Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
23
Рисунок 1.2 Общий Реестр заказов
2. Платежная ведомость. В данный внутренний документ
записывается вся информация о суммах договоров, и платежах клиентов.
Например, если клиент внес всю сумму, то в колонки долг на дату монтажа
автоматически выставляется 0 рублей, если есть долг, то в ведомости
отобразиться сумма долга и дата когда он должен быть погашен. Исходя из
данных ведомости платежей формируются отчеты о объемах товарооборота за
месяц, квартал, полугодия или год. Все данные и отчеты так же переноситься в
архив. В таблицу заносятся данные клиента об оплате и сроках погашения
задолженности. В Левом верхнем углу занесена сегодняшняя дата по формуле:
=СЕГОДНЯ(). (1.3)
Если клиент внес 100% оплату, то информация о нем как о должнике
заноситься в поля клиент сумма договора, предоплата по договору, но сразу во
всех остальных колонках прописываются 0. Если же у клиента имеется
задолженность то необходимо вносить дату погашения задолженности, на этом
этапе в колонке дата платежа прописывается формула:
=ЕСЛИ(Значение в ячейке 0;Занесеннаядата;Текущая дата) (1.4)
Данная формула проверяет, если в ячейку не было занесена дата платежа,
то автоматически дата меняется на текущую дату.
В случае если дата платежа уже превысила срок погашения
задолженности или все еще не наступила, то согласно договору, подписанному с
клиентом (можно договор добавить в приложения если есть
смысл) рассчитывается пеня для клиента, в этой ситуации используется 2
формулы:
24
=ДНЕЙ360(Дата платежа;Текущая дата) - рассчитывает количество дней
просрочки и формула (1.5)
=ОД *0,5%*КД (1.6),
где ОД- остаток долга, 0,5% - процент по просрочке по ней и
высчитывается размер пени которую клиент должен выплатить, КД- количество
дней просрочки
Он прибавляется к сумме основного долга. На одном листе заносятся
должники за текущий месяц и должники с просрочкой платежа.
3. Форма отчета менеджера. Форма отчета менеджера заполняется
персонально каждым менеджером по продажам каждого 30го числа за
предыдущий месяц, и подается на проверку и подписание Административному
руководителю, а затем и руководителю для начисления заработной платы за
прошедший период времени. Таким образом, можно оценить общую картину
сбыта продукции за каждый прошедший месяц. Отчеты передаются в
бухгалтерию, и храниться там совмести с зарплатными ведомостями. В этих
документах заносятся все суммы заказов по всем направлениям деятельности
компании в разные стороны, в зависимости от суммы оборота менеджер подает
отчет с данными о продажах за текущий месяц и рассчитывает свой
ориентировочный процент.
Формула расчета по каждому направлению выглядит следующим образом:
ДМ = Е * Х % + Н, (1.7)
где Х это расценка менеджера п в зависимости от направления ( от 1 до 7
%), Наценка в случае достижения оборотов продаж ( для каждого направления
индивидуально на пример для плитки 800 тыс. руб., для потолков 250 тыс. руб.,
жалюзи 200 тыс. руб.) составляет + 15 % к продажам менеджера. Затем после
расчета по всем направлениям бухгалтерия проверяет суммы продаж и
фактическое существование клиентов и рассчитывает общую заработную плату
по формуле:
ЗП = ОКЛАД + МЧ (% по каждому направлению) + ПЧ (1.8)
Премиальная часть выплачивается в 2х случаях: 1й Менеджер 3 и более
месяцев подряд увеличивает объем продаж; 2й Офис совершает оборот более
1 200 тыс. руб.
25
4. Заявки и общий реестр заявок. Документ созданный для заказов
комплектующих со склада. Менеджер по продажам составляет заявку на
штучные комплектующие (для продажи в офисе), на рекламную продукцию и
канцтовары необходимые для оформления договоров и жизнедеятельности
офиса. Эти заявки также принимает Административный руководитель и отдаёт
распоряжения на отгрузку со склада и доставку (при наличии заявленных
позиций на складе) либо оформляет заявку на закупку необходимого товара у
поставщиков продукции.
Затем вся информация о необходимом товаре заносится в общий реестр
заявок для отслеживания наличия необходимого товара в точке продаж и
дальнейшего планирования закупок. Заявка представляет собой таблицу, в
шапке которой занесена информация об офисе продаж от которого поступила
эта заявка. Так же там указывается количество и цена проданной и отпущенной
продукции из офиса продаж для отслеживания точного остатка продукции. И
прописывается Новое количество необходимых изделий в данный офис. Здесь
формулы позволяют рассчитать авто сумму проданной продукции, рассчитать
сумму реализованной продукции из офиса, а также отследить был ли возврат по
браку.
