за нарушений трудовой дисциплины.

.        Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:

·        О - время основной работы;

·        ПЗ - подготовительно-заключительное время;

·        ОРМ - время на обслуживание рабочего места.

Исходя из данных таблицы 3, проведем индексацию и общую классификацию затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор» (таблица 4).

Таблица 4 - Классификация затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор»

Рисунок 2 - Доля видов работ в общем бюджете рабочего времени

Определим долю видов работ начальника отдела в общем бюджете рабочего времени (рисунок 2). Рабочее время руководителя составляет: 85,42 % времени основной работы, 8,3 % подготовительно-заключительное времени и 6,25 % времени расходуется на обслуживание рабочего места.

Определим долю видов работ в общем бюджете времени основной деятельности (рисунок 3).

Рисунок 3 - Доля видов работ в общем бюджете времени основной деятельности

Большую часть оперативного времени занимает работа с клиентами (37,8 %), на работу с документацией приходится 26,8 %, на составление планов и отчетов приходится 13,4 %, переговоры занимают 9,75 %, работа с почтой составляет 6,09 %, работа с подчиненными - 6,09 %.

Проведем анализ затрат рабочего времени в следующих направлениях:

.        Экстенсивность использования рабочего времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

А) без учета времени на отдых и личные надобности:

Кэ = (Ф - (ПНР+ОТЛ+ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР+ОТЛ+ПНД) / Ф;

Кэ = 1 - (5+85) / 570 = 0,84;

Нормативное значение Кэ без учета времени на отдых составляет 0,94, таким образом, рабочий процесс организован недостаточно рационально, отклонения составляют - 0,1.

Б) с учетом времени на отдых и личные надобности:

Кэ = (Ф - (ПНР+ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР+ПНД) / Ф;

Кэ = 1- (5) / 570 = 0,99;

Нормативное значение Кэ с учетом времени на отдых, и личные надобности составляет 1,0; таким образом, производственные процессы организованы достаточно рационально, отклонения составляют - 0,01.

Коэффициент потерь времени, из-за нарушений режима работы:

Кпнр = ПНР / Ф;

Кпнр = 5 / 570 = 0,008;

Нормативное значение коэффициента Кпнр при рациональной организации управленческого труда равны 0,00. Так как полученное значение коэффициента Кпнр равно 0,008, можно считать, что потерь времени из-за нарушений режима работы нет.

Котл= ОТЛ / Ф;

Котл = 85 / 570 = 0,15;

Значение Котл - коэффициента времени регламентированных перерывов в работе равен 0,15, выше нормативного значения составляющего 0,06 времени рабочего дня.

. Рациональность использования рабочего времени отражается в следующих показателях, представленных в таблице 5.

Таблица 5 - Рациональность использования рабочего времени начальника отдела продажи ООО «Босфор»