Материал: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации ООО "МВМ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
17
Целью отдела логистики является предоставление логистических услуг
клиентам. Специалисты отдела логистики осуществляют следующие функции:
Выбор транспортного средства;
Оформление документации;
Назначение водителей;
Контроль перемещения груза;
Контроль доставки груза.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Информационная структура компании поддерживает следующие
направления деятельности:
1. Учетные функции и поддержки принятия управленческих решений
осуществляется с помощью EPR-системы «SAP». База данных системы «SAP»
управляется СУБД «Oracle».
2. Деятельность по обеспечению информационной безопасности
организации поддерживается SIEM-системой «КОМРАД», антивирусным
программным обеспечением «Nod32» со встроенным брандмауэром.
3. Сдача бухгалтерской отчетности осуществляется с помощью
программного сервиса «Контур-Экстерн», доступ к которому осуществляется
через веб-браузер. Для поддержки процесса сдачи отчетности используется
средство криптографической защиты информации «КриптоПро».
Основу для деятельности перечисленного программного обеспечения
составляют операционная система Windows 10, установленная на клиентских
персональных компьютерах и операционная система Windows Server 2012,
установленная на сервере организации.
Кроме перечисленных программных средств в компании используется
пакет офисных программ MS Office и веб-браузер «Google Chrome».
На основании перечисленного программного обеспечения можно
составить схему программной архитектуры. Схема программной архитектуры
представлена на рисунке 2.
Сервер организации
СУБД
Oracle 12.2
ОС Windows Server 2012
ERP SAP
7.0
КОМРАД
8.11.1.2
NOD32
11.0
ПК отдела маркетинга
ОС Windows 10 10.0.17134.81
NOD32 11.0
ПК коммерческого отдела
ОС Windows 10 10.0.17134.81
ERP SAP 7.0
NOD32 11.0
СКЗИ Крипто ПРО 4.8
Контур-Экстерн 7.12
MS Office 2013
HTTP, TCP/IPHTTP, TCP/IP
ИТ-отдел
ОС Windows 10 10.0.17134.81
КОМРАД 8.11.1.2
NOD32 11.0
Отдел кадров и отдела
логистики
ОС Windows 10 10.0.17134.81
ERP SAP 7.0
NOD32 11.0
HTTP, TCP/IP
HTTP, TCP/IP
MS Office 2013
Google Chrome 67.0.3396.99
Google Chrome 67.0.3396.99 Google Chrome 67.0.3396.99
Google Chrome 67.0.3396.99
ПК отдела продаж
ОС Windows 10 10.0.17134.81
ERP SAP 7.0
NOD32 11.0
MS Office 2013
Google Chrome 67.0.3396.99
HTTP, TCP/IP
ПК сервисного отдела
ОС Windows 10 10.0.17134.81
ERP SAP 7.0
NOD32 11.0
MS Office 2013
Google Chrome 67.0.3396.99
HTTP, TCP/IP
Рисунок 2. Программная архитектура
Программное обеспечение устанавливается и функционирует на
аппаратном обеспечении организации. Совокупность технических средств
компании составляет ее техническую архитектуру. Опишем состав технической
архитектуры компании.
Сервер компании состоит из следующих элементов:
1. Процессор Intel Xeon E5345.
2. Оперативная память Kingstone 64GB Module - DDR4 2400MHz.
Дисковый массив - Dell PowerVault MD3800f.Аппаратное обеспечение
клиентского ПК включает:
1. Процессор Intel Core i5-7500.
2. Оперативная память SODIMM Goodram [GR2133S464L15S/8G] 8
ГБ.
3. Жесткий диск Seagate BarraCuda ST500DM009500 ГБ.
Представленные компоненты аппаратного обеспечения поддерживают
оптимальную работу программного обеспечения компании. Схема технической
архитектуры компании представлена на рисунке 3.
Интернет
ПК ПК ПК
Принтер
Маршрутизатор
TCP/IP
HTTP TCP/IP HTTP TCP/IP HTTP TCP/IP
Сервер
HTTP TCP/IP
Брандмауэр
HTTP TCP/IP
HTTP TCP/IP
20
Рисунок 3. Техническая архитектура компании
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов
Рассмотрим выполнение бизнес-процесса систематизации документации
архива с помощью нотации IDEF0. На рисунке 4 представлена контекстная
диаграмма бизнес-процесса. Управление бизнес-процессов осуществляется
согласно регламенту. Механизмом процесса является персонал. Входным
потоком бизнес-процесса является исполненная документация. Выходным
потоком бизнес-процесса является архив организации.
На рисунке 5 представлена декомпозиция бизнес-процесса. Процесс
систематизации документации архива включает в себя ряд этапов:
1. Распределение документации по делам.
2. Группировка документов внутри дела.
3. Составление описи.
4. Передача дел в архив.
Каждый отдел ежемесячно осуществляет сбор исполненной
документации. Затем собранную документацию распределяют по делам. Когда
документация распределена по делам, необходимо ее сгруппировать внутри
дела. Группировка может осуществляться по ряду признаков. Например, по дате
или по направлению деятельности.
Для каждого собранного дела составляется опись, которая включает в себя
следующие данные:
Наименование документа в деле;
Перечень реквизитов документа;
Дата документа.
Когда опись составлена, приступают к оформлению обложки каждого
дела. Оформленные дела передаются в архив, за которых отвечает офис-
менеджер организации.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма бизнес-процесса
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2137