в графе 1 - указывается порядковый номер записи;
в графе 2 - указывается дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года";
в графе 4 - указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым в трудовую книжку вносится запись, либо ссылка непосредственно на документ, подтверждающего законность восстановления стажа, с указанием его даты, номера и наименования (наименования вида документа).
Внесение в трудовую книжку записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел (таможенных органах) предусмотрено подпунктом "а" пункта 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Основанием для внесения в трудовую книжку указанной записи, как правило, служит соответствующий приказ (распоряжение) работодателя.
Такой приказ (распоряжение), в свою очередь, издается работодателем на основании надлежащим образом оформленного документа, например военного билета, справки, выписки из приказа об увольнении из органов внутренних дел (таможенных органов), подтверждающего время службы работника. Оформление записи производится с соблюдением общих правил, описанных выше, и предполагает внесение в графы раздела "Сведения о работе" нижеследующих сведений:
в графе 1 - указывается порядковый номер записи;
в графе 2 - указывается дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись: "В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 проходил службу в... (указать конкретно)" (данная формулировка является примерной и в общем случае должна в точности соответствовать формулировке, указанной в документе, на основании которого работодателем был издан приказ (распоряжение));
в графе 4 - указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым в трудовую книжку вносится запись, либо ссылка непосредственно на документ, подтверждающего время службы работника, с указанием даты, номера и наименования (наименования вида документа).
Внесение в трудовую книжку записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров предусмотрено подпунктом "б" п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Основанием для внесения в трудовую книжку указанной записи, как правило, служит соответствующий приказ (распоряжение) работодателя.
Такой приказ (распоряжение), в свою очередь, издается работодателем на основании надлежащим образом оформленного документа, например диплома, справки учебного заведения, выписки из приказа об окончании курсов, подтверждающего время обучения работника. Оформление записи производится с соблюдением общих правил, описанных выше, и предполагает внесение в графы раздела "Сведения о работе" нижеследующих сведений:
в графе 1 - указывается порядковый номер записи;
в графе 2 - указывается дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись: "В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 обучался в (на)... (указать конкретно)";
в графе 4 - указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, в соответствии с которым в трудовую книжку вносится запись, либо ссылка непосредственно на документ, подтверждающий время обучения работника, с указанием даты, номера и наименования (наименования вида документа).
Оформление изменений (исправлений) в записях, совершенных в трудовой книжке.
В процессе ведения трудовых книжек время от времени возникает необходимость в оформлении изменений (исправлений) в ранее совершенных записях. Общий порядок оформления таких изменений (исправлений) определен соответствующими положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. При оформлении изменений (исправлений) в ранее совершенных записях в составе различных разделов необходимо в точности следовать соответствующим предписаниям.
Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о работнике, должно производиться на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других аналогичных документов, как это и предусмотрено пунктом 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В общем случае оформление таких изменений (исправлений) производится по последнему месту работы работника.
На практике это означает, что если у работника в период работы у работодателя, с которым работник по-прежнему состоит в трудовых отношениях, в персональных данных (фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности) произошли изменения, то соответствующие исправления в ранее совершенных записях производит данный работодатель (сотрудник кадрового органа с соответствующими полномочиями). Заметим, что обработку персональных данных работодателю следует производить в соответствии с недавно вступившим в действие Федеральным законом РФ от 29 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
Для внесения изменений (исправлений) работник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением, приложив к нему документы, подтверждающие факт изменения сведений о работнике, либо надлежащим образом оформленные копии этих документов.
Изменения (исправления) в записи, содержащие сведения о работнике, вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. С этой целью одной чертой - по линейке, пастой или чернилами - зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше на свободном месте) записываются верные сведения.
В соответствии с пунктами 2.3 - 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек внесение изменений (исправлений) записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся со ссылкой на наименование соответствующего документа, его номер и дату. Такие ссылки оформляются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (сотрудника кадрового органа с соответствующими полномочиями) и печатью работодателя (соответствующего кадрового органа).
Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Эти изменения (исправления) также производятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о выполняемой работником работе, производится в случае выявления неправильной или неточной записи. В соответствии с пунктом 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек изменение (исправление) такой записи в общем случае должно производиться по месту ее внесения.
