Внутриорганизационные процессы
Введение
Процесс представляет собой определенную совокупность действий, направленных на преобразование ресурсов в результаты, которые чаще всего выступают в виде продукции или услуг.
Актуальность данного реферата обусловлена тем, что каждое предприятие на современном этапе представляет собой совокупность процессов, отсутствие которых означает, что организация не функционирует.В любой организации одновременно протекает большое число процессов, различающихся как по своему назначению, так и по основным характеристикам.
Целью данного реферата является изучение основных внутриорганизационных процессов: принятия решений, лидерства и руководства, а также коммуникации. В соответствии с целью можно поставить следующие задачи:- изучение процесса принятия решений, его основных элементов и методов;- рассмотрение основных направлений процесса организационной коммуникации;
- изучение вопросов лидерства, влияния и власти в организации;
- рассмотрение процесса руководства, выявление основных стилей осуществления данного процесса.
Структурно реферат состоит из содержания, введения, двух глав, заключения, списка литературы.
Первая глава данного реферата включает изучение таких процессов, протекающих в организации как принятие решений и внутриорганизационные коммуникации. Особое внимание уделяется этапам и методам принятия решений, а также элементам и направлениям коммуникаций.
Во второй главе рассмотрены вопросы лидерства и власти в организациях, выявлены основные стили руководства, применяемые в организациях.В заключительной части работы представлены выводы по теме, а именно о том, какую роль в организации выполняют рассмотренные процессы, а также, что представляет собой организация как совокупность внутриорганизационных процессов.
1. Процесс принятия решений и коммуникации в организациях
лидерство внутриорганизационный процесс
Процесс принятия решений: этапы и методы.
Классификация решений
Руководители тратят значительную часть времени на принятие управленческих решений. Во многих случаях от этих решений зависят реальные возможности достижения целей организации, ее эффективная деятельность. Оценка работы руководителя производится исходя из числа и значимости принятых им решений. О характере принимаемых в организациях решений свидетельствуют данные таблицы 1.1.
Таблица 1.1 - Классификация решений, принимаемых организацией
Решения можно оценивать как хорошие или плохие по любому из двух общих критериев.
1. Соответствие объективным требованиям к хорошему решению в то время, когда оно принимается.
2. Правильность решения, выявляемая позднее. Соответствие решения общему критерию предполагает, что указанное решение действенное и прагматичное, четко определяет, что, когда и как будет сделано по проблеме; выработано в интересах достижения целей организации; осуществлено эффективно, т. е. его реализация приносит организации определенную выгоду. За выявлением проблемы и установлением ее причин следует стадия поиска информации и альтернатив решения.
Способы выбора решения среди альтернатив делятся на удовлетворительные и максимизационные. В первом случае решение призвано просто удовлетворить возникшую потребность, во втором - из большого числа альтернатив выбирается наилучшее решение. Сам процесс выбора может опираться на рациональные доказательства, интуитивные представления и на комбинацию того и другого.За актом принятия решения следует передача его для реализации, организация его поддержки, ассигнование необходимых ресурсов, создание системы обратной связи.
Попытки оптимизации решений привели к разработке нового специфического математического аппарата и возникновению таких областей математики, как линейное программирование, теория больших систем, общая теория систем и др.
Если в условиях определенности используются в основном стандартные, оправдавшие себя на практике методы и приемы принятия решений, то при неопределенности чаще всего привлекаются опыт, интуиция, творческие способности руководителей.Принято различать способы принятия решений в зависимости от того, на что ориентировано лицо, принимающее решение:
-рациональный, когда весь процесс обоснования решения нацелен на максимальный результат;
- административный, когда в рамках полномочий руководителя принимается решение, удовлетворяющее минимальным требованиям;
- интуитивный, когда при принятии решений руководствуются аналогиями, словесными концептуальными ассоциациями, предвидением.
Рациональный способ предусматривает, что рассматриваются все альтернативы, как и последствия, которые могут возникнуть в каждом возможном случае. Выбор падает на ту альтернативу, которая обеспечивает максимальный выигрыш. Использование административного способа принятия решения выражается в том, что руководитель исследует альтернативы до тех пор, пока не обнаруживает удовлетворительного решения, т. е. обеспечивающего достижение цели на минимальном уровне. Он выбирает первую альтернативу, которая отвечает поставленным целям. Этот выбор ограничен ценностями, опытом и уровнем подготовки руководителя. Если у руководителя нет альтернатив, которые удовлетворяют минимальному уровню поставленных целей, он снижает значение этого уровня и принимает первую альтернативу. Он руководствуется только конкретными обстоятельствами ситуации и своими полномочиями.
При интуитивном способе принятия решения отсутствует систематический подход к выбору альтернатив. Этот способ часто используется творческими личностями. Исследования показывают, что характеристики этих индивидуумов включают большую потребность в независимости, деловой эгоизм, эрудицию, широкие интересы.Кто должен принимать решение: индивидуум или группа? Существует несколько возможных схем:
-руководитель может принимать решение один;
- решение может быть принято руководителем после консультации с другими;- те, на кого влияет решение, могут принимать его как группа (руководитель при этом выступает как один из членов группы).
При групповом принятии решения обеспечивается участие тех, кого решение касается, и повышается их готовность осознанно выполнять решение. Облегчается координация последующей работы, улучшаются коммуникации, увеличивается разнообразие рассматриваемых альтернатив, расширяется объем используемой информации.
