Расходный кассовый ордер после выдачи по нему наличных денег подписывается кассиром.
1.1. сдача выручки в обслуживающий банк
Вспомним (см. предыдущее занятие), что в соответствии с постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь № 117 от 19.03.2019 г. ЮЛ, их подразделения, ИП, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, в соответствии с законодательством сдают наличные деньги в банк, работникам службы инкассации, в кассы объектов почтовой связи.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются исходя из необходимости обеспечения их сохранности, специфики работы ЮЛ, ИП, ускорения оборачиваемости и своевременного поступления наличных денег в банки, но не реже одного раза в 7 календарных дней.
При этом ЮЛ, их подразделения, ИП самостоятельно в письменной форме устанавливают:
–время сдачи наличных денег кассирами главному (старшему по должности) кассиру;
– время начала подготовки наличных денег для последующей сдачи в обслуживающий банк, работникам службы инкассации, в кассы объектов почтовой связи (для расположенных в сельской местности юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, главному (старшему по должности) кассиру;
– время начала подготовки и формирования инкассаторской сумки с учетом выписки соответствующих сопроводительных документов и последующей передачи службе инкассации (в случае сдачи наличных денег работникам службы инкассации).
Порядок и сроки сдачи наличных денег могут быть пересмотрены в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам.
Наиболее распространенным способом сдачи выручки в обслуживающий банк является инкассация.
У службы инкассации должен быть список организаций (ИП), обслуживаемых инкассаторами. На каждую организацию (ИП) ежемесячно составляется явочная карточка с присвоением ей номера, за которым организация (ИП) зарегистрирована в данном списке.
Каждой организации (ИП) в зависимости от объема денежной выручки выдается необходимое количество специальных инкассаторских сумок (мешков), на которых должно быть указано наименование банка, а также проставлен дробный номер, в котором числителем является номер, под которым эта организации (ИП) зарегистрирована в списке, а знаменателем – порядковый номер сумки (мешка).
Организация представляет в банк два образца оттисков пломбиров (печатей), которыми будут пломбироваться сумки (мешки) с денежной выручкой. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации.
Все экземпляры образцов оттисков пломбиров заверяются пломбиром начальника службы инкассации путем наложения пломбы на шпагат ниже образца пломбы. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается в организацию (ИП) для предъявления инкассаторам при получении ими сумок (мешков) с денежной выручкой, второй экземпляр передается в вечернюю кассу банка для осуществления контроля при приеме сумок (мешков) с денежной выручкой от инкассаторов.
Кассир до вложения денежных средств в инкассаторскую сумку (мешок) сортирует их по достоинству, а также на пригодные к обороту и ветхие, затем складывает деньги в порядке возрастания (или убывания) купюр лицевой стороной в одну сторону, а оборотной стороной – в другую ( на оборотной стороне - серия и номер купюры).
Вся денежная наличность подлежит пересчету два раза по каждой купюре отдельно, проверяется общий подсчет денег, затем наличность скрепляется (например, резинкой-обхваткой) и кладётся на дно инкассаторской сумки. По результатам пересчета оформляется опись сдаваемых денег по номиналам банкнот и монет. Данная опись находится на оборотной стороне препроводительной ведомости к сумке.
Препроводительная ведомость к инкассаторской сумке заполняется под копирку в трех экземплярах и подписывается кассиром и руководителем организации каждая отдельно.
Первый экземпляр (препроводительная ведомость) вкладывается в специальный карман инкассаторской сумки с выручкой, после чего указанная сумка пломбируется с помощью пломбиратора.
Пломбиратор – ручной инструмент, предназначенный для сжатия пломб. Представляет собой металлические щипцы с точкой опоры, расположенной ближе к двум сжимающим плоскостям (плашкам) и длинными ручками, создающими механическое преимущество для максимального сжатия. Пломбировать инкассаторскую сумку с денежными средствами необходимо так, чтобы на пломбе был четкий оттиск.
Второй экземпляр (накладная) вместе с опломбированной сумкой с выручкой передается инкассатору.
Третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) – остается в аптеке, на ней инкассатор расписывается и ставит печать банка с номером маршрута.
Перед получением сумки (мешка) с денежной выручкой
инкассатор предъявляет кассиру:
-
удостоверение личности инкассатора;
-
доверенность;
-
явочную карточку;
-
порожнюю сумку (мешок).
