Курсовая работа (т): Технология работы с документациями

Технология работы с документациями

1.      Теоретические основы документации бухгалтерии

1.1    Сущность, виды и классификации бухгалтерских документов

Согласно п. 1 ст. 9 Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухгалтерском учете) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете данные первичных учетных документов систематизируются и накапливаются в регистрах бухгалтерского учета для отражения на счетах бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности.

Согласно п. 7 ст. 9, Закона о бухгалтерском учете первичные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации.

В соответствии с п. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. В случае создания документов на машиночитаемых носителях информации согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 №34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета требования главного бухгалтера (или лица, исполняющего его обязанности) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета). [10, с. 7]

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, то есть вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются:

-   по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;

-       по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

-       по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

-       по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

-       по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

-       по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

-       по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;

-       по средствам фиксации - письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копии с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. [12.с. 13]

Следовательно, можно сделать вывод, что информацию для введения учета бухгалтер получает не только из бухгалтерских, но и из управленческих документов (приказы, распоряжения, письма, договоры и т.д.). При этом часть такой организационно - распорядительной документации составляется непосредственно в бухгалтерии. По этому бухгалтеру крайне важно знать не только как выписать накладную или счет-фактуру, но и как составить письмо, приказ, распоряжение и т.д.

1.2    Системы документации

Деятельность учреждения, организации, предприятия характеризуется повторяемостью рабочих ситуаций и управленческих функций. Такие однотипные управленческие функции и виды деятельности должны документироваться по единым правилам. Объединение документов в системы документации и использование метода унификации документов повышает качество документов и сокращает время на их подготовку.

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Понятие «Унифицированная система документации» - как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними - подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами. Отнесение различных видов документов к системам документации - важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота. Цель этой работы:

-   привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;

-       сократить количество видов документов, используемых в организации;

-       выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;

-       организовать оптимальное хранение документов различных видов;

-       настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация - это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу, как автора, так и исполнителя документа.

Объектом исследований соответствующих направлений специального документоведения должны быть специфические функции отдельных видов документации. Бесспорно, наиболее развитым и единственным конституированным направлением специального документоведения является управленческое документоведение.

Именно управленческое документоведение сформировалось из теории и практики делопроизводства и архивоведения, в котором документы рассматриваются в тесном взаимодействии друг с другом и образуют системы документации. К объекту изучения управленческого документоведения предлагается отнести три блока управленческой документации - общий, экономический и кадровый, которые предназначены для реализации управленческих функций, начиная с ведомства и заканчивая небольшой предпринимательской структуры (см. рис. 1).

Рис. 1. Составляющие управленческой документации

Общий блок включает организационно-распорядительную, первично-учетную, отчетно-статистическую и информационно-справочную системы документации. Экономический блок управленческой документации на уровне предприятия может включать бухгалтерско-учетную, плановую, ценовую виды документации, содержащие свои подклассы и некоторые другие системы документации, способствующие выполнению управленческих функций на уровне отдельной организации или корпорации.

Выделение в отдельный блок кадровой документации, позволяет более четко систематизировать документацию работников кадровых служб, унифицировать и стандартизировать ее виды, начиная с обеспечения функций учета работников, подготовки организационно-распорядительной документации, ведения личной документации, отчетно-статистических документов и заканчивая созданием исполнительной документации.

Можно сделать вывод, что в практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

-   организационно-правовая;

-   организационно-распорядительная;

-       договорная;

-       регламентная;

-       информационно-справочная;

-       планово-отчетная;

-       финансово-бухгалтерская;

-       кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

1.3   
Организационно-правовая и распределительная документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

-   устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций - их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций;

-       учредительный договор - договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. В силу толкования ст. 52 ГК РФ, учредительные договоры по своему статусу относятся к учредительным документам, что косвенно подтверждается ст. 70 и 83 ГК РФ, а также прямо указано в ст. 89 и 122 ГК РФ;

-       структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации);

-       штатное расписание - это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях;

-       положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;

-       должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия.

Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

-   приказ - в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными;

-       решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия;

-       постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил;