1. Покупка возвратной аптечной посуды у населения
Закупка посуды от населения оформляется «Ведомостью покупки возвратной аптечной посуды у населения».
Прием возвратной аптечной стеклянной посуды, бывшей в употреблении, от ОЗ оформляется ТТН-1 или ТН-2.
2. Перевод тары, вспомогательного и других материалов в товар
Оформляется актом в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к Товарному отчету.
3. Оприходование излишков товаров, обнаруженных при инвентаризации
Оформляется «Актом результатов инвентаризации»
4. Дооценка, возникающая в результате округления цен на лекарственные формы индивидуального изготовления по амбулаторной и стационарной рецептуре и фасовки внутриаптечной заготовки
Учет дооценок по экстемпоральной амбулаторной рецептуре, образующихся в результате округления цен, учитывается в «Рецептурном журнале».
Учет дооценок по экстемпоральной стационарной рецептуре, образующихся в результате округления цен, учитывается в «Журнале учета продаж по безналичному расчету.
Учет дооценок по лабораторным и фасовочным работам ведется в «Журнале учета лабораторных (фасовочных) работ».
В конце месяца по итогам записей в журналах учета оформляется «Справка о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной», которая составляется в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к Товарному отчету.
5. Стоимость воды очищенной и услуг по приготовлению и фасовке лекарственных средств.
Учёт стоимости воды очищенной и стоимости услуги при лабораторных (фасовочных) работах ведется в «Журнале учета лабораторных (фасовочных) работ».
Учет стоимости воды очищенной и услуги по экстемпоральной амбулаторной рецептуре учитывается в «Рецептурном журнале».
Учет стоимости воды очищенной и услуги по экстемпоральной стационарной рецептуре учитывается в «Журнале учета продаж по безналичному расчету».
В конце месяца по итогам записей в журналах учета оформляется «Справка о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной», которая составляется в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к Товарному отчету.
6. Переоценка товаров в связи с повышением розничных цен.
Переоценка товаров производится на основании распоряжения Правительства или ВСО. Для этого в аптеке создается комиссия, которая снимает остатки переоцениваемых ценностей. Переоценка оформляется актом, который составляется в 2-х экземплярах. Разница между ценами отражается в приходной части "Товарного отчета» аптеки, что подтверждается экземпляром акта переоценки.
В расходной части товарного отчета отражаются итоговые суммы реализованного за отчетный период товара с разбивкой:
– реализовано аптекой;
– реализовано подведомственными подразделениями;
– реализовано лекарственных средств по льготным и бесплатным рецептам.
Реализация товара отражается по двум ценам: ценам приобретения и розничным ценам. Стоимость реализации товара по розничным ценам указывается с разбивкой за наличный расчет, безналичный расчет, в том числе сумма НДС. Основанием для записи являются «Товарные отчеты материально-ответственных лиц», сводные реестры отрывных корешков бланков льготных рецептов врача, а также итоговые записи, сделанные за месяц в "Кассовой книге", которую ведёт бухгалтер, и в «Журнале учета продаж по безналичному расчету».
В свободных графах расходной части отражают другие хозяйственные операции, приводящие к уменьшению товарных запасов в аптеке:
1. Учет расхода товаров, израсходованных на хозяйственные нужды
Использованные товары регистрируются в "Журнале учета расхода товаров на хозяйственные нужды", В конце месяца в журнале подводят итоги и составляют «Акт о списании товарно-материальных ценностей» в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к "Товарному отчету".
2. Уценка по лабораторно-фасовочным работам.
Учет уценок по лабораторным и фасовочным работам ведется в "Журнале учета лабораторных (фасовочных) работ". В конце месяца в журнале подводится итог, который заносится в «Справку о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной» в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к "Товарному отчету" аптеки.
3. Уценка по экстемпоральной амбулаторной и стационарной рецептурам
Учет уценок по экстемпоральной амбулаторной и стационарной рецептурам, образующихся в результате округления цен, учитываются в "Рецептурном журнале" и в "Журнале учета продаж по безналичному расчету". В конце месяца по итогам журналов составляется «Справка о дооценке и уценке, стоимости услуг по приготовлению и фасовке, стоимости воды очищенной» в 2-х экземплярах, один из которых прилагается к "Товарному отчету" аптеки.
4. Изъятие лекарственных средств для анализа в контрольно-аналитические лаборатории.
Изъятие лекарственных средств для анализа оформляется актом в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта поступает в испытательную лабораторию, другой прилагается к "Товарному отчету" аптеки. Изъятие лекарственных форм на анализ учитывается в издержках обращения аптеки, если лекарственные средства прошли контроль и их реализация разрешена.
