Федеральный Закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» Законом установлен ряд обязанностей для хозяйствующих субъектов, осуществляющих денежные расчеты с населением, предусмотрены правила использования ККТ, требования к ККТ, постановки на учет, порядок ведения документооборота при использовании ККТ.
Приказ Минфина «О формах бухгалтерской отчетности организаций» применяется в части требований по группировке и детализации данных о движении наличных, денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части требований по составлению отчета о движении денежных средств.
2 уровень - стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности.
Положение «О безналичных расчетах в Российской Федерации» определяет порядок правильного отражения в бухгалтерском учете расчетных операций. В положении установлен порядок расчетов платежными поручениями, по аккредитивам, чекам и другим расчетным документам.
«Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» применяется в части порядка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопросов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчетно-кассовом обслуживании.
3 уровень - методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Министерства финансов РФ и других ведомств.
Письмо ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» применяется в части, касающейся организации порядка приема денежной наличности и ее выдачи, порядком оформления кассовых документов; порядком хранения денег, установлением контроля за соблюдением кассовой дисциплины.
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н. Эта инструкция применяется как регулирующая организацию и ведение бухгалтерского учета кассовых операций.
4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются документы по учетной политике предприятия; утвержденные руководителем формы первичных учетных документов, графики документооборота, так же большую роль для организации играет её учетная политика, под учетной политикой организации понимается принятая ей совокупность способов ведения бухгалтерского учета, включающая в себя первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущую группировку и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности. При формировании учетной политики организация имеет право выбрать один из нескольких элементов из каждого способа ведения бухгалтерского учета, допускаемых нормативными документами о бухгалтерском учете в РФ .
1.2 Организация и основные формы денежных расчетов в бюджетном учреждении
Денежные расчеты осуществляются организациями и учреждениями наличными деньгами и в виде безналичных платежей[10,с 48-49].
Безналичные расчеты осуществляются путем безналичных перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, а также с помощью чеков и векселей.
Применение безналичных расчетов позволяет существенно снизить расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более надежную сохранность.
Формы безналичных расчетов избираются организациями самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых организациями с банками.
С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдаёт средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета. Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.
В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесённые в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.
Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдаёт ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.
Платежные поручения представляют собой распоряжение организации, даваемое банку, на перечисление соответствующей суммы с ее расчетного счета на расчетный счет поставщика, финансового органа или другой организации.
Платежными поручениями могут производиться перечисления денежных средств[12,с.31]:
а) за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
б) в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды;
в) в целях возврата или размещения кредитов и займов, депозитов и уплаты процента по ним;
г) по распоряжению или в пользу физических лиц.
В соответствии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг и осуществления периодических платежей. При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика платежные поручения оплачиваются по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством. Платежные требования применяют при расчетах за товары.
Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. В поручении должна быть сделана ссылка на соответствующий закон, исполнительный документ или договор. К поручению должен быть приложен подлинник исполнительного документа или его дубликат.
Расчеты по инкассо - это банковская операция, посредством которой банк по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по поручению от плательщика платежа.
Расчеты по инкассо производятся на основании платежных требований и инкассовых поручений.
Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщика в бесспорном порядке[8,с.55]:
- если бесспорный порядок взыскания установлен соответствующими законами;
- для взыскания по исполнительным документам;
- в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору.
Особенность аккредитивной формы расчетов состоит в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.
Аккредитив - это условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующим условиям аккредитива.
Различают следующие виды аккредитивов: покрытые и непокрытые, отзывные и безотзывные[9,с.54-56].
При открытии покрытого аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.
При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива в порядке, определенном соглашением между банками.
Выплаты по аккредитиву производят в течение срока его действия в банке поставщика в полной сумме аккредитива или по частям при предоставлении поставщиком реестров счетов и транспортных или приемо-сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку документов.
Остаток неиспользованного аккредитива возвращают покупателю и зачисляют на расчетный счет или перечисляют в погашение задолженности по кредиту.
Чек - это расходный платёжный документ, которым оформляется получение денег с расчетного счета. На оборотной стороне чека указывается их целевое назначение (на выплату заработной платы, хозяйственные расходы и т.п.). Чеки выписываются на сумму, не превышающую остатка денежных средств на расчетном счете. Бланки чеков являются бланками строгой отчетности[13, с.69].
Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств (чекодержателя).
При поступлении товаров (оказании услуг) плательщик выписывает чек из книжки и передает представителю поставщика или подрядчика, который становится чекодержателем. Чекодержатель представляет выписанный чек в свое учреждение банка на следующий день со дня выписки для зачисления денег на его расчетный счет.
Все банковские документы заполняются без помарок и исправлений. Подписывать их может строго установленный круг лиц, образцы подписей которых имеются в банке. Право первой подписи принадлежит руководителю организации. А второй - главному бухгалтеру.
Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации.
Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденных Центробанком РФ от 4.10.93г. за №18. Эти нормативные документы предусматривают[14, с.35-36]:
- наличие специально оборудованного помещения кассы, оснащенного охранной сигнализацией;
- ведение кассовой книги и других кассовых документов установленной формы;
- приходование полученных денежных средств в кассу;
- хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;
- расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в чеке;
- осуществление платежей по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами в пределах установленной ЦБ РФ суммы;
- хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации.
Помещение кассы должно быть изолировано, во время совершения операции двери в кассу должны быть заперты с внутренней стороны.
Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которому запрещается их оставлять в условленных местах, передавать посторонним лицам.
Учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителей организации. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.
Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировочные и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3-х рабочих дней в период выплаты заработной платы, пособий, пенсий, премий.
Если в кассе оставлены наличные деньги сверх установленного лимита, организация может быть оштрафована, а на руководителя налагается административный штраф.
Лимит устанавливается ежегодно. Для этого в банк необходимо представить соответствующий расчет. Бланк расчета можно взять в банке. Размер лимита может быть пересмотрен и в течение года, при этом необходимо написать письмо в банк. Письмо пишется в произвольной форме с указанием причин, по которым изменяется лимит. К письму прилагается новый расчет на установление лимита. Если сумма лимита несогласованна с банком, то он считается равным нулю. В этом случае вы будете обязаны сдавать в банк всю денежную наличность.
При наличии в кассе "сверхлимитной" наличности, деньги в банк не сдаются, их можно выдавать в подотчет своим работникам, которые могут либо использовать их на приобретение товарно-материальных ценностей, либо вернуть в кассу. Да и выдавать в подотчет можно только работнику, который отчитался по ранее выданным деньгам. При этом ограничений на суммы, выдаваемые, под отчет законодательство не устанавливает.
Выдавая деньги из кассы, надо помнить о предельном размере расчетов наличными. Расчеты наличными деньгами между организациями ограничены - 100000 руб. по одной сделке (указание ЦБ РФ от 14.11.2001г. №1050-9).
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.