Дипломная работа: Автоматизация процесса обработки заказов на печать фотографий в ООО "Партнер"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
36
2. Вовлечение всех без исключения сотрудников в мероприятия
по повышению качества;
3. Постоянное совершенствование качества изготавливаемой
продукции и других рабочих процессов за счет предупреждающих и
корректирующих мероприятий;
4. Стратегическое управление компанией;
5. Управление знаниями всего штата сотрудников, повышение
квалификации и аттестации;
6. Регулярная и объективная самооценка, привлечение сторонних
экспертов для оценки работы компании.
В решении вышеперечисленных задач предлагается использовать
следующие методики:
1. Методы статистической обработки данных;
2. Средства предоставления и сбора данных;
3. Теории мотивации, общего менеджмента и межличностных
отношений;
4. Экономические расчеты;
5. Постоянное планирование всех бизнес-процессов.
Идеальная бизнес-модель полиграфического центра заключается в
том, что каждая услуга и производство продукта рассматривается, как
звено непрерывной цепочки, в конце которой всегда стоит потребитель.
Кроме того, данная модель подразумевает возникновение новых
отношений и горизонтальных связей, направленных на исчезновение
межфункциональных барьеров, поскольку качество часто теряется именно
на стыке функциональных подразделений организации.
После аудита и анализа со стороны руководства или по инициативе
сотрудника, эти инструкции должны редактироваться и оптимизироваться.
Идея всех этих мероприятий заключается в том, чтобы оставить у
руководства компании документированный алгоритм действий работника,
причем наиболее эффективных для того, чтобы в будущем новые
37
сотрудники обучались, согласно актуальным и рациональным требованиям
организации.
Всего этого можно достичь, производя корректирующие и
предупреждающие действия по улучшению бизнес-процессов. Данные
действия должны производиться регулярно и повсеместно, охватывая все
подразделения полиграфического центра.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Во время проведения описанных ранее бизнес-процессов,
руководство ООО «Партнер» столкнулось со следующими проблемами:
• Схема приема, создания и обработки заказов на печать
изображений не идеальна. Это выражается в достаточно длительной
процедуре оформления заказа, что увеличивает срок обслуживания
клиента;
• В следствии большой продолжительности процесса обработки
заказа создается очередь посетителей, часть из них не дожидается оказания
услуги;
• В процессе «ручной» обработки заказа, имеет место
«человеческий фактор». На фоне повышенной загруженности, менеджер
полиграфического центра может совершать ошибки, что приводит к
неточному изготовлению, производству брака;
• Руководство вынуждено применять санкции к менеджерам,
если процент неверного изготовления продукции превышает положенную
норму;
Все представленные выше проблемы весьма негативно сказываются
на работе сети полиграфических центров ООО «Партнер», в части на
подразделениях Фотоцентров.
38
После проведения мероприятий по проверке внутреннего анализа и
контроля бизнес-процессов, выявлено, что проблемы возникают в процессе
обработки заказов на печать фотографий.
В процессе реализации дипломного проекта, из всего комплекса
задач по автоматизации работы полиграфического центра, мною будет
исследоваться работа фотоцентра. В составе данного отдела находятся
двое менеджеров, работающих посменно в графике 2 через 2, и один
менеджер, работающий по стандартному графику пятидневной рабочей
недели. В результате наблюдений, было выявлено, что чаще всего
проблема перегруженности очереди встает в моменты, когда в смене
находится лишь один сотрудник.
В обязанности работы фотоцентра входит следующая работа:
• Консультирование посетителей полиграфического центра по
фото-услугам непосредственно в полиграфическом центре, а также по
телефону и электронной почте;
• Прием заказов на печать фотографий, изготовление
сувенирной продукции, багетных рам на заказ, фотокниг, холстов и других
изделий;
• Фотосъемка;
• Сканирование фотографий, фотопленок;
• Цифровая обработка фотографий, ретушь и восстановление
старых фотографий;
• Услуги дизайна.
Рассмотрим более подробно процесс создания и обработки заказов
на печать фотографий в ООО «Партнер». Процесс упорядочивания
обращения посетителей полиграфического центра осуществляется
благодаря системе электронной очереди: посетитель, зайдя в центр
выбирает на терминале для самообслуживания талон на необходимую
услугу; далее номер заявки попадает в систему контроля посетителей и, в
зависимости от выбранной услуги, виден сотруднику соответствующего
39
отдела. Это значит, что заявка в электронной очереди на заправку
картриджа не будет видна оператору полиграфического центра. Кроме
того, есть система приоритетов услуг. Так, например, заявка «Получить
готовый заказ» является наивысшей в списке приоритетов, и данный
посетитель может быть вызван в первую очередь любым свободным
сотрудником, если сотрудник отдела, исполняющего данный заказ в этот
момент занят обслуживанием другого клиента.
После того, как менеджер фотоцентра приглашает посетителя из
очереди на услугу «Печать фотографий», процесс принятия заказа
проходит следующим образом: сотрудник, выяснив потребности клиента,
принимает файлы для печати с цифрового носителя, либо посредством
электронной почты. После этого начинается обработка графических
файлов.
Зачастую, необходима печать фотографий различных форматов, а
также на разных типах бумаги. Для этого менеджер фотоцентра должен
произвести сортировку файлов, в зависимости от пожеланий заказчика.
В последнее время все актуальнее становится проблема
несоответствия параметров графического изображения требованиям
оборудования. В сети полиграфических центров ООО «Партнер» печать
фотографий осуществляется на фотопринтерах Mitsubishi и есть ряд
особенностей к требованию к файлам. Данный принтер печатает
исключительно графические файлы (jpeg, tiff, png) и не может печатать
текстовые документы, презентации, изображения с векторной графикой и
другие. Перед печатью непригодные файлы конвертируются в нужный
формат, что является дополнительной услугой.
В связи с этим, возникает потребность в приложении, которое бы
упростило просмотр и сортировку фотографий в зависимости от
требуемых параметров печати (формат, тип бумаги, количество
отпечатков, печать с полями или обрезкой, в случае несоответствия
соотношений сторон нужному формату), а также фильтровать
40
непригодные к печати файлы и предупреждать об этом сотрудника
уведомлением [3].
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Существующий способ обработки заказов на печать фотографий
связан с излишней трудоемкостью, нерациональным расходованием
времени, что с большой вероятностью ведет к созданию производственной
нагрузки и повышает вероятность неточного выполнения изготовления
продукта. На сегодняшний день в период так называемой сезонности,
особенно критично оптимизировать время затраты на обработку заказов,
поскольку поток посетителей полиграфического центра неуклонно растет.
Временные характеристики описанных процессов приведены в
таблице 1.10.
Таблица 1.10.
Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество за
один рабочий
день
Время
выполнения
одного
действия,
минут
Общее
время,
минут
Подключение
устройства и
копирование файлов
20
1
20
Сортировка файлов
по параметрам
7
140
Проверка на
соответствие
требованиям печати
2
40
ИТОГО, минут:
200
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2105