Данная заявка не храниться в электронном виде у менеджеров, а после
отправки только распечатывается и подшивается в папку заявок. Но данная
заявка автоматически рассчитывает цены по прайс-листу, т.е. в электронной
таблице на первом листе заявка на комплектующих, а со второго листа прайс
лист. Формула для расчета цены выглядит примерно следующим образом:
С * К = Р (1.9)
После объединения всех заявок у административного руководителя
складывается картина о продажах комплектующих и необходимости увеличения
либо уменьшения их поставок в конкретный офис.
5. Заявки на заказ продукции. Менеджер по закупкам получает заявки
от Административного руководителя и составляет план закупок товаров и
комплектующих. Все изделия, изготавливающиеся на заказ отравляются в
работу на завод, в то время как менеджер по закупкам планирует расход
материалов со склада. Все заявки формируются в понедельник и отправляются
26
поставщикам, в течении 3х рабочих дней поставщики обрабатывают заявку и
отгружают на склад не позднее пятницы. Таким образом, все заказы находятся
на складе в срок и это позволяет проводить монтажи согласно заранее
составленному графику.
Для упрощения заказа и отслеживания наличие комплектующих на складе
в компании существует заявка на заказ продукции и ведомость остатков на
складе менеджер по закупкам заносит в них соответствующую информацию.
Например, в заявки на заказ продукции менеджер вносит количество
необходимых материалов, их цвет тип и т.д., в этом документе прикреплено
коммерческое предложение поставщика, что позволяет рассчитывать стоимость
заказанного материала и общую стоимость всей заявки:
М * С * К * х = ИЕ;(1.10)
где материал, М – материал, С – цена за 1 метр, С- цена это стоимость за
погонный метр, К- количество это необходимое количество материала, х -это то
в каких объемах материал отпускается.
График доставки позволяет спланировать проводимые работы у клиента,
не позднее даты истечения договора. Сбыт продукции в компании ООО «Восток
Дон», заключается не только в факте продаже товара, но и предоставления
качественных услуг и товара. Сделка считается состоявшейся при условии, что
клиент доволен, а акт-приема передачи товара подписан. В данный документ по
принципу, как и в платежной ведомости, так как в договоре прописаны
ответственность обоих сторон, в том числе и материальная, фирма не должна
срывать сроки проведения работ. По этому также в таблице с помощью формулы
MicrosoftExcel:
=СЕГОДНЯ() (1.11)
занесена текущая дата, далее идет информация о фамилии и имени
клиента, о его адресе и количестве конструкция, цена (как это было описано
выше) и срок выполнения заказа, формула:
=ЕСЛИ(Значение в ячейке 0;Занесеннаядата;Текущая дата) (1.12)
Данная формула проверяет если в ячейку не было занесена дата
исполнения, то автоматически дата меняется на текущую дату.
27
В случае если дата платежа уже превысила срок погашения
задолженности или все еще не наступила, то согласно договору рассчитывается
неустойка, в этой ситуации используется 2 формулы:
=ДНЕЙ360(Дата выполнения ;Текущая дата) (1.13)
- рассчитывает количество дней просрочки и формула
=Сумма договора*0,2%*Количество дней просрочки;(1.14)
по ней и высчитывается размер неустойки перед клиентом. Как правило
такие ситуации регулируются скидками на следующий заказ..
6. Карточки поставщиков имеют все необходимые данные о
поставщиках и их ценах формируются цены для продажи, прайс-листы и
регламенты работы компании. Исходя из собранной информации о поставщиках,
менеджер по закупкам может приобрести наиболее выгодные материалы для
последующей продажи клиенту. Для этого все прайс-листы поставщиков
добавляются к их карточкам, для более удобного заполнения заявок. Как
правило все карточки содержаться в одной таблице Excel, с помощью поиска
менеджер по закупкам находит все интересующие его цены, затем выбирает у
какого поставщика выгоднее сделать заказ, затем открывает его бланк заявок и
заполняет его.
7. Прайс-листы формируются исходя из цен поставщиков. Прайс
формирует Административный руководитель, согласовывает с Руководителем и
рассылает в точки продаж. Для стимуляции спроса и повышения показателей
сбыта Руководитель и Административный руководитель раз в месяц формируют
скидки для клиентов и создают специальные коммерческие предложения.
Стандартный прайс-лис включает в себя все предоставляемые услуги и
материалы. На услуги цены созданы были еще в 2008 году, и с тех пор только
подвергаются корректировкам: например, для удорожания услуг на 10%
используется формула:
СУ + 10% = НС(1.15)
С комплектующими дело обстоит по другому, их цены зависят от цен
поставщиков, штучные комплектующие имеют наценку в 100%, а материалы,
отпускаемые в погонных метрах от 30 до 60% в зависимости от спроса на
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695