Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления в ООО «Концерн Промстромресурс»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
87
Данный индекс показывает, что показатели трудовых затрат, были
значительно улучшены при автоматизации ведения документации по
организационному управлению.
На рисунке 40 представлена диаграмма трудоёмкости обработки одного
документа при базовом варианте обработки и при внедряемом.
Рисунок 40. Диаграмма трудоемкости ведения документов
В подразделении компании работает шесть сотрудников, которые
занимаются формированием и обработкой документов по учету рабочего
времени.
При столь высоком коэффициенте уменьшения затрат, а также при этом
обращая внимание на значительное увеличении количества сотрудников, за счет
проекта автоматизации рассматриваемого процесса ведения документации,
возможно сократить штат персонала до четырех человек.
При этом, заработная плата сотрудников составляет 30000 рублей в месяц.
То есть, можно получить стоимостные показатели для затрат на формирование
документации, они составляют:
C0 = 12*6*30000рублей = 2160000 рублей в год
10560
1320
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
Базовый вариант Внедряемый вариант
ТРУДОЕМКОСТЬ ОБРАБОТКИ
88
C1 = 12*4*30000рублей = 1440000 рублей в год
Рассчитаем абсолютное снижение стоимостных затрат:
С = С0 - С1= 2160000 рублей-1440000 рублей = 720000 рублей за год.
На рисунке 41 представлена общая диаграмма, которая демонстрирует
общие стоимостные расходы на ведения документации при базовом варианте
обработки и при внедряемом.
Рисунок 41. Структура стоимостных затрат
Рассчитаем общий индекс уменьшения стоимостных затрат.
YС = С0 / С1 = 2160000/1440000 = 1,5
Рассчитаем общие затраты на внедрения проекта.
Стоимость работы программиста на протяжении 2-х месяцев составляет
около 80000 тысяч рублей при выработке в 40 часов в неделю. Затраты на
дополнительное аппаратное оснащение не предусмотрено.
В результате, показатель Кп = 80000руб.
Ток = КП /C = 80000 рублей/720000 рублей = 0,12 года
2160000
1440000
0
500000
1000000
1500000
2000000
2500000
Базовый вариант Внедряемый вариант
СТОИМОСТНЫЕ ЗАТРАТЫ
89
Данный показатель свидетельствует о том, что минимум через 0,12 года
проект автоматизации сможет окупиться.
То есть, можно сделать вывод, что внедрение ИС значительно
усовершенствует процесс ведения документации, а также, при этом, будет
выполнено сокращение штата персонала на 2 сотрудника.
В результате написания раздела 3 выполнено обоснование экономической
эффективности проекта автоматизации, а именно, выполнен выбор и обоснование
методики расчета и непосредственно расчет экономической эффективности
проекта.
90
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Тема автоматизации документооборота в последнее время становится все
более актуальной. Все больше организаций достигает нужного уровня
финансовой и управленческой зрелости, и приходит к необходимости решения
задач организационного менеджмента с помощью внедрения средств
автоматизации.
Множество компаний к настоящему моменту прошли длительный путь по
созданию собственных информационных баз традиционной документации, что
обеспечивает их функционирование. Но персонал, который работает с такими
документами, часто сталкивается с огромными проблемами в длительности
обработки информационных потоков.
В результате внедрение систем электронного документооборота являются
практически неизбежным процессом.
На рынке в настоящее время сложилась некоторая диспропорция:
поставщики ПО, пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются
непосредственно на практике, значительно усложняют ПО, добавляя новый
функционал, чем делают его более универсальным.
Этот факт приводит к дополнительным сложностям для его внедрения АИС
и, соответственно, значительно увеличивает стоимость проекта.
В свою очередь, покупатели, как правило, далеко не всегда готовы к
предлагаемому функционалу и уровню сложности АИС. В результате, они
стремятся получить более простое решение проблемы за меньшую цену (при
этом, готовы избавиться от лишнего функционала).
Однако опыт разработчиков и практических внедрений АИС показывает,
что наиболее целесообразное решение проблемы состоит в создании ПО
индивидуально под потребности конкретного предприятия, отдела или
сотрудника.
Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время
находится в стадии развития.
Несмотря на весьма впечатляющий список производителей АИС, в той или
иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют
однозначные лидеры.
91
Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у
потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что
они хотят получить в результате.
Подобная ситуация несколько упрощает появление на рынке новых
игроков и поиск новых способов позиционирования.
При написании ВКР решены следующие задачи:
– дана технико-экономическая характеристика деятельности ООО
«Концерн Промстромресурс»;
– описан комплекс задач и обоснована необходимость выполнения
автоматизации электронного документооборота в сфере организационного
направления;
– проанализированы существующие разработки, а также выбраны
стратегии автоматизации документооборота;
– выполнено обобщение проектных решений, разработан проект
автоматизации;
– дана характеристика программному обеспечению поставленной
задачи, а также рассмотрен контрольный пример реализации проекта;
– выполнено обоснование экономической эффективности
проводимого исследования.
В результате написания ВКР можно сделать такие выводы:
– появление различных типов инструментального программного
обеспечения сделало возможным разработку АИС непосредственно под
деятельность конкретной организации;
– все рассмотренные в ВКР системы автоматизированного
делопроизводства во многих случаях или поддерживают избыточный функционал
и практику работы с документацией, или устанавливают свой порядок обработки
документов, при этом, не соблюдая требования делопроизводства, которые
применяются в ООО «Концерн Промстромресурс»;
– внедрение разработанной АИС дает значительный плановый
экономический эффект, но его реальная оценка может иметь некоторые
отклонения от полученных данных, поскольку далеко не всегда руководство ООО
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2498