Існують формальні й неформальні організаційні комп'ютерні інформаційні системи. Формальні системи опираються на прийняті й упорядковані дані й процедури збору, зберігання, виготовлення, розповсюдження і використання цих даних.
Неформальні інформаційні системи засновані на неявних угодах і неписаних правилах поведінки. Немає ніяких правил, що є інформацією або як вона буде накопичуватися й оброблятися. Такі системи необхідні для життя організації. До інформаційних технологій вони мають досить віддалене відношення.
Хоча комп'ютерні інформаційні системи використовують комп'ютерні технології, щоб переробити неперевірені відомості в значущу інформацію, існує відчутне розходження між комп'ютером і комп'ютерною програмою, з одного боку, і інформаційною системою - з іншого. Електронні обчислювальні машини і програми для них - технічна підстава, інструментальні засоби та матеріали сучасних інформаційних систем. Комп'ютери забезпечують устаткування для зберігання і виготовлення інформації. Комп'ютерні програми, або програмне забезпечення, є наборами керівництва по обслуговуванню, які управляють роботою комп'ютерів. Але комп'ютери - тільки частина інформаційної системи.
Відповідно до ознакою класифікації за рівнем державного управління автоматизовані інформаційні системи діляться на федеральні, територіальні (регіональні) і муніципальні інформаційні системи, які є інформаційними системами високого рівня ієрархії в управлінні.
Інформаційні системи федерального значення вирішують завдання інформаційного обслуговування апарату адміністративного управління і функціонують в усіх регіонах країни.
Територіальні (регіональні) інформаційні системи призначені для вирішення інформаційних завдань управління адміністративно-територіальними об'єктами, розташованими на конкретній території.
Муніципальні інформаційні системи функціонують в органах місцевого самоврядування для інформаційного обслуговування фахівців і забезпечення обробки економічних, соціальних і господарських прогнозів, місцевих бюджетів, контролю та регулювання діяльності всіх ланок соціально-економічних областей міста, адміністративного району.
Загалом можна сказати, що з позиції
ділового бачення інформаційна система являє собою організаційні й управлінські
рішення, засновані на інформаційних технологіях, у відповідь на виклик, що
посилає навколишнім середовищем. Розуміти інформаційні системи - це не означає
бути грамотним у використанні комп'ютерів, менеджер повинен більш широко
розуміти сутність організації, управління і технологій інформаційних систем і
їхня можливість забезпечити вирішення проблем у діловому навколишньому
середовищі.
.3 Особливості застосування
інформаційних технологій в організаціях різного типу
Інформаційні технології є основною складовою інформаційної системи організаційного управління та безпосередньо пов'язані з особливостями функціонування підприємства або організації. Ковальов визначає вибір стратегії розвитку в організації автоматизованої інформаційної технології наступними факторами:
Областю функціонування підприємства або організації;
Типом підприємства чи організації;
Виробничо-господарської чи іншою діяльністю;
Прийнятої моделлю управління організацією або підприємством;
Новими завданнями в управлінні;
Існуючої інформаційної інфраструктурою.
Основоположним чинником для побудови інформаційної технології з прив'язкою її до прийнятої моделі управління та існуючої інформаційної інфраструктурі є область функціонування об'єкта. Так само на формування технології обробки інформації впливає тип організації. В організаціях різного типу в залежності від вимог до вирішення завдань управління економічним об'єктом формується технологічний процес обробки інформації. При впровадженні інформаційних систем організаційного управління та технологій основними критеріями також є величина організації та область її функціонування. З урахуванням цих критеріїв робиться вибір програмно-апаратного забезпечення інформаційної технології вирішення конкретних функціональних завдань, на основі яких приймаються відповідні управлінські рішення.
Для вивчення особливостей застосування ІТ на різних підприємствах всі організації умовно можна розділити на три великі групи - малі, середні і великі.
. На малих підприємствах різних сфер діяльності інформаційні технології, як правило, пов'язані з вирішенням завдань бухгалтерського обліку, накопиченням інформації по окремих видах бізнес процесів, створенням інформаційних баз даних за спрямованістю діяльності фірми та організації телекомунікаційного середовища для зв'язку користувачів між собою та з іншими підприємствами та організаціями . Персонал малих підприємств працює в середовищі локальних обчислювальних мереж різної топології з організацією автоматизованого банку даних для концентрації інформаційних ресурсів підприємства.
Індивідуальні програми та функціональна інформація фахівців малого підприємства локалізуються на рівні автоматизованих робочих місць або робочих станцій локальної обчислювальної мережі, а автоматизований банк даних використовується для ефективної інформаційної підтримки роботи верхньої ланки управління.
Тому на малих підприємствах найбільш доцільна організація комбінованої інформаційної технології, яка поєднує в собі розподілену обробку даних з централізацією інформаційних ресурсів в автоматизованому банку даних.
В якості центральної обчислювальної системи, реалізованої для організації автоматизованого банку даних, використовуються UNIX-сервер, мейнфрейм або суперкомп'ютер.
Комбінована мережева організація автоматизованої інформаційної технології має такі переваги:
Економія експлуатаційних витрат;
Можливість ефективної реалізації архітектури «клієнт-сервер»;
Висока адаптивність до вимог користувачів за рахунок широкого спектру варіантів поєднання апаратних і програмних засобів.
Однак концентрація системи навколо єдиного серверу не завжди є кращим рішенням, так як існують жорсткі обмеження на кількість клієнтів, підключених до сервера. Збільшення числа клієнтів призводить до уповільнення реакції системи. Крім того, в сучасних умовах функціонування підприємства або організації для вироблення оптимального управлінського рішення необхідно централізовано вирішувати різнопланові завдання, починаючи з традиційних бізнес додатків типу програм бухгалтерського обліку і закінчуючи завданнями оцінки комерційного ризику з використанням систем штучного інтелекту. Практика показує, що змішувати весь спектр подібних завдань в одному комп'ютері неефективно, а спроби обійти зазначені обмеження за рахунок нарощування обчислювальної потужності центрального сервера призводять до різкого збільшення фінансових витрат. Тому подібне комбіноване побудова автоматизованої інформаційної технології та організація локальної обчислювальної мережі з одним інформаційним вузлом концентрації цілком себе виправдовують тільки при реалізації на малих підприємствах.
. У середніх організаціях велике значення для управлінської ланки грають функціонування електронного документообігу і прив'язка його до конкретних бізнес процесам. Для таких організацій характерні розширення кола розв'язуваних функціональних завдань, пов'язаних з діяльністю фірми, організація автоматизованих сховищ та архівів інформації, які дозволяють накопичувати документи в різних форматах, припускають наявність їх структуризації, можливостей пошуку, захисту інформації від несанкціонованого доступу. Виробляється нарощування можливостей різних форм організації зберігання і використання даних: розмежування доступу, розширення засобів пошуку, ієрархія зберігання та класифікації.
Для виключення різних проблем пов'язаних з перевантаженням в організації інформаційної технології середніх підприємств використовується кілька серверів у різних функціональних підрозділах підприємства. Так, локальна обчислювальна мережа середніх підприємств являє собою дворівневу обчислювальну мережу, на верхньому рівні якої організована комунікаційна середовище для обміну інформацією між локальними серверами, а на нижньому рівні - підключення локальних обчислювальних мереж різної топології кожного функціонального підрозділу до локального сервера для забезпечення користувачам взаємного обміну інформацією і доступу до корпоративних ресурсів.
. У великих організаціях інформаційна технологія будується на базі сучасного програмно-апаратного комплексу, що включає телекомунікаційні засоби зв'язку, багатомашинні комплекси, розвинену архітектуру «клієнт-сервер», застосування високошвидкісних корпоративних обчислювальних мереж. Корпоративна інформаційна технологія великого підприємства має, як правило, трирівневу ієрархічну структуру, організовану у відповідності зі структурою територіально роз'єднаних підрозділів підприємства: центральний сервер системи встановлюється в центральному офісі, локальні сервери - у підрозділах і філіях, станції клієнтів, організовані в локальні обчислювальні мережі структурного підрозділу , філії або відділення - у персоналу компанії.
Таким чином, можна зробити висновок,
що те, як будуть організовані інформаційні технології на підприємства, в першу
чергу залежить від розмірів його інформаційної системи, тобто кількості
оброблюваної інформації необхідної для успішного функціонування і розвитку.
Інформаційна система ж формується виходячи з області функціонування об'єкта,
типу, організаційної структури і розмірів.
РОЗДІЛ 3. ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА
.1 Характеристика підприємства
Для проведення дослідження в галузі застосування інформаційних технологій розглянемо підприємство, що відноситься до швейної промисловості - «Сінара», відкрите акціонерне товариство, юридична особа.
В даний час ВАТ «Сінара» спеціалізується на пошитті верхнього одягу і є найбільшим виробником чоловічих костюмі.
В даний час асортимент продукції досить великий. Чоловічий асортимент включає: костюми трійки, пальто, куртки, сорочки, брюки, піджаки, жилети, краватки, кашне, кепі, метелики - все це з різних видів матеріалу. Жіночий асортимент складають: зимові, утеплені, демісезонні пальта, жакети, блузки, спідниці, капелюхи. Дитячий асортимент за різноманітністю не поступається дорослому. Освоєно курточна-плащової асортимент. Також є і побічна виробництво: тапочки кімнатні, рукавиці, валики малярські, мішки для сміття. Приймаються спец. замовлення.
Місія організації: «Ми будемо намагатися забезпечити повне задоволення потреб покупців, адже саме для них ми і працюємо; будемо працювати на благо наших акціонерів, які довірили нам свій капітал; на благо наших співробітників, чесно і віддано працюють на нашому підприємстві; на благо всього суспільства ».
Цілі: - Завоювання нових ринків;
Зниження витрат виробництва в порівнянні з основними конкурентами;
Збільшення щорічного обсягу продажів;
Підвищення якості продукції;
Задоволення потреб в одязі наших клієнтів.
При розгляді даної організації як системи, можна виділити наступні її елементи (підсистеми): фінанси, виробництво, кадри, маркетинг і збут. Від того, наскільки ефективно функціонують і взаємодіють між собою окремі підрозділи, залежить результат діяльності самого підприємства.
Цілі даних підсистем:
Маркетингової - вивчення споживчих потреб з метою підвищення конкурентоспроможності наявної продукції і створення нової;
Виробничої - безпосередньо виготовлення продукції;
Збутової - просування товарів на ринок;
Фінансової - ведення обліку виробничого процесу, проведення економічного аналізу з метою виявлення резервів зростання прибутку і зниження витрат;
Кадрової - організація трудового процесу на підприємстві.
Структура управління організацією - блочно-цільова. Структура системи управління, прийнята на ВАТ «Сінара» відноситься до ієрархічного типу з «сильними зв'язками», в якій елемент нище рівня підпорядкований одному вузлу вищестоящого. Дану структуру можна так само охарактеризувати як функціональну, так як система ділиться на блоки, що мають чітко окреслені завдання. У структурі системи управління можна виділити такі традиційно функціональні блоки, як блок маркетингу та збуту, блок економіки і фінансів.
Тип організації:
По взаємодії із зовнішнім середовищем - органічна;
По взаємодії підрозділів - лінійно-функціональна;
По взаємодії з людиною -
корпоративна.
.2 Види інформації, використовуваної
на підприємстві
Як вже говорилося вище, в залежності від джерела отримання інформація поділяється на зовнішню і внутрішню.
Розглядаючи дане підприємство як систему, відзначимо, що, на вході підприємство отримує із зовнішнього середовища матеріальні, трудові, фінансові, енергетичні, інформаційні ресурси. При цьому під матеріальними ресурсами, які надходять на «Сінара», розуміються тканина, фурнітура, оздоблювальні матеріали і т.д.; під трудовими ресурсами - кадри, в якості інформаційних ресурсів виступають відомості про учасників ринку: споживачів, постачальників, конкурентів, посередниках.
Для отримання інформації про споживачів розглядаються нами підприємством ВАТ «Сінара» використовуються різні методи. Відділом маркетингу проводяться регулярні маркетингові дослідження у формі анкет і опитувань, вивчаються споживчі переваги, дається оцінка продукції споживачами. Дані анкети пропонуються до заповнення відвідувачам фірмових магазинів ВАТ «Сінара». Як відомо, саме через роздрібну торгівлю виробник отримує інформацію про попит на товар, будучи найбільш чутливим індикатором регулювання обсягів виробництва.
Отримана інформація надходить у відділ маркетингу та ретельно аналізується з метою отримання на виході маркетингових планів роботи підприємства.
Також інформація про потенційних споживачів надходить з офіційних джерел інформації - статистичних органів, засобів масової інформації, і т.п. у формі соціальних, демографічних, економічних, поведінкових і інші показників. Інформація даного виду стосується, перш за все, динаміки заробітної плати по Новосибірську і області, а також по всіх містах, що входять в мережу розповсюдження продукції ВАТ «Сінара», середньодушового доходу, прожиткового мінімуму. Дана інформація також ретельно аналізується для орієнтації на той чи інший сегмент споживчого ринку та встановлення відповідної цінової політики.
Крім інформації про споживчому ринку величезну цінність для підприємства представляє інформація про ринок робочої сили у вигляді статистичних даних, даних, що надаються службою зайнятості г.Новосибирска у відповідь на запити про заповнення вакантних робочих місць, інформація з інституту легкої промисловості про випускників, бажаючих працювати на ВАТ «Сінара». Інформація про конкурентів надходить із звітів, опублікованих ними (якщо такі публікуються) у засобах масової інформації, мережі Інтернет, статистичних органів, рекламно-інформаційних джерел.
Не менш важливою є інформація, що надходить з державних органів влади: податкової інспекції, міської адміністрації, що стосується зміни законодавства, оподаткування і т.д.
Від посередників інформація надходить у формі звітів про обсяги реалізованої продукції та її асортимент, а також напрямках реалізації, як вже існуючих, так і принципово можливих.
Внутрішня інформація.
Перш за все, необхідно відзначити вертикальний характер руху інформації на даному підприємстві. Від підлеглих інформація надходить безпосередньому керівнику у формі звітів про виконану роботу, виконаних завдань, планам. Від керівників підлеглим інформація надходить у формі розпоряджень, наказів, планів, завдань і т.п.
У функціональному відношенні наявну інформація на ВАТ «Сінара» можна представити в наступному вигляді.
Інформація виробничої підсистеми представлена у вигляді звітів з виконання плану, асортименту, шлюбу тощо
Інформацію фінансової підсистеми можна представити у вигляді звітності: бухгалтерських балансів, звітів про рух коштів, про прибутки і збитки; фінансових планах, даних по заробітній платі.
Інформація кадрової підсистеми: дані про продуктивність праці, графіки робочого часу, режими праці та відпочинку.
Важливе значення для діяльності всього підприємства має інформація, що стосується динаміки продажів у загальному і по окремих асортиментних групах, що надходить від роздрібних магазинів, оптовиків і від філій ВАТ «Сінара» за межами м. Новосибірська.
Керівництво «Сінара», як акціонерного товариства, надає своїм акціонерам щорічний інформаційний звіт про результати діяльності підприємства за рік. Але необхідно відзначити, що дана інформація доступна тільки для акціонерів, ніде не публікується і не афішується, що суперечить основним принципам корпоративного управління.