5. Естественная убыль товаров.
Списание естественной убыли товаров возможно в аптеке при проведении инвентаризации, если в результате ее выявлена недостача товарно-материальных ценностей.
Для расчета естественной убыли оформляется учетная форма "Расчет естественной убыли товаров", а для лекарственных средств списка «А», наркотических средств, психотропных веществ и этилового спирта ‑ "Сличительная ведомость ядовитых, наркотических лекарственных средств, спирта этилового и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету".
По результатам инвентаризации оформляется "Акт результатов, выявленных инвентаризацией", который прилагается к "Товарному отчету" аптеки.
7. Списание товаров, пришедших в негодность в результате боя, порчи, брака.
На товары, пришедшие в негодность, составляется «Акт о порче товаров» в 3-х экземплярах. К акту должно быть приложено объяснение материально-ответственного лица. Два экземпляра акта направляют в вышестоящую организацию для утверждения, а 3-й остается в аптеке. После утверждения вышестоящей организацией (ВСО) списания один экземпляр акта возвращается в аптеку. Негодные ценности уничтожаются в присутствии комиссии. Факт уничтожения оформляется актом и подписывается всеми членами комиссии.
8. Переоценка товаров в связи со снижением розничных цен.
Переоценка товаров производится на основании распоряжения Правительства или ВСО. Для этого в аптеке создается комиссия, которой снимаются остатки переоцениваемых ценностей. Переоценка оформляется актом, который составляется в 2-х экземплярах. Разница между ценами отражается в расходной части "Товарного отчета» аптеки, что подтверждается экземпляром акта переоценки.
Затем в отчете выводится остаток на конец отчетного периода по формуле товарного баланса:
Ок. = Он. + П – Р – В,
где Он., Ок. – остатки товаров на начало и конец периода соответственно;
П – поступление товара;
Р – реализация товара;
В – выбытие товара, не связанное с реализацией.
Остаток на конец отчетного периода указывается также цифрами и прописью. Товарный отчет подписывают материально-ответственные лица и лицо, составившее отчет. К отчету также прикладывается «Справка–расчет количества отпущенных лекарственных средств».
III. Движение основных средств, материалов, тары
и других товарно-материальных ценностей
В данном разделе отражается движение основных средств, вспомогательных материалов, топлива, строительных материалов, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, специальной одежды, тары. В таблице выводится остаток на начало отчетного периода (переносится как остаток на конец предыдущего отчетного периода), указывается поступление, выбытие товарно-материальных ценностей, рассчитывается остаток на конец отчетного периода.
Первичными учетными документами, отражающими движение основных средств, являются:
– «Акт о приеме-передаче объекта основных средств» (ф. ОС-1)
– «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств» (ф. ОС-1а)
– «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств») (ф. ОС-4)
– «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств») (ф. ОС-4)
– «Инвентарная карточка учета объекта основных средств» (ф. ОС-6)
– «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств» (ф. ОС-6а)
– «Инвентарная книга учета объектов основных средств» (ф. ОС-6б) и др.
Отчет подписывают материально-ответственные лица и лицо, составившее отчет.
IV. Оборотная ведомость по расчетам с покупателями
по безналичному расчету
Назначение данной таблицы – показать взаиморасчеты аптеки с ОЗ, хозяйственными организациями другими покупателями по безналичному расчету. Основанием для заполнения таблицы являются: «Журнал учета продаж по безналичному расчету», «Реестр выписанных накладных на продажу товаров по безналичному расчету покупателям». В таблице указывается долг в пользу аптеки (дебетовый) или долг за аптекой (кредитовый) на начало месяца, обороты за месяц (сколько перечислено денежных средств и на какую сумму отпущено товара) и выводится остаток на конец месяца (дебетовый или кредитовый).
V. Движение товаров и выручки по подведомственным подразделениям аптеки
Данный раздел представляет собой таблицу, в которой указывается наименование подведомственных подразделений аптеки, адрес, остаток на начало периода, приход от аптеки (за вычетом возврата в аптеку), сдано выручки и реализовано по льготным и бесплатным рецептам, остаток на конец отчетного периода. Раздел заполняется но основании «Товарных отчетов» материально-ответственных лиц.
8. Порядок представления и утверждения отчета
Отчет со всеми документами составляется в двух экземплярах. Он подписывается заведующим аптекой и бухгалтером и передается в централизованную бухгалтерию. Там он проверяется, утверждается и один экземпляр возвращается в аптеку.
План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.
Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
4.7.13. Инвентаризация активов и обязательств в аптеке