Применение контрольно-кассовых машин регламентировано ФЗ от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Использовать ККМ для расчетов с населением обязаны все организации (в том числе физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица) в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг.
Исключение составляют организации, которые в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий, организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин» от 30.06.1993 г. №745 (ред. от 08.08.2003) входят в перечень организаций, освобожденных от обязанности использовать ККМ.
Безналичные расчеты осуществляются через банки, в которых юридические лица имеют банковские счета. В некоторых случаях в безналичных расчетах участвуют банки, в которых отсутствует счет юридического лица, осуществляющего платежи, либо лица, получающего платеж (например, инкассо, чеками).
Наиболее часто используемыми формами безналичных расчетов являются:
- расчеты платежными поручениями;
- расчеты чеками;
- расчеты по аккредитиву;
- расчеты по инкассо.
Предприятиям и организациям, осуществляющим безналичные расчеты, предоставлено право отзыва расчетных документов. Для этого необходимо представить в банк заявление в двух экземплярах, составленное в произвольной форме, с указанием всех необходимых реквизитов.
Согласно ст. 862 ГК РФ при осуществлении безналичных расчетов стороны по договору вправе выбрать и закрепить в договоре такие формы, как расчеты платежными поручениями, чеками, по аккредитиву и по инкассо.
В российском деловом обороте преобладают расчеты платежными поручениями.
2.3 Организация работы с неплатежными, сомнительными и имеющие признаки подделки денежными знаками
При приеме и обработке денежной наличности кассовые работники организаций осуществляют контроль за платежностью и подлинностью денежных знаков Банка России на основании признаков платежеспособности банкнот и монеты Банка России и оперативной информации, получаемой от территориальных учреждений Банка России.
В случае выявления сомнительных или имеющих признаки подделки денежных знаков при приеме от клиента наличных денежных средств полистным (поштучным) пересчетом кассовый работник оформляет справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков (задержании денежных знаков, имеющих явные признаки подделки) в двух экземплярах. Один экземпляр справки о приеме на экспертизу с оттиском печати кассы выдается клиенту, другой помещается в кассовые документы.
Сомнительные денежные знаки сдаются на экспертизу в расчетно-кассовый центр в установленном порядке. Так же можно сдать в кредитную организацию сомнительные денежные знаки для их передачи на экспертизу в расчетно-кассовый центр Банка России. Сомнительные денежные знаки принимаются организацией по заявлению и описи, составленными клиентом. В заявлении указываются: наименование организации, адрес, общая сумма сдаваемых на экспертизу денежных знаков, способ получения суммы сдаваемых на экспертизу денежных знаков в случае признания их платежеспособными, дата и подпись клиента.
О выявлении денежных знаков, имеющих признаки подделки, кассовый работник организации немедленно ставит в известность заведующего кассой, который незамедлительно извещает о факте обнаружения указанных денежных знаков орган внутренних дел.
Экспертиза сомнительных денежных знаков производится в течение пяти рабочих дней со дня их поступления в расчетно-кассовый центр. По результатам проведения исследований сомнительных денежных знаков кредитной организации выдается акт экспертизы. Акт экспертизы подписывается экспертом и заведующим кассой.
Если в результате проведенной экспертизы установлено, что сомнительный денежный знак является поддельным, он передается расчетно-кассовым центром в территориальные органы внутренних дел.
Если в результате проведенной экспертизы сомнительные денежные знаки признаются платежеспособными, их сумма зачисляется на расчетный счет организации.
3. РЕВИЗИЯ ЦЕННОСТЕЙ И ПРОВЕКА ОРГАНИЗАЦИИ КАССОВОЙ РАБОТЫ
Цель проверки кассовой дисциплины и ревизии -- выявление нарушений при обращении с наличностью и материальными ценностями, а также недопущение сокрытия недостач денег или их излишков. Для ревизии и проверки кассовой дисциплины создается специальная комиссия. Однако ее состав данным актом не определен -- указывается лишь, что он утверждается на основании распорядительного документа банка. При этом важно знать, что в число проверяющих не могут быть включены лица, работающие с деньгами или ценностями, в отношении обращения с которыми производится проверка.
По результатам проведения ревизионных и проверочных мероприятий принимаются различные меры по устранению выявленных недостатков. Их перечень в Положении также не оговаривается.
Ревизия банкнот, монеты и других ценностей в операционной кассе организации (филиала) производится:
* Не реже одного раза в квартал, а также ежегодно по состоянию на 1 января;
* При смене или временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей;
* В других случаях по усмотрению руководителя организации.
Ревизия банкнот, монеты и других ценностей производится по распорядительному документу организации (филиала) комиссией, состав которой определяется указанным распорядительным документом. Один из членов комиссии назначается ее руководителем.
Ревизия осуществляется внезапно без предварительного оповещения должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, и членов комиссии.
Ревизия проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность скрытия хищений и недостач денег и ценностей.
