Материал: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации ООО "МВМ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программное обеспечение, направленное на систематизацию
документации в архиве. Программное обеспечение «Архив документов» от
разработчика «Простой софт» автоматизировать процесс управления
документооборотом и делопроизводством в организации [21]. Оно позволяет
сформировать единую базу документов, разделить их на категории,
осуществлять поиск документов, оптимизировать учет и контролировать сроки,
задачи, и поручения.
Система имеет гибкую систему настроек, что позволяет настроить
систему под бизнес-процессы организации без специальных знаний. В комплекс
функций системы входит:
1. Учет и хранение документов.
2. Контроль выполнения сроков по документам.
3. Обеспечение оперативного доступа к документам.
4. Систематизация документооборота организации.
5. Создание шаблонов документов.
6. Возможность сортировки и фильтрации данных.
Интерфейс системы представлен на рисунке 7.
28
Рисунок 7. Интерфейс системы «Архив документов»
СЭД «ДЕЛО» является системой, обладающей полным набором
инструментов для управления документооборотом и делопроизводством,
которая рассчитана на максимальные нагрузки [22]. СЭД «Дело» обладает
следующими функциональными возможностями:
1. Регистрация документов.
2. Применение электронной подписи.
3. Синхронизация с сервером проверки электронной подписи.
4. Формирование юридически значимого документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
7. Партионная почта.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами.
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» – является системой электронного
документооборота, которая позволяет построить полноценную систему
управления бизнес-процессами и документами организации [23]. Система
содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации
электронного документооборота любой компании, независимо от численности и
формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого
отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в
29
рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с
требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента,
положений и инструкций по работе с документами, разработанными и
применяемыми организацией.
Рассмотренные документы будут проанализированы на соответствие
поставленной задаче. Для этого выделим критерии, по которым будет
проводиться анализ:
1. Функциональность - система должна обеспечивать ввод данных о
документообороте, систематизацию документооборота, формирование
отчетности.
2. Системные требования - система не должна обладать высокими
системными требованиями иначе может потребоваться модернизация сервера и
клиентских персональных компьютеров (ПК), что увеличит затраты на
внедрение системы.
3. Надежность системы - отсутствие сбоев и зависаний при обработке
большого объема задач. Также важно наличие возможности резервного
копирования данных.
4. Качество интерфейса – оно позволяет пользователям системы
быстро начать ориентироваться в ней и выполнять работу [6].
5. Качество пользовательской документации, которое влияет на
возможность быстрого внедрения системы.
6. Стоимость системы.
Проанализируем соответствие рассмотренных выше систем выделенным
критериям. Результаты анализа проводились по пятибалльной шкале, где 1 балл
означал несоответствие критерию, а 5 – полное соответствие критерию. Анализ
программного обеспечения представлен в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
30
Критерий
Архив
документо
в
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборо
т
Функционал 4 3 3
Системные требования 5 4 3
Надежность 3 3 4
Качество интерфейса 4 4 3
Качество документации 5 4 4
Стоимость 5 4 3
Итого 26 22 20
По результатам анализа, перечисленные системы не соответствуют
полностью требованиям функциональности. При этом только одна из систем
обладает необходимыми системными требованиями. Все системы показали
низкие показатели надежности. И их интерфейс не соответствует требованиям
качества. Несмотря на достаточно качественную документацию, только одна из
систем обладает приемлемой стоимостью, поэтому был сделан выбор в пользу
разработкой системы, а не внедрения готового программного обеспечения.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [12]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает
автоматизацию отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору
выполняемых функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда
31
существуют участки, в которых применение автоматизированных систем дает
значительный экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании [9]. При этом достигается
полная автоматизация направления деятельности. Этот подход является
оптимальным в том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных
функций не будет связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом [15].
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой
задачи, поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность
целого отдела, при этом будут использованы несколько составляющих
информационной системы: СУБД и клиент-серверное приложение.
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей,
поскольку будет автоматизировано одно из направлений деятельности
компании.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизирован процесс
систематизации документации архива, который выполняет офис-менеджером.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных
систем для автоматизации документации. Приобретение информационных
систем может осуществляться одним из перечисленных способов [17]:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей документацию и отчетность предприятия. Ранее были
рассмотрены программные системы, представленные на рынке, и был сделан
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2137