Материал: Автоматизация документооборота для решения задач организационного управления в ООО "Башкирская концессионная компания"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
58
Рис. 2.1 Информационная модель системы
59
Вышеприведенная информационная модель иллюстрирует работу
информационной системы, которая функционирует следующим образом.
Администратор заводит сотрудников используя справочники «Сотрудники»
и «Должности» и определяет права доступа в системе каждому пользователю.
Сотрудник в свою очередь регистрирует документы используя справочник
«Типы документов» и модифицируя таблицу Документы.
Со стороны руководителя происходит формирование резолюции с
использованием таблицы документы и заполнением таблицы Резолюции.
Информационная модель состоит из трех областей – первая область, в
которой происходит заполнение справочников, вторая область, в которой
показана, как осуществляется работа с документами, и третья область, где
указано, каким образом осуществляется получение выходных документов.
В первой области основываясь на входных документах администратор
заполняет следующие справочники:
Подразделения
Пользователи
Роли пользователей
Номенклатура
Виды документов
Заполнение справочников происходит с использованием соответствующих
форм.
Во второй области используются экранная форма регистрация папки и
документа. В результате информация о документах и папках сохраняется в
справочниках.
В третей области администратор и пользователь системы получает на экран
состав справочников, а также список документов и папок. При этом используются
данные из всех справочников системы и таблицы Документы. При необходимости
данные документы можно вывести на печать.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
60
В качестве входной информации в разработанной информационной системе
документооборота используются документы и сведения:
Перечень подразделений предприятия;
Список сотрудников предприятия;
Номенклатура дел.
Данные документы вносятся в систему вначале ее работы.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 2.4.
Таблица 2.4
Перечень используемых справочников
№
пп
название
справочника
ответственный
за ведение
средний объём
справочника в
записях
среднюю
частоту
актуализации
средний объем
актуализации,
%
1
Структура
подразделения
Администратор
30
1 раз в месяц
10
2
Группы
доступа
Администратор
10
1 раз в год
10
3
Пользователи
Администратор
100
1 раз в год
10
4
Номенклатура
Пользователь
200
1 раз в год
25
5
Папки
Пользователь
250
ежедневно
25
6
Адреса
Пользователь
150
ежедневно
10
7
Файл
Пользователь
100
ежедневно
10
Справочник «Структура предприятия» содержит наименование всех
подразделений предприятия.
На рисунке 2.2 приведен макет формы справочника «Структура
предприятия».
61
Рис. 2.2 Макет формы справочника «Структура предприятия»
Макет формы справочник «Роли» пользователей включает наименование
роли пользователя, а также определенные права на чтение, добавление или
удаление документов, файлов, папок представлены на (рис. 2.3).
Рис. 2.3 Макет формы справочника «Роли пользователей»
62
В макет формы справочника «Пользователи» содержатся следующие
сведения(рис. 2.4):
Имя пользователя
Фамилия ;
Имя и отчество;
Подразделение;
Должность;
Рис. 2.4 Макет формы справочника «Пользователи»
Макет формы справочника «Номенклатура дел» (рис.2.5) составляется в ходе
использования номенклатуры дел бумажного документооборота и содержит
следующие реквизиты:
Наименование;
Номер тома;
Количество страниц;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1504