Материал: Роль деловых коммуникаций в организации процесса управления

Введение

Роль коммуникации в управлении организацией. Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: “Хлеб людей организации -- информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации» Зигерт, В., Ланг, Л. Руководить без конфликтов. -- М., 1990. - С. 16. коммуникация профессиональный барьер

В последние годы, связанные с рыночными преобразованиями в России, все больше ценится умение организации достигать взаимопонимания и сотрудничества с контактными аудиториями, в составе которых живут, работают, конфликтуют ее сотрудники. Поэтому практически нет организаций, у которых не было бы коммуникационных проблем и необходимости в их профессиональном разрешении.

Актуальность. Тема, раскрываемая в данной работе, является актуальной, т. к. недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций.

Цель исследования - рассмотреть роль деловых коммуникаций в процессе управления.

В соответствии с целью исследования в работе поставлены следующие задачи:

• – рассмотреть понятие коммуникации и специфику коммуникации в организации;
• – проанализировать специфику формирования внутренних коммуникационных систем;
• – рассмотреть проблемы в процессе коммуникации и пути их решения.

Теоретической и методологической базой послужили работы таких авторов как: Ю. Д. Красовский, А. Я. Кибанов, Н. Н. Григорьева, Л. В. Карташова, А. Н. Крылов, А. С. Орлов, В. Е. Рева, В. Шепель и др.

Структура исследования. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 1 главы, включающей 2 раздела, заключения, списка использованных источников и литературы,

Сущность коммуникации, значение в профессиональной деятельности специалистов

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности под членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а прежде всего - при помощи разнообразных контактов членов организации -- в процессе коммуникации. Практически в прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами, таким образом, они являются значимым функционирования организации.

Управление в любой организации реализовывается через людей, сотрудников. Одним из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении информация.

Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

• – руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку;
• – происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных источников;
• – в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;
• – работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

Сам термин “коммуникация” (от лат. -- communicatio -- делать общим, сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в начале XX в. (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Различают механистический и деятельностный подход к коммуникации.

Коммуникация -- в механистическом подходе -- однонаправленный процесс кодирования и передачи информации получателем сообщения.

Коммуникация -- в деятельностном подходе -- совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов) в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

Для раскрытия содержания деятельности руководителя (менеджера) необходимо рассмотреть понятие коммуникации с позиции следующих аспектов.

С одной стороны, коммуникация -- это общественное явление, процесс, который имеет место в организационной системе на всех иерархических уровнях и во всех организационных структурах (они не обязательно должны быть связаны непосредственно с руководителем).

С другой стороны, коммуникация представляет собой естественную практику взаимодействия руководителя с группами подчиненных и отдельными подразделениями организации.

И, наконец, коммуникация -- это особая, специфическая функция управления, которая является объектом целенаправленного регулирования со стороны руководителя, компонент его управленческой деятельности.

Представленные позиции понятия коммуникации включают в себя два понятийных аспекта: нормативно-организационный и субьективно-психологический.

Нормативно-организационный подход связан с объективными организационными формами коммуникации с представлениями о её оптимальной реализации и объединен системой эффективного коммуникационного процесса.

Субъектно-психологический подход к коммуникации в организации направлен на раскрытие психологических характеристик участников коммуникации (коммуникантов). Он выявляет значимые черты коммуникационного процесса, в том числе и те, которые являются барьерами.

Психологическая специфика коммуникации как функции управления многозначна и раскрывается с различных сторон:

• 1. коммуникативное поведение руководителя (менеджера);
• 2. коммуникативные явления в работе руководителя (менеджера);
• 3. коммуникативные процессы, связанные с деятельностью руководителя (менеджера).

Основная цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. В результате коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Коммуникации в социальном контексте -- это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей.

Из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что все виды управленческой деятельности в рамках коммуникации основаны на обмене информацией. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается.

Информация (лат. informatio -- разъяснение, изложение, осведомленность) -- одно из наиболее общих сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т. п.

Коммуникативные аспекты, цели и функции

Коммуникация может решать разные задачи: обмен информацией, выражение отношения людей друг к другу, взаимное влияние, сострадание и взаимное понимание. Такая многофункциональность общения позволяет выделить следующие аспекты коммуникации Матиашвили, В.М. Организационные системы: сущность и типы. Н.Новгород, НРИ АПК, 1998. - С. 22.:

• 1. информационный, при котором общение рассматривается как вид личностной коммуникации между коммуникантами;
• 2. интерактивный, где общение анализируется как взаимодействие индивидов в процессе их кооперации;
• 3. гносеологический, когда человек выступает как субъект и объект социокультурного познания;
• 4. аксиологический, предполагающий изучение общения как процесса обмена ценностями;
• 5. нормативный, выявляющий место и роль общения в процессе нормативного регулирования поведения индивидов, а также процесс передачи и закрепления стереотипов поведения;
• 6. семиотический, в котором общение выступает как специфическая знаковая система и как посредник в функционировании знаковых систем;
• 7. практический, где процесс общения рассматривается в качестве обмена результатами деятельности, способности, умениями и навыками.

Содержательный характер взаимодействия людей определяется предметом их общения. На основе этого критерия различают такие вида общения, как межличностное, деловое, профессиональное, научное, политическое, информационное, межкультурное и т. д. Соответственно способы взаимодействия зависят непосредственно от целей, которые преследуются при общении, от особенностей организации, от эмоционального настроя партнеров, уровня их культуры.

Выявление перечисленных аспектов коммуникативного акта происходит с помощью как вербальных, так и невербальных средств. Эти средства благодаря своей стратификационной и ситуативной вариативности способны передать не только информацию о его отправителе (его социальном статусе, территориальной принадлежности, возрасте, образовании, самооценке). В зависимости от соответствующей комбинации этих средств, выбранных норм речевого этикета и поведения становится ясно и отношение отправителя к адресату. При этом нужно учитывать, что если вербальную информацию контролировать достаточно легко, то невербальные средства плохо поддаются контролю. Поэтому самая удачно составленная речь, призванная побудить адресата к какому либо действию нужному для отправителя информации, может привести к провалу коммуникации при неудачном использовании или плохом контроле невербальных и паравербальных средств.