Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО "Касторама рус"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
52
Защита базы данных обеспечивается использованием алгоритмов
шифрования данных. Резервное копирование осуществляется созданием
резервных копий системы лицом, ответственным за обеспечение
информационной безопасности.
Защиту от хищения данных злоумышленниками обеспечивает пропускная
система контроля доступа в служебные помещения организации. Защита от порчи
данных регламентируется Политикой информационной безопасности, которая
принята в организации.
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель представляет собой новый вариант организации
предметной области. Она содержит в себе [12]:
полный перечень информации, необходимой для решения
поставленной задача;
отражение перечисленной информации на всех типах носителей;
описание процесса преобразования информации, от получения
первичной переменной и условно-постоянной информации, и заканчивая
получением файлов с результатной информацией и выдачей ее пользователю;
комплекс исходных первичных документов и описание того как они
распределяются по задачам;
источники и способы получения первичной информации;
состав файлов с первичной, условно-постоянной, промежуточной и
результатной информацией;
информационная потребность для каждой задачи комплекса;
адресаты выдачи и получения результатной информации.
На рисунке 13 представлена информационная модель.
ИС
Спр.
Сотрудник
Спр. Вид
документа
Документ
Спр.
Подразделение
Форма
ввода
данных
Форма
сохранения
документа
Спр.
Должность
Спр.
Подразделение*
Спр.
Сотрудник*
Форма
редактирования
справочников
Спр. Статус
документа*
Спр. Вид
документа*
Спр.
Должность*
Стадия
документа
Спр.
Категория
секретности*
Документ*
Стадия
документа*
Отчет о состоянии
документов
Пользователь
Файл*
Спр. Статус
документа
Спр. Категория
секретности
Право доступаРоль
Файл
Форма
загрузки
документа
Версия
документа*
Маршрут*
Администратор Пользователь
Маршрут
Организация
Версия
документа
Организация*
Роль* Право доступа*
Администратор
Рисунок 13. Информационная модель
54
Источником информации для функционирования системы управления
документооборотом являются следующие категории пользователей: пользователь и
администратор. Все перечисленные группы пользователей осуществляют ввод
данных в систему.
В базе данных проектируемой системы будут следующие таблицы со
справочной информацией: сотрудник, должность, подразделение, вид документа,
категория секретности и статус документа. Также в базе данных будут таблицы, в
которых хранятся и обрабатываются оперативные данные: документ, стадия
документа, версия документа, файл, маршрут и организация.
В результате работы системы будет формироваться отчет о состоянии
документов, в котором будет представлена выборка документов за заданный
пользователем период, с указанием даты создания документа, стадии документа,
сотрудника ответственного за стадию и сотрудника, который создал документ.
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Дадим описание составу входных документов, файлов и справочников. В
системе отсутствуют входные документы, поскольку документооборот
осуществляется согласно устному распоряжению руководителя.
В системе будут созданы следующие справочники:
1. Сотрудник – справочник сотрудников организации.
2. Подразделение – справочник структурных подразделений организации.
3. Должность – справочник должностей сотрудников организации.
4. Вид документа – справочник документов, которые можно создать в
системе.
5. Статус документа – справочник стадий прохождения документа.
6. Категория секретности – справочник видов секретности документа.
Все перечисленные справочники заполняются администратором.
Характеристика справочников представлена в таблице 9.
55
Таблица 9
Характеристика нормативно-справочной информации
Характеристика
Подразделение
Должность
Сотрудник
Ответственный за
ведение
Администратор
Объем справочника
в записях
20
50
1 000
Частота
актуализации
2 раза в год
Объем актуализации
1 запись
Реквизитный состав
Наименование
Наименование
Фамилия
Имя
Отчество
Дата рождения
Табельный номер
Характеристика
Вид документа
Статус
документа
Вид услуги
Ответственный за
ведение
Администратор
Объем справочника
в записях
5
5
30
Частота
актуализации
2 раза в год
Объем актуализации
1 запись
Реквизитный состав
Наименование
Наименование
Наименование
2.2.3. Характеристика результатной информации
Выходным документом системы является отчет о состоянии документов.
Отчет представляет собой список документов, созданных за определенный период
времени. В отчете для каждого документа представлены следующие параметры:
1. Дата создания документа.
2. Наименование документа.
3. ФИО сотрудника, создавшего документ.
4. Стадия документа.
5. Дата перехода на текущую стадию документа.
Отчет не имеет унифицированной формы. Он представляет собой двумерную
таблицу, в строках которой представлены информация о документе, а в столбцах
которого перечислены параметры документа. Для отчетной формы требуется
оригинальное проектирование документа.
56
Характеристика таблиц с результатной информацией представлена в таблице
10.
Таблица 10
Характеристика таблиц с результатной информацией
Наименование
таблицы
Наименование поля
Сотрудник
Фамилия
Имя
Отчество
Документ
Наименование
Дата
Статус документа
Наименование
Стадия документа
Дата
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Функции, которые автоматизирует информационная система делятся на два
типа [21]:
1. Служебные функции.
2. Основные функции.
К служебным функциям проектируемой системы будут относиться:
1. Настройка информационной системы.
2. Управление окнами.
3. Помощь по работе программы.
К основным функциям будут относиться:
1. Редактирование справочников.
2. Создание операций.
3. Печать документов.
4. Формирование отчетов [14].
На основании перечисленных функций составим дерево функций системы
(рисунок 14).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1434