Группы лучше всего использовать для принятия решений, когда особенно важна точность. Оперативность важнее в одних ситуациях, точность - в других. Группа часто более точна, чем индивидуум. Не менее важна сплоченность группы с признанной координационной ролью руководителя. Имеется немало ситуаций, когда решение требует многих навыков и опыта, которые не могут быть присущи одному человекуПрибегая к помощи квалифицированных консультантов, руководитель выбирает промежуточный между групповым и индивидуальным способ принятия решений. Этот способ позволяет использовать потенциал группы для своевременного решения назревших проблем.
Рассмотрев процесс принятия решений, перейдем к изучению не менее важного для организации процесса - организационных коммуникаций. Этому посвящен следующий раздел данного реферата.
1.2 Процесс коммуникаций, элементы и направления организационных коммуникаций
Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него. Основной целью коммуникационного процесса является донесение конечной информации до ее получателя. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон. Обмен информацией происходит тогда, когда одна сторона передает информацию, а другая принимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.Чтобы лучше понять процесс обмена информацией, условия его эффективности, назовем элементы и стадии процесса коммуникаций. В процессе обмена информацией выделяют четыре элемента.
1. Отправитель - субъект задумавший передать информацию.2. Сообщение. Смысл и значение сообщения представляют собой идеи отправителя, факты, ценности, чувства и отношения. При этом отправитель рассчитывает, что сообщение будет получено с тем же значением, которое в него заложено.
3. Канал, средство передачи информации. С его помощью она направляется к заданному адресату. Каналами могут быть телефонная линия, радиоволна, воздух, передающий устную речь, компьютерные сети, каналы доставки письменной корреспонденции и т. д. Если канал в момент передачи или обмена информацией связывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть.
4. Получатель, лицо, которое получает информацию.
Этапами обмена информацией являются зарождение идеи, сообщения; кодирование и выбор канала.передача - использование канала для доставки сообщения; декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя.
Кодирование - это преобразование передаваемой информации с помощью символов в послание или сигнал, который может быть передан. Формами кодирования выступают речь, текст, рисунок, поступок, жест, улыбка, интонация и т. д. Отправитель также выбирает канал, совместимый с формой кодирования;
Декодирование включает восприятие послания, его интерпретацию и оценку. Эффективное декодирование предполагает понимание идеи получателем, что означает, что смысл сообщения для отправителя и получателя одинаков. Эффективность обмена информацией повышает обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются местами и ролями, и процесс коммуникации осуществляется в обратном порядке, проходя все этапы обмена информацией. Обратная связь - это реакция получателя на сообщение отправителя и учет этой реакции отправителем.
Организации могут выступать в виде связи с внешней средой; вертикальных и горизонтальных коммуникаций в рамках организации; неформальных коммуникаций; коммуникационных сетей.
Каждая из этих форм предполагает использование устной или письменной форм коммуникаций.
Вертикальные коммуникации осуществляются понисходящей или восходящей формальным линиям между руководителями и подчиненными и могут вовлекать в процесс обмена информацией несколько уровней в организации. По нисходящим коммуникациям передаются сообщения о целях и стратегиях, текущих задачах, новых процедурах и правилах, и предстоящих изменениях в организации, обратная связь по результатам деятельности и др. По восходящим коммуникациям поступают сообщения о возникающих проблемах, идеях и предложениях, отчеты о результатах деятельности и другая контрольная информация, жалобы и просьбы и т.д.
Горизонтальные коммуникации представляют собой обмен сообщениями между разными отделами, подразделениями, находящимися на одном уровне в организации, и между коллегами по работе внутри этих подразделений. Цель этих коммуникаций - координация и кооперация работы взаимосвязанных подразделений, решение проблем внутри отделов, консультирование друг друга.
Неформальные коммуникации не связаны ни с формальными каналами, ни с иерархией в организации. Они возникают спонтанно, не по предписанию руководства, являются случайным обменом информацией между людьми при встрече и соединяют всех сотрудников организации. Существует два типа неформальных каналов: слухи («виноградная лоза») и «выходы в народ».
Слухи представляют собой непроверенные сведения, обычно циркулирующие внутри организации (внутренние толки) или во внешней среде организации (внешние толки). Слухи позволяют сотрудникам восполнить информационный вакуум, уточнить решения руководства.«Выходы в народ» - это такая форма коммуникаций, при которой руководитель даже высшего звена не довольствуется только письменными отчетами своих непосредственных подчиненных, а предпочитает получать информацию о жизнедеятельности компании из «первых рук», из разговоров с рядовыми сотрудниками.
Изучив процессы принятия решений и коммуникаций в организации, нам удалось выяснить, что эти процессы оказывают значительное влияние на ее деятельность. В следующей главе данного реферата мы считаем необходимым, рассмотреть вопросы лидерства, влияния и власти, которые также являются частью внутриорганизационного процесса.
2. Власть в организациях
2.1 Лидерство, влияние и власть
Понятие лидерства используется с давних времен применительно к разным сферам - политике, военной области, организациям. Соответственно этому существуют различные определения лидерства, в которых подчеркиваются его черты, наиболее важные в данной сфере.Современная теория концентрирует внимание на трех важных вопросах, раскрывающих суть лидерства как феномена социального воздействия:
- кто может оказывать воздействие на людей: только должностные лица, имеющие власть и соответствующие полномочия в организации, или все члены вне зависимости от занимаемых должностей?- можно ли влиять на людей преднамеренно, имея в виду достижение специфических целей группы или организации?
- должно ли быть добровольным согласие тех, на кого оказывается воздействие?В теории лидерства не поддерживается миф о лидерах как изолированных героях, которые сверху руководят своими организациями. Исследования и реальная практика показывают, что указания, спущенные с верхнего уровня вниз, даже при их выполнении не повышают уровень кооперации и сотрудничества, а создают атмосферу страха, недоверия и конкуренции между работниками. А это не позволяет в полной мере использовать их человеческий потенциал.