21
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Документ, как информационный носитель [9], является основой
управления, и эффективность его определяется производством и
потреблением информации. в настоящее время бумажные документы все
больше заменяются на электронные.
Вопрос автоматизации процессов электронного документооборота
становится довольно актуальным. К определённому моменту зрелости,
компания видит необходимость в формализации своих бизнес-процессов и
внедрении средств их автоматизации.
Объём информации в современном мире растёт в геометрической
прогрессии. Изменение спроса на неё диктует свои условия и предъявляет
новые требования к тому, как должна быть организована в компании
функция обслуживания документооборота. Службам делопроизводства
приходится адаптироваться к новым требованиям в системе работы с
электронными документами.
Такие службы выполняют большую и важную роль, и, сегодня
результат их деятельности можно оценить состоянием документационной
системы на предприятии.
Эффективная организация работы сотрудника с электронными
документами в зависит от оснащенности средств вычислительной техники и
применения специализированного прикладного программного обеспечения.
Автоматизация делопроизводства предоставляет возможность создания
разделов системы, которые будут ответственны за хранение реквизитов и
статусов документов. Так же это будет экономить время работы персонала,
так как позволит более быстро найти требуемые документы.
Автоматизация документооборота дает возможность разграничить
пользование системой среди сотрудников компании. Это необходимо для
того, чтобы обеспечить надежную защиту данных от некорректных