Материал: Автоматизация документооборота для решения задач организационного управления в ООО "Башкирская концессионная компания"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
83
Ключевую информацию о входящих, исходящих и внутренних документах
можно получить на закладке Обзор в карточке каждого сохраненного документа.
Сводная информация отображает ключевые реквизиты документа, некоторые из
которых являются гиперссылками. Например, гиперссылка Состояние открывает
окно состояний документа.
Рис. 2.5 Список документов «Договор о материальной
ответственности»
Листинг основных программных модулей приведен в Приложении.
84
3 Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Каждая организация, внедряя информационную систему, желает изменить
что-то в лучшую сторону в существующем положении дел: сделать более
эффективными бизнес-процессы, получить новые возможности для развития
бизнеса, решить какие-то проблемы, достичь нового качества. Любые изменения
в сложном организме современной компании неизбежно приводят к изменению
экономических показателей этой компании.
Внедрение и использование системы электронного документооборота имеет
очень высокую экономическую эффективность, так как изначально
предназначается для повышения эффективности использования рабочего времени
сотрудников. Необходимость внедрения СЭД истекает из проблем, связанных с
использованием его в бумажном воплощении длительное время согласования
документов (до нескольких недель и даже месяцев), затрудненные коммуникации
между структурными подразделениями, нарушение сроков подготовки ответов на
входящие документы, риски утраты важных документов, длительное время
поиска документов в архивах и т.п. При таких симптомах на интуитивном и
эмоциональном уровне обычно очевидно, что в компании назрел переход к
современным технологиям электронного документооборота.
Расчет эффективности будет исходить из экономии времени на обработку
документов. По данным статистики, при неавтоматизированном
документообороте работники офиса в среднем тратят до 60 % рабочего времени
на поиск, ожидание, согласование, отправку и прочие рутинные операции с
документами.
После внедрения информационной системы электронного
документооборота:
Уменьшается время затрачиваемое на поиск документов
Не требуется ожидание документов так-как они доступны сразу всем
пользователям системы
85
При согласовании документов весь процесс проходит в реальном
времени и легко прослеживается
Сокращается время на подготовку стандартных отчетов о движении
документов
Возможно обеспечение удаленной работы пользователей, что
позволяет продолжать работу с документами при отсутствии
сотрудника в офисе.
Основным методом расчета экономической эффективности при внедрении
информационных систем является расчет совокупной стоимости владения (Total
Cost of Ownership – ТСО). ТСО это затраты на приобретение, внедрение и
использование информационных систем. При этом следует учитывать
первоначальные и последующие затраты как единое целое. В модели ТСО
разработанной компанией Microsoft затраты делятся на прямые и косвенные.
Прямые затраты имеются в любом проекте внедрения информационных
систем так как и других нам необходимо оборудование на котором будет работать
система. Для работы СЭД необходим как минимум один сервер, сканер, принтер.
Кроме аппаратного обеспечения требуется системное программное
обеспечение, например, операционные системы и системы управления базами
данных. Расходы на программное обеспечение также зависят от многих факторов
так например стоимость серверного программного обеспечения зависит от
используемого «железа» и одновременно работающих в системе пользователей.
Очевидно, что закупкой аппаратного и программного обеспечения дело не
ограничивается, необходимо учесть расходы на саму СЭД и лицензии на рабочие
места, настройку, обучение пользователей и технических специалистов. Также
придется оплачивать обновление платформы.
Помимо прямых затрат можно выделить также и косвенные затраты,
относящиеся как непосредственно к проекту внедрения, так и к стадии
последующей эксплуатации системы. Косвенные затраты на стадии проекта
внедрения, как правило, индивидуальны и специфичны для каждого заказчика.
Это могут быть затраты на сопутствующую внедрению СЭД оптимизацию
бизнес-процессов, на внесение необходимых изменений во внутренние
нормативные документы компании, на обновление ИТ-инфраструктуры или
86
внесение инициированных появлением новой системы изменений в другие
компоненты корпоративного информационного ландшафта. Можно учесть также
финансовые потери, связанные с отвлечением от основной деятельности
пользователей и технических специалистов, проходящих обучение. На стадии
эксплуатации к косвенным затратам можно отнести, например, затраты на подбор
и удержание квалифицированного персонала с уникальными или редкими
компетенциями по используемым технологиям.
В нашем случае мы уже имеем практически все необходимое программное и
аппаратное обеспечение включая лицензии на 1С сервер и рабочие места так как
они были закуплены нами при внедрении финансовой системы на базе той же
платформы. По этой причине в рассматриваемом случае мы при расчете
экономической эффективности будем исходить из снижения затрат времени на
выполнение работы. Сравним результаты обработки информации при
существующем бизнес процессе и после внедрения информационной системы.
Для расчета трудовых затрат используются следующие показатели:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год:
Т=Т
0
-Т
1
(3.1.1)
где Т
0
– годовая трудоемкость обработки информации при базисном
варианте;
Т
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
):
K
т
=(Т/Т
0
)*100 (%) (3.1.2)
3. индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
T
):.
Y
т
=Т
0
/Т
1в
(3.1.3)
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных
затрат (C) , коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К
C
)
индекс снижения стоимостных затрат (Y
C
):
1. Показатель снижения стоимостных затрат
С=С
0
-С
1
(3.1.4)
87
где С
0
– годовая стоимость обработки информации при базисном варианте;
С
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
Коэффициент эффективности по затратам:
K
c
=(С/С
0
)*100 (%) (3.1.5)
Индекс изменения стоимостных затрат
Y
c
=С
0
/С
1
(3.1.6)
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок
окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Т
ок
),
рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Ток = КП /C (3.1.7),
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
А также расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1/Ток (3.1.8)
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Руководствуясь выбранным методом можем произвести расчет
экономической эффективности внедряемой информационной системы. В первую
очередь мы должны рассчитать стоимость часа работы для сотрудника. Для этого
возьмем среднюю заработную плату сотрудников как 50000 рублей, 40 часовую
рабочую неделю и 4 недели в месяце:
50000/(40*4)=312 руб/час.
Основной объем документооборота составляют входящие и исходящие
документы, учитывая, что средний объем документа составляет в среднем 20
док/строк, а в день обрабатывается примерно.
Рассчитаем время, затрачиваемое на проведение типовых операций и
количество операций, производимых в день. Данные представлены в таблице 3.1
Сравнение затрат рабочего времени в день, на выполнение типовых
операций над документами до и после внедрения системы автоматизации.
Таблица 3.1
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1504