Кассир предъявляет инкассатору: -
образец оттиска пломбира, заверенный начальником службы инкассации банка;
-
сумку (мешок) с денежной выручкой;
-
накладную;
-
копию препроводительной ведомости.
Затем
кассир производит все необходимые
записи в явочной карточке: фактическое время прибытия инкассатора, номер инкассаторской сумки с наличностью, сумма денежных средств, вложенная в сумку, номер принятой от инкассатора пустой сумки. Перечисленную информацию кассир заверяет своей подписью.
Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира.
Производить записи в явочной карточке инкассатору запрещается.
При приеме сумки (мешка) инкассатор проверяет:
-
целость сумки (мешка);
-
правильность ее (его) опломбирования (целость шпагата, на котором отжата пломба, четкость оттиска пломбира, соответствие его образцу);
-
соответствие номера принимаемой сумки (мешка) номеру, указанному в явочной карточке, накладной и копии препроводительной ведомости;
-
наличие подписей (подписи) должностных лиц на накладной;
-
соответствие суммы денежной выручки, указанной в явочной карточке, записям в накладной и копии препроводительной ведомости;
-
соответствие сумм цифрами и прописью в накладной и копии препроводительной ведомости.
Инкассатор передает кассиру порожнюю сумку (мешок), расписывается на копии препроводительной ведомости, проставляя на ней номер принятой опломбированной сумки (мешка), дату и печать службы инкассации с номером маршрута.
В случае выявления нарушения целости сумки (мешка), правильности ее (его) опломбирования или неправильного оформления сопроводительных документов к ней (нему) прием сумки (мешка) прекращается.
В присутствии инкассатора устраняются лишь те нарушения, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов. В остальных случаях прием сумки (мешка) с ценностями осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке.
В случае отказа от сдачи денежной выручки кассир делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.
1.2. Выдача подотчетных суммИз кассы аптеки на срок не более 10 рабочих дней работникам могут выдаваться под отчет, включая день выдачи (получения),наличные деньги (
путем перечисления белорусских рублей на счет клиента) на предстоящие расходы: на приобретение канцелярских товаров из торговой сети, на закупку возвратной аптечной посуды у населения, на расходы, связанные со служебными командировками, и т.д.
С этой целью работники предварительно обеспечиваются авансом.
Работники, получившие деньги под отчет, расходовать должны их только сами и только на цели, определенные руководителями.
1.2.1. Выдача подотчетных сумм на служебные командировки
В соответствии со ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Основанием для направления работника в командировку является приказ, на основании которого ему выдается командировочное удостоверение.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и возместить следующие расходы: по проезду к месту командировки и обратно, по найму жилого помещения, за проживание вне места жительства (суточные). При этом командированным работникам возмещаются стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета).
Порядок возвращения расходов предусмотрен постановлением Совета Министров Респ. Беларусь, 19 марта 2019 г., № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках».
При отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону.
Транспортные расходы, произведенные командированным работником в пределах места командировки, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.
Возмещение расходов по найму жилого помещения зависит от населенного пункта, куда командирован работник (областной центр и Минск, райцентр, или остальные населенные пункты).
В областных центрах и Минске сумма возмещения составляет 50,00 руб., в райцентрах – 25,00 руб., в остальных населенных пунктах – 20,00 руб., при этом командировочным не нужно предоставлять подтверждающие документы.
Подтверждающие документы нужны только в том случае, если сумма превышает установленные лимиты. Но сумма возмещения в таком случае не может превышать стоимость одноместного номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки.
Возмещение
расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов осуществляется
из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки с даты, когда он прибыл к её месту, и по дату выбытия включительно.
При ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства,
а также однодневных командировках возмещение расходов по найму жилого помещения
не производится.
Возмещение суточных командированному работнику производится за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути.
Под временем нахождения в пути понимается: -
при выбытии из места постоянной работы в командировку – время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;
-
при выбытии из места командировки к месту постоянной работы – время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.
Если работник находится в месте командировки
в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, в том числе при выбытии в место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытии из места командировки до начала рабочего дня, расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях, а
расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются.Работник, получивший деньги под отчет, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства по приходному кассовому ордеру.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, производится при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.
1.2.2. Оплата закупаемой у населения возвратной аптечной посудыПринятая по закупочным ценам приемщиком у населения посуда, бывшая в употреблении, подлежит оплате из кассы аптеки наличными
деньгами, полученными приемщиком из кассы аптеки под отчет по расходному кассовому ордеру.