О произведенной ревизии ценностей составляется акт за подписями всех работников, участвовавших в ревизии, и должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.
В акте о произведенной ревизии должны быть приведены следующие данные:
* Суммы денег и ценностей, числящиеся на день ревизии по бухгалтерскому учету и в книгах учета ценностей;
* Фактическая сумма ценностей;
* Обнаруженные при ревизии излишки и недостачи денег и ценностей, а также нарушения порядка ведения кассовых операций;
* Особые замечания членов комиссии, если эти замечания имеются.
Результаты проведенной ревизии или проверки рассматриваются руководителем организации, и даются указания должностным лицам, ответственным за сохранность ценностей, по устранению выявленных недостатков. Материалы ревизий и проверок хранятся у руководителя организации в отдельном деле.
3.1 Ответственность за нарушения кассовой дисциплины
Соблюдение кассовой дисциплины является неотъемлемым элементом бухгалтерского учета. К кассовой дисциплине относится: корректное ведение кассовой документации, кассовых операций и работы с денежной наличностью в соответствии с нормативными документами.
Проверки соблюдения кассовой дисциплины условно можно разделить на внутренние и внешние. Внутри организации это делают путем проведения инвентаризации денежных средств и внезапных ревизий кассы. Для проведения инвентаризаций и ревизий кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия.
Внешние проверки проводят банки, с которыми заключен договор обслуживания и налоговая инспекция в случае поступления от банка информации о нарушениях кассовой дисциплины. Банки должны проверять соблюдение кассовой дисциплины не реже одного раза в два года. Длительность проверки и проверяемый период нормативными документами ЦБ РФ не установлены.
Перед началом проверки необходимо убедиться в наличии всех кассовых документов и надлежащем их оформлении, так как сначала банк отправляет письмо с предупреждением о проверке и просьбой собрать необходимые документы.
Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней проверки или с начала деятельности организации) так и перед новой проверкой, компании необходимо проверить полноту оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка. Для этого сравнивают записи в кассовой книге и данные выписок банка по суммам и срокам.
Компания обязана соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждение банка.Лимит остатка наличных денег в кассе может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета (п. 2.5, глава 2 Положения 14-П). Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, но только для выдачи заработной платы, выплат социального характера, стипендии, и срок хранения не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.
При внутренних проверках, во время внезапных ревизий составляется акт ревизии наличных денежных средств , при проведении инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме № ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств".
При внешних проверках, банком составляется Справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (по форме № 0408026), которую подписывают руководитель и главный бухгалтер со стороны организации и уполномоченный представитель банка. Этот документ оформляется в нескольких экземплярах: в двух экземплярах, если нарушений не выявлено; в трех экземплярах, с направлением одного в налоговый орган для привлечения организации к ответственности, если нарушения имели место.
К ответственности могут быть привлечены как сама организация, так и соответствующие должностные лица (руководитель, главный бухгалтер и кассир). Санкциями для организации является штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ В 1С
Кассовые операции - операции связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Для осуществления расчетов наличными денежными средствами предприятие имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организация использует счет 50 «Касса». Поступление и расход денежных средств и бланков строгой отчетности оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами с последующим составлением отчета кассира по их движению.
Приходный кассовый ордер служит для оформления операций поступления в кассу организации наличных денежных средств.
Расходным кассовым ордером (РКО) оформляются операции по выдаче денежных средств из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в бухгалтерии, а затем передается в кассу для выдачи наличных денежных средств.
При создании нового документа РКО программа автоматически заполняет некоторые отдельные поля значениями по умолчанию. Указывается сумма, подлежащая выплате по данному РКО.
Для зачисления на расчетный счет рублевых средств в качестве корреспондирующего счета следует указать счет 51 «Расчетный счет», а как объект аналитики - тот счет из справочника «Банковские счета», на которые средства поступили. При проведении документ «Расходный кассовый ордер» формирует проводку Дт 51 Кт 50.1 на сумму внесенной наличности.
При получении банковской выписки следует сформировать документ «Выписка». Списание денежных средств с расчетного счета вводится в выписке отдельной строкой, в которой следует выбрать вид движения «Списание (произвольный счет)» и в качестве корреспондирующего счета указать счет 50.1 «Касса в рублях». По этой строке проводка сформирована не будет и проведение выписки сопровождается сообщением: «Проводки по кассе формируются только кассовыми документами».
4.1 Проведение кассовых операций в 1C: Бухгалтерия
Поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым орденом (сокращенно ПКО), выплаты - Расходным кассовым орденом (сокращенно РКО). Для выплаты заработной платы и т.п. следует предварительно формировать платежную ведомость или расчетно-платежную ведомость, даже если выплаты производятся одному человеку. Документооборот может вестись в бумажном или электронном варианте. В последнем случае документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью. По итогам дня на основании ПКО и РКО формируется кассовая книга. Если в течение дня движения средств по кассе не было, формировать кассовую книгу за этот день не надо.