Если же неправильная (неточная) запись была внесена в трудовую книжку по прежнему месту работы работника, а выявлена - по новому месту его работы, то ее исправление (изменение) может быть произведено работодателем по новому месту работы на основании надлежащим образом оформленного документа прежнего работодателя (например, справки, копии приказа и т.п.). В том случае, если предприятие, которое произвело неправильную (неточную) запись, реорганизовано, внесение изменений (исправлений) производится правопреемником работодателя, а в случае его ликвидации - работодателем по новому месту работы на основании надлежащим образом оформленного документа.
Необходимо вновь обратить внимание уважаемых читателей на то, что исправленные (измененные) сведения в составе записи о выполняемой работником работе должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (изменены). В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
В соответствии с пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись о выполняемой работником работе производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о работе" трудовой книжки, следующим образом (зачеркивание неточных или неправильных записей в разделе "Сведения о работе" не допускается):
в графе 1 - указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись: "Запись за номером таким-то недействительна" (указанная формулировка соответствует п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). После этого производится правильная запись, например: "Принят по такой-то профессии (должности)";
в графе 4 - повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Аналогичным образом производится внесение исправлений (изменений) записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе. При этом в графу 3 вносится запись: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе".
В случае изменения формулировки причины увольнения в графу 3 вносится запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 и в том и в другом случае делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Оформление изменений (исправлений) в ранее совершенных записях, содержащих сведения о награждении работника, производится в случае выявления неправильной или неточной записи. Изменение (исправление) такой записи в общем случае должно производиться по месту ее внесения. Если же неправильная (неточная) запись была внесена в трудовую книжку по прежнему месту работы работника, а выявлена - по новому месту его работы, то ее исправление (изменение) может быть произведено работодателем по новому месту работы на основании надлежащим образом оформленного документа прежнего работодателя (например, справки, копии приказа и т.п.).
Исправленные (измененные) сведения в составе записи о награждении (поощрении) работника должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (изменены). Исправление (изменение) записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей в соответствии с вышеописанным порядком. Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись о выполняемой работником работе производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки, следующим образом:
в графе 1 - указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись: "Запись за номером таким-то недействительна", после чего производится правильная запись, например: "Награжден (указать правильное наименование награды)...";
в графе 4 - повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в штатном расписании и квалификационных справочниках, производится в случае, если последние влекут за собой возникновение несоответствия в ранее совершенных в трудовой книжке записях. Например, при введении в действие нового (измененного) штатного расписания в его составе могут измениться наименования должностей, на которые ранее были назначены работники предприятия.
Таким образом, между сведениями в составе ранее совершенной в трудовой книжке записи и сведениями в штатном расписании возникнут несоответствия, подлежащие устранению. Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек информация об изменениях, внесенных в штатное расписание, должна быть доведена до сведения соответствующих работников, после чего на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя в их трудовые книжки вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись, содержащую сведения о наименовании должности работника, производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о работе" трудовой книжки, следующим образом:
в графе 1 - указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись: "Наименование должности работника с такого-то числа изменено на такое-то...";
в графе 4 - указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись, например дата и номер приказа, в соответствии с которым введено в действие новое (измененное) штатное расписание предприятия, либо дата и номер штатного расписания (изменения к штатному расписанию) предприятия (с указанием наименования вида документа).
Оформление изменений (исправлений), обусловленных изменениями в учредительных (регистрационных) документах работодателя, производится в порядке, предусмотренном пунктом 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Например, если за время работы работника наименование предприятия изменяется, то в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о работе" трудовой книжки, указывается следующее:
в графе 1 - указывается (арабской цифрой с точкой) порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается (вышеописанным цифровым способом) дата внесения записи;
в графе 3 - вносится запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то";
в графе 4 - указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Необходимо пояснить, что переименование предприятия может явиться как следствием его реорганизации (изменения организационно-правовой формы), так и следствием решения уполномоченного органа, принятого в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством.
Необходимость в оформлении изменений (исправлений), обусловленных изменениями в составе иных сведений, подлежащих внесению в трудовую книжку (дубликат трудовой книжки), может возникнуть, к примеру, в связи с обстоятельствами, предусмотренными пунктом 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Согласно этому пункту при оформлении дубликата трудовой книжки в последний, помимо прочего, вносятся записи, содержащие сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на предприятие, подтвержденном соответствующими документами.