Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства на ООО "Руф монтаж сервис"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
16
2. Автоматизировать работу с входящими, исходящими и внутренними
документами компании для сопровождения документации руководства,
которая включает документирование и организацию работы с официальными
документами. В то же время необходимо обеспечить автоматизированное
перемещение и обработку документов на всех этапах: их подготовка,
согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и решений для
исполнения, а также контроль за выполнением заданий.
3. Автоматизировать бизнес-процессы документооборота, включая
различные операции, которые выполняют сотрудники и пошаговую
автоматизированную обработку документов.
Схема документооборота рассматриваемого процесса
делопроизводства показана на рис.2
Рисунок 1.4 – Схема документооборота компании ООО «Руф
монтаж сервис»
Входящая документация является документацией других организаций.
Исходящие документы - это документы, которые отправляются на другие
предприятия. Исходящая документация - это документы, которые несут
1. Поступление
входящих документов и
регистрация их в Отделе
делопроизводства
2. Исполнение и определенная
доработка первичных
документов на предприятии
3. Поступление
первичных документов
в бухгалтерию
4. Обработка
документов в
бухгалтерии
5. Обеспечение
текущего хранения
документов
6. Передача документов на
хранение в архив предприятия, а
затем в государственные архивы
Стадии обработки
документов в бухгалтерии
Стадии документооборота
компании «Руф монтаж сервис»
1. Проверка документов по
форме, арифметическая, по
существу
2. Оценка в денежной форме каждой
операции, отраженной в документах
(таксировка или калькулирование)
3. Запись на документах
бухгалтерских проводок
4. Включение документов в
учетные регистры
17
информацию, произведенную предприятием для передачи ее другим
организациям: письма, сертификаты, отчеты, заказы, телеграммы,
телефонные сообщения и т. д.
Если документ создается в самой организации, то возникает
внутренняя схема прохождения документа (инициация - выполнение -
согласование - утверждение - регистрация). Каждый документ в процессе
перемещения должен пройти три операции: оформление, контроль
выполнения, помещение в архив. Чтобы избежать путаницы с документами,
каждая операция должна выполняться один раз.
На рисунке 1.5 представлена IDEF0-модель среды (контекстная
модель) деятельности отдела делопроизводства по обработке документов.
Рисунок 1.5 – Контекстная диаграмма «Организация
делопроизводства компании «Руф монтаж сервис»«
Далее выполняем декомпозицию полученной диаграммы на три
выполняемые работы, что отражено на рис.1,6.
18
Рисунок 1.6 – Диаграмма декомпозиции «Организация
делопроизводства компании «Руф монтаж сервис»«
Выполним декомпозицию работ этого уровня (рис. 1.7-1.9).
Рисунок 1.7 – Диаграмма декомпозиции работы «Обработать
входящую корреспонденцию»
19
Рисунок 1.8 – Диаграмма декомпозиции работы «Обработать
документы подразделением работы с корреспонденцией»
Рисунок 1.9 – Диаграмма декомпозиции работы «Обработать
документы исполнителем»
Автоматизация деятельности отдела делопроизводства значительно
ускорит прохождение документов по всем уровням делопроизводства и
увеличит производительность работы отдела и организации в целом.
20
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
Автоматизация делопроизводства компании ООО «Руф монтаж
сервис» является достаточно сложным проектом, в ходе реализации которого
может быть несколько проблем, правильное решение которых зависит от
успеха создания, внедрения разработанной системы электронного
документооборота и ее дальнейшей эксплуатации.
Одной из таких проблем является то, что из-за большого числа
различных законодательных и нормативных документов, которые касаются
конкретных процессов и систем компании, есть то, что на каждом этапе
разработки программы требуется уточнить и реализовать для конкретной
версии для каждой системы. Эта проблема должна быть решена на основе
применения итерационной модели разработки СЭД.
Следующая проблема, которая может возникнуть в ходе внедрения
системы электронного документооборота в компании, состоит в том, что
бизнес-процессы компании организованы таким образом, чтобы документ
мог пройти через несколько отделов. Как правило, различные отделы имеют
различные уровни готовности в процессе автоматизации. Такое
распределение может привести к тому, что время для реализации проекта
потребуется гораздо больше. Для того, чтобы исключить возможность этой
проблемы, необходимо организовать предпроектное обследование, в ходе
которого даются рекомендации для облегчения настройки уровня
подготовленности различных отделов по внедрению электронного
документооборота. Обеспечить консультации по организации каналов связи с
клиентами, модернизацию серверов и персональных компьютеров,
использовать опыт предыдущего успешного внедрения СЭД в компаниях
подобного типа.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1697