Материал: Автоматизация документооборота для решения задач организационного управления в ООО "Башкирская концессионная компания"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
88
Выполняемая операция
Среднее время
выполнения до
внедрения СЭД,
мин.
Среднее время
выполнения
после
внедрения СЭД,
мин.
ежедневное
Суммарны
е
затраты
времени до
внедрения СЭД,
чел/мин
Суммарные
затраты
времени после
внедрения СЭД,
чел/мин
Регистрация входящего
документа
5
2
10
50
20
Регистрация
внутреннего документа
5
2
3
15
6
Регистрация
исходящего документа
5
2
5
25
10
Размножение
документа по
резолюции
5
0
6
30
0
Подготовка типовых
отчетов
60
2
1
60
2
Поиск документов с
известными
атрибутами
10
2
5
50
10
Поиск документов с
неизвестными
атрибутами
120
2
3
360
6
Подготовка типового
документа
120
20
1
120
20
Согласование типового
документа
120
60
1
120
60
Организация и
подготовка совещаний
120
60
1
120
60
Выдача напоминаний о
приближении срока
исполнения документа
10
0
5
50
0
Передача документа на
исполнение или
ознакомление
5
0
5
25
0
Преобразование
бумажного документа в
электронный вид
0
3
2
0
6
Итого:
585
155
48
1025
200
Итого (час)
9,75
2,58
48
17,08
3,33
89
В результате получим совокупное время, затрачиваемое сотрудниками до и
после внедрения СЭД
Кроме того, надо учесть, что без использования информационной системы
весь документооборот происходит в бумажном виде и требуется закупка
канцтоваров основную статью в которых составляет бумага для оргтехники. На
данный момент затраты на канцтовары в Обществе примерно составляют 3000
рублей в месяц что в час составляет около 19 рублей.
При работе с использованием системы электронного документооборота
нужно учесть также амортизацию компьютерной техники. Расчет амортизации
проведем с использованием наиболее распространенного метода – линейного.
Таким образом если взять стоимость используемых ноутбуков в 60000 срок
амортизации 25 месяцев. С учетом этого срока эксплуатации ежемесячно на
расходы организации будет уходить 4% его первоначальной стоимости т.е.:
60000*0,04 = 2400 руб/мес. или примерно 15 руб/час.
Тогда операции технологического процесса при базовом и проектном
варианте за год и их характеристики представлены в таблице 3.1 и таблице 3.2
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации:
Т=17,08 -3,33=13,75 часов
Коэффициент снижения трудовых затрат
K
т
=(13,75/17,08)*100=85 %
Показатель снижения стоимостных затрат в год
С=1307900 - 252000-=1055900 рублей
Для расчета затрат на работы по проектирование и внедрение системы
возьмем среднюю заработную плату работников, занятых на проекте это
системный администратор и специалист АДО примерно 50000, а также срок
разработки примерно 1 мес.
Т
ок
= 100000/1055900 =10,559 месяцев.
На рис. 3.1. приведена диаграмма сравнения стоимости затрат обработки
информации до и после внедрения системы электронного
документооборота..
90
Таблица 3.2
Сравнение характеристик затрат до и после внедрения СЭД.
№
п/
п
Наименование
операций
технологическо
го процесса
решения
комплекса задач
Суммарные затраты
времени до внедрения
СЭД, час в день
Суммарные затраты
времени после внедрения
СЭД, час в день
Средняя заработная плата
в час
Руб.
Часовая стоимость
накладных расходов
(руб/час)
Часовая амортизация (руб
в час) при машинной
обработке
Стоимостные затраты
до внедрения ИС (в день)
Стоимостные затраты
после внедрения ИС (в
день)
Стоимостные затраты
до внедрения ИС (год)
Стоимостные затраты
после внедрения ИС (год)
Типовые
операции
17,08
3,33
300
19,00
15,00
5 449,58
1 050,00
1 307 900,00
252 000,00
91
Рис. 3.1 Диаграмма сравнения стоимости затрат обработки информации до
и после внедрения системы электронного документооборота.
0,00 ₽
200 000,00 ₽
400 000,00 ₽
600 000,00 ₽
800 000,00 ₽
1000 000,00 ₽
1200 000,00 ₽
1400 000,00 ₽
Стоимостные затраты до и после внедрения СЭД
Стоимостные затраты до и после внедрения системы
электронного документооборота
92
Заключение
Благодаря внедряемой системе, Общество сможет осуществлять свою
деятельность намного эффективнее. Это позволит сократить время на выполнение
ежедневных операций с документами благодаря переносу их в электронное
пространство.
В первой главе были рассмотрены теоретические аспекты проекта,
характеристики и организационная структура организации ООО «БКК. Также
было изучено имеющееся техническое и программное оснащение организации.
В аналитической части я также провел всестороннее изучение предметной
области, определили необходимость автоматизации выбранной задачи. В
заключении были выбраны инструменты для реализации проекта.
В практической части были описаны информационные системы и построены
модели информационной системы. Кратко описали подходы к описанию
жизненного цикла программного обеспечения, которые существуют на данный
момент и выбрали подходящий для нашего проекта. Также описали основные
технологии, которые были использованы в проекте.
В результате расчета экономической эффективности было определено, что
после внедрения СЭД трудозатраты предприятия, связанные с
документооборотом, снизятся на 85%.
Сокращение трудозатрат подразумевает сокращение времени на обработку
информации в следствии того что большинство операций происходят
автоматически, и мы получаем уже готовый результат.
Также сократилось время на поиск, создание, регистрацию и обработку
документов, передачу документов между подразделениями и подготовку
различных отчетов.
Помимо очевидных результатов внедрения СЭД, можно отметить и другие
положительные эффекты. Такие как оптимизация бизнес-процессов, увеличение
качества и сокращение сроков принятия решений.
После внедрения системы и ухода от бумажных носителей возросла
эффективность взаимодействия сотрудников из разных отделов.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1504