Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.
Для придания таким документам юридической силы, формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
В необходимых случаях в форме документа могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.
Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным». Это означает, что произведена сторнированная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет поставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога. [10. с. 6]
Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.
Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются. Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими их. Не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать «Исправлено» и указать дату внесения исправлений. Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Можно сделать
вывод, что все первичные документы должны быть правильно оформлены,
ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов,
передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за
достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и
подписавшие эти документы.
2.2 Порядок хранения
документов
В соответствии со ст. 17 Закона РФ №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть создан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.
Перечень документов, в отношении которых установлены постоянные и временные сроки хранения, регламентирован «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.96.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2013 году, начинается с 1 января 2014 г.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. Согласно ему, должны храниться:
- годовая бухгалтерская отчетность - постоянно, квартальная - в течение пяти лет, а месячная - в течение одного года;
- документы учетной политики - пять лет;
- первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - пять лет при условии проведения проверки (ревизии).
Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В-возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год. Для целей исчисления налогов согласно ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и прочих документов, связанных с уплатой налогов или сборов. Для этих же целей налогоплательщики должны в течение 4-х лет хранить документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР. В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы. Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли. На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хранения документации.
В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации:
- виды документов, подлежащих обязательному хранению;
- структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов;
- порядок поступления документов на, хранение;
- сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах);
- порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
- меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми);
- порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и др.
Федеральная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 №1562 «Об утверждении положения о федеральной архивной службе России» (п. 6, п.п. 15) проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.
В соответствии с Основами законодательства РФ от 07.07ю93 №5341-1 «Об Архивном фонде РФ и архивах» должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах. При наличии собственного архива необходимо исполнение определенных обязанностей. Среди них:
- создание финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
- предоставление создаваемым архивам здания и (или) помещения, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов (ч. 1 ст. 15 Закона №125-ФЗ);
- обеспечение сохранности архивных документов в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона №125-ФЗ).
Во избежание несанкционированного проникновения в помещение архива рекомендуется оборудовать оконные проемы металлическими решетками и установить металлическую дверь. Также следует разработать номенклатуру дел и поместить ее копию в самом помещении архива. Это позволит сэкономить время на поиск необходимых документов.
Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, как правило, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В налоговом учете такие затраты относят к прочим на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Хранение электронных первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной подписи, как правило, квалифицированной. Первичные учетные документы, составленные в электронном виде, следует сохранять вместе с сертификатами ключей подписи, с документами, подтверждающими статус этих сертификатов, и со средствами, которые дают возможность работы с электронными документами и электронной подписью. Информацию в электронных архивах и средства ее обработки (хранения) нужно защитить от несанкционированного доступа и воздействия. При этом стоит обеспечить достаточную надежность хранения упомянутых архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела. Кроме того, важно создавать резервные копии электронных документов. Это даст возможность восстановить информацию при сбоях в работе вычислительной техники. Причем резервную копию рекомендуется сохранять не, только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и на внешних запоминающих устройствах (флэш-карты, диски). Для хранения электронных документов не лишним будет вести электронные либо бумажные журналы учета.
Таким образом, предприятие обязано
хранить всю бухгалтерскую документацию не менее 5 лет (п. 98 Положения по
ведению бухгалтерского учета). Для отдельных категорий первичных учетных
документов действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки
хранения (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы
работников) - 75 лет. Под архив должно быть выделено отдельное помещение со
специальными полками, стеллажами или глухими шкафами. Для защиты документов от
выцветания на окна, при их наличии, устанавливают жалюзи или вешают шторы.
2.3 Уничтожение документов на основании их сроков хранения
Существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Одновременно по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:
- о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- об аннулировании машиночитаемого документа;
- о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
- о неисправимых повреждениях дел.
Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих (дальнейшему) хранению.
В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году. Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом разрешается из практических соображений увеличивать сроки хранения, но не уменьшать их. При определении сроков хранения документов также руководствуются иными существующими требованиями в сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование.
В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например: «копии кадровых приказов», «переписка по хозяйственным вопросам» и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей или индексы по номенклатурам дел. Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены. Акт утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел.