Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства на ООО "Руф монтаж сервис"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
11
1.1.2 Организационная структура управления ООО «Руф монтаж
сервис»
ООО «Руф монтаж сервис» - это организация с вертикальной
структурой управления, то есть имеет несколько уровней контроля.
Организационная структура показывает зону ответственности каждого
отдельного сотрудника и его отношения с другими сотрудниками, если все
отношения организационной структуры применяются правильно, они
приводят к гармоничному сотрудничеству и общему желанию для
достижения целей и задач, поставленных для организация.
Организационная структура компании ООО «Руф монтаж сервис»
линейная (рис. 1.1).
Рисунок 1.1 – Организационная структура ООО «Руф монтаж
сервис»
Генеральный директор:
организует работу ООО «Руф монтаж сервис»;
Генеральный директор
Инженерная
служба
Главный инженер
Инженер
Инженер-
техник
Строительные
бригады
Планово-
экономический
отдел
Финансовый
директор
Экономист
Бухгалтерия
Коммерческая
служба
Коммерческий
директор
Менеджер по
сбыту
Отдел
материально-
технического
снабжения
IT-отдел
Руководитель
IT-отдела
Системный
администратор
Сетевой
администратор
Программисты
Отдел
делопроизводства
Юридический
отдел
12
несет ответственность за состояние трудового коллектива;
распоряжается имуществом компании;
издает приказы в соответствии с трудовым законодательством,
принимает и увольняет служащих.
Отдел делопроизводства выполняет:
предварительное рассмотрение и подготовка отчета для
руководителя по документам, полученным компанией;
составление и оформление документов по заданию руководителя
компании;
аналитическую работу над документами по указанию руководителя;
получение и регистрация корреспонденции;
распространение документов по структурным подразделениям,
доставка документов в структурные подразделения компании;
обработку документов, отправленных из компании;
оформление входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам
организации;
подготовку документов для подачи руководству;
контроль правильности оформления документов;
подготовку документов для передачи в архив компании.
Коммерческий директор:
выполняет организацию работы менеджеров своего отдела;
составляет графики работ менеджеров;
контролирует сбыт и поставку продукции компании;
организует работу с клиентской базой.
Главный инженер:
организует деятельность отдела;
обеспечивает безопасные условия труда подчиненных работников,
следит за соблюдением всех законов и нормативных актов по охране труда.
13
Планово-экономический отдел:
выполняет работу по учету (учет основных средств, товарно-
материальных ценностей, затрат на реализацию продукции, расчетов с
поставщиками и покупателями за предоставленные услуги и т. д.);
совершает необходимые операции с налогами и сборами,
страховыми взносами в государственные внебюджетные социальные фонды,
платежами в банки, начислением заработной платы рабочим и служащим,
другими выплатами;
готовит отчетность по всем подразделениям компании, оформляет
документацию в соответствии с установленным порядком для передачи в
архив.
Деятельность организации регулируется нормативными актами,
утверждаемыми руководством предприятия, законами РФ.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС ООО «Руф
монтаж сервис»
Техническая архитектура информационной системы предприятия
представлена на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2 – Техническая архитектура компании
14
Таблица 1.1
Состав персональных компьютеров компании
Наименование
Характеристика
Процессор:
от 3 ГГц
Материнская плата:
GigaByte или подобного типа
Оперативная память:
от 2 Гб
Жёсткий диск:
от 1 Тб
Видеокарта:
GeForce или Radeon
Тип привода
DVD+-R/RW/D
Корпус:
от 500 Вт
Монитор
от 21 дюйма
Прочие устройства
Клавиатура;
Мышь;
Сетевые платы
Программное обеспечение предприятия – это набор программ для
реализации целей и задач информационной системы, а также работы
компьютерной системы.
Организация ООО «Руф монтаж сервис» использует следующее
программное обеспечение:
1. Операционная система Microsoft Windows 7/8/10.
2. Операционная система Microsoft Windows Server 2019.
3. СУБД Microsoft SQL Server 2019.
4. Браузер Google Chrome.
5. Пакет приложений Microsoft Office 2010.
6. Программный пакет Консультант Плюс.
7. Антивирус Kaspersky Internet Security 2019.
8. Программа бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия 8.3.
Программная архитектура информационной системы предприятия
представлена на рисунке 1.3.
15
Рисунок 1.3 - Программная архитектура компании
За отсутствием автоматизации делопроизводства, информация
находится в основном на бумажных носителях и частично в файлах MS
Excel.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации делопроизводства ООО «Руф
монтаж сервис»
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Электронный документооборот на предприятии создается для
выполнения следующих задач:
1. Автоматизировать процесс работы с документами для организации
учета документов, используемых в деятельности предприятия, и
предоставления сотрудникам удобного доступа к документам.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1697