Материал: Автоматизация и обеспечение информационной безопасности управленческого учета видеосалонов "ООО СТРОЙ-ИНВЕСТ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто
возникает ситуация, когда объемы выполняемых услуг в автосалоне не
совпадают, несовпадение также может происходить как по наименованию,
так и по количеству. В результате большое количество аксессуаров и
запасных частей остается хранится на складе или не может быть
поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 1.6 представлен бизнес процесс учета продаж в
рассматриваемой компании.
Рисунок 1.6 Бизнес процессы, выполняемые продавцом консультантом,
нулевой уровень
Деятельность продавца консультанта заключается в
консультировании клиента, оказании ему помощи в выборе аксессуаров,
услуг или товаров. При этом для подбора нужной услуги клиент должен
обязательно сообщить данные своего автомобиля, если же такой
возможности нет, то продавец консультант использует справочники для
определения совместимости услуги или товара с автомобилем клиента.
23
Если клиент решил сделать покупку, то продавец консультант выписывает
ему квитанцию для оплаты, с которой клиент может оплатить заказ и
получить его у продавца либо сразу, либо после готовности (если для
выполнения услуги требуется какое-то время).
Далее продавец консультант учитывает продажу в книге продаж
путем записи даты, времени продажи, товаров, общей суммы.
На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж
ежедневно продавец консультант формирует отчеты по продажам за день
(или другой период), по категориям товаров, а также общий отчет по
продажам.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процессов
продавца консультанта , приведенной на рисунке 1.7.
Рисунок 1.7 Декомпозиция бизнес-процессов продавца консультанта
Существующий порядок работы продавца консультанта имеет
недостатки, которые заключаются в использовании бумажных форм
24
документов, что влечет за собой повышенную вероятность допущения
ошибок и значительную трудоемкость.
Ошибки при анализе продаж влекут за собой неверное толкование
направления развития компании, что, в свою очередь, влечет за собой
снижение прибыли.
Таким образом, уменьшается эффективность деятельности всего
предприятия. Поэтому анализ продаж должен производиться с
максимальной скоростью и достоверностью для обеспечения наиболее
верных результатов анализа, так как результаты анализа в конечном итоге
влияют на принятие стратегических решений всей компании.
Анализ продажи продукции позволяет более глубоко понять
наметившиеся тенденции спада или роста продаж.
Кроме того, анализ продаж позволяет выявить перспективные и
бесперспективные виды товаров, а также такие товары, для продвижения
которых на рынок следует приложить определенные усилия.
Консультант продавец перегружен рутинной работой, которая
состоит в необходимости ручного заполнения бумажных документов и
последующем построении отчетов на основании этих записей.
Поэтому необходимо:
– автоматизировать процесс учет продаж;
– создать информационно-справочную систему, позволяющую
быстро находить нужную информацию по учету оказания услуг и работ;
– обеспечить достоверность данных;
– обеспечить актуальность данных по состоянию на предыдущий
к моменту подготовки отчета день;
– реализовать наборы сводок и аналитических отчетов,
необходимых руководству компании.
Разрабатываемая ИС должна выполнять следующие функции:
– учет продаж по категориям, товарным позициям;
25
– хранение данных по продажам в единой базе данных;
– анализ продаж за период по товарным позициям, категориям,
продавцам консультантам, маркам и производителям товаров;
– возможность отслеживания периодичности и
последовательности работы пользователей в системе;
– возможность администрирования разработанной системы;
– возможность формирования отчетов.
В формируемые отчеты должны входить следующие:
– общий отчет по продажам;
Содержит основные показатели по продажам компании за
выбранный период.
– отчет по работе продавцов консультантов;
Содержит показатели по продажам относительно каждого продавца.
– аналитика продаж по товарным категориям;
Подробный отчет по товарным категориям и анализ объема продаж
для возможности корректировки ассортимента и политики
ценообразования.
– анализ продаж по категориям.
1.2.3 Обоснования необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на
рисунке 1.8.
26
Участники процесса
ОформлениеОплата Выписка Получение Подпись
Менеджер Бухгалтер Клиент
Счет на
оплату
Счет на
оплату
Счет-фактура
Счет-фактура
Счет-фактура
Накладная
Накладная
Накладная
Накладная
Счет на
оплату
Товарный
чек
Кассовый чек
Товарный
чек
Кассовый чек
Счет на
оплату
Исполнитель
Действие
Рисунок 1.8 Схема документооборота
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж (таблица 1.4).
Таблица 1.4
Временные характеристики процессов продавца консультанта
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1816