Материал: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации ООО "МВМ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
Рисунок 5. Декомпозиция бизнес-процесса систематизации документации архива
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим процесс систематизации документации архива. Входным
информационным потоком поставленной задачи является исполненная
документация. Выходным информационным потоком процесса является архив
организации.
Процесс систематизации документации охватывает всю деятельность
организации, поскольку в процессе деятельности каждого отдела формируется
документооборот, который подлежит архивации.
Процесс систематизации документации архива будет рассматриваться от
распределения документации по делам до передачи документации в архив
организации.
Важность процесса систематизации документации архива для организации
заключается в необходимости хранения документооборота организации сроком
от 5 до 75 лет.
Процесс систематизации документации архива осуществляется
специалистами структурных подразделений предприятия, ответственных за
документооборот, а также офис-менеджером предприятия, который
осуществляет ведение архива.
Основным определением в рассматриваемой предметной области является
определение исполненной документации. К исполненной документации
относятся:
договоры;
приказы;
ведомости;
указания.
Результатным показателем процесса является количество документов,
переданных в архив предприятия.
24
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Для того, чтобы дать обоснованное решение о необходимости
использования средств вычислительной техники для решения поставленной
задачи, необходимо проанализировать трудозатраты специалистов организации.
В процессе систематизации документации архива формируются
следующие документы:
1. Дело.
2. Опись.
3. Обложка дела.
Формирование документов осуществляется специалистами структурных
подразделений организации. Схема документооборота представлена на рисунке
6.
Персонал
Распределение
документов по
делам
Группировка
документации
внутри дела
Составление описи
Процесс
Передача дел в
архив
Дело
Дело
Обложка
дела
Дело Опись
Дело
Офис-менеджер
Рисунок 6. Схема документооборота
Осуществим расчет трудозатрат на осуществление систематизации
документации архива. Они будут складываться из затрат на создание дела,
оформление и составление описи и передачи дела в архив. Характеристика
документооборота по существующей схеме представлена в таблице 2.
25
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика Дело Обложки дела Опись
Количество документов
в год, шт.
50 000 50 000 50 000
Количество символов в
документе, шт.
10 000 1 000 3 000
Частота возникновения в
год
1 1 1
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
1000 1000 1500
Трудозатраты на систематизацию документации в архиве по
существующей схеме составляют 3500 человеко-часов в год. С помощью средств
вычислительной техники документы будут сканироваться и храниться в
информационной системе, описи и обложки дел будут формироваться
автоматически в информационной системе. Документация будет доступна
персоналу в режиме реального времени. Это позволит снизить трудозатраты на
поиск документов в архиве и подготовку документов к архивации.
Характеристика документооборота после применения средств вычислительной
техники представлена в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота
Характеристика Дело Обложки дела Опись
Количество документов
в год, шт.
50 000 50 000 50 000
Количество символов в
документе, шт.
10 000 1 000 3 000
Частота возникновения в
год
1 1 1
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
700 700 600
Согласно приведенным расчетам, трудозатраты на систематизацию
документации в архиве на текущий момент составляют 3500 человеко-часов.
После автоматизации процесса трудозатраты составят 2000 человеко-часов.
Снижение трудозатрат на формирование документооборота является
значительным, что говорит в пользу автоматизации бизнес-процесса.
26
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Согласно уставу компании ответственным лицом, отвечающим за
целостность и сохранность активов организации, является руководитель ИТ-
отдела. Рассмотрим более подробно перечень средств и мер обеспечения защиты
информационных активов организации.
Информационная безопасность компании регламентируется следующими
документами:
1. Положение об использовании сети Интернет и электронной почты.
2. Положение об использовании парольной защиты.
3. Приказ «Об использовании сети интернет и электронной почты».
4. Приказ «Об использовании парольной защиты».
5. Согласие на обработку персональных данных.
6. План работы по защите информации.
Одним из рисков безопасности является свободный доступ в помещение
компании. Офис компании расположен в офисном здании. На входе в офисное
здание расположена стойка, за которой находится администратор, который ведет
учет всех посетителей здания. При этом записываются паспортные данные и
выдается временный пропуск.
Компания арендует несколько офисных помещений, расположенных на
одном этаже офисного здания. Офисные помещения представляют собой
несколько кабинетов, расположенных рядом. Иногда сотрудники отходят от
своих рабочих мест, не закрывая кабинет на ключ. На этажах здания
расположены камеры видеонаблюдения. Внутри кабинетов сотрудников
видеонаблюдение отсутствует. При закрытии помещения в конце рабочего дня
включается сигнализация.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что
несмотря на существование внутренних документов по обеспечению
информационной безопасности организации, требования, содержащиеся в этих
документах, выполняются на среднем уровне. Также необходимо провести ряд
работ по усилению защиты информационных активов организации.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2137