Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности на предприятии "Торговый дом АгроСи"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
16
Финансово-хозяйственный отдел
Серверное помещение
Интернет
23 U
2 U Патч панель
1 U ИБП Delta J 1-3 Series UPS
3 U Файл-сервер IBM BladeCenter PS700 Express
3 U Сервер БД IBM BladeCenter PS700 Express
3 U Маршрутизатор IBM System Storage SAN06B-R
3 U Сервер приложений IBM BladeCenter PS700 Express
3 U NAS IBM System Storage N3000
NetGear FVX538
ZyXEL P660HT2
Отдел по работе с клиентами Директор Другие отделы
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Planet XRT-501
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Planet XRT-501
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Planet XRT-501
Lenovo IdeaPad Y560A1
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Рисунок 1.3 – Техническая архитектура компании «АгроСИ»
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для обеспечения эффективной автоматизации учета документации на
предприятии необходимо решить следующие задачи:
- внесение в базу данных информации по договорам;
- проверка правильности и комплектности полученных документов
(занесение информации о комплектности в БД);
- утверждение проекта договора в бухгалтерии (занесение отметки о
утверждении в БД);
- утверждение договора у юрисконсульта (занесение отметки о
утверждении в БД);
- подписание договора директором (занесение отметки о подписании в
БД);
17
- заключение договора и передача клиенту копии договора (занесение
отметки о подписании в БД).
- передача пакета документов и договора в службу главного бухгалтера
(занесение отметки о передаче в БД).
Рассмотрим каждую из задач по отдельности.
Внесение информации по договорам в базу данных предполагает наличие
ответственного за это человека, который будет вносить информацию по
договорам (а возможно и сами договоры и документы в электронном виде) в
компьютерную базу данных. Информационная система должна обеспечивать
проверку корректности введенной информации. В частности должно
обеспечиваться соответствие проекта договора условиям, указанным на стр. 30.
Далее производится проверка правильности и комплектности полученных
документов ответственным менеджером. Система должна обеспечивать
возможность отметки комплектности каждого из документов. В случае
отсутствия какого-либо документа формируется электронное письмо к клиенту с
требованием предоставить необходимые документы.
Утверждение договора в бухгалтерии и утверждение у юрисконсульта
предполагают возможность использования информационной системы
несколькими пользователями по сети. Каждый из этих работников должен
внести в систему отметку о соответствии проекта договоров действующему
законодательству, а также законодательству в области бухгалтерского учета и
налогообложения.
Подписание директором договора должно происходить вне
информационной системы, поскольку договор подписывается в бумажном виде.
В то же самое время возможно введение электронной цифровой подписи на
предприятии, которая позволить визировать документы в электронном виде. В
ИС должна проставляться отметка о подписании договора директором.
Далее происходит передача договора клиенту, которая также
отображается в информационной системы. На данном этапе отмечается, что
договор заключен.
И заключительный этап – передача договора в службу главного
бухгалтера. Данная операция отражается отметкой в информационной системе.
18
Построим контекстную диаграмму деятельности в нотации IDEF0.
Верхний уровень контекстной диаграммы будет имеет следующий вид:
Рисунок 1.4 - декомпозиция бизнес-процессов нулевого уровня
Декомпозиция первого уровня выглядит следующим образом:
Рисунок 1.5 – Декомпозиция первого уровня (Система КАК ЕСТЬ)
19
Рисунок 1.6 – Декомпозиция первого уровня (Система КАК БУДЕТ)
Рисунок 1.7 – Декомпозиция блока «Проверка документов».
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Массовое использование современной компьютерного и теле-
коммуникационного оборудования способствовало смещению акцента в сторону
цифровой обработки данных, быстрому распространению информационных
технологий. Стандарт современной работы с офисной и прочей деловой
документацией основан на базе популярного программного обеспечения
20
Microsoft Office, работающего в операционной среде Windows. Этот подход
существенно снижает временные и трудовые затраты на подготовку,
редактирование документации и прочие виды работ с ней, позволяет в
значительной степени автоматизировать работу пользователя.
Система автоматизации документооборота (система электронного
документооборота) - организационно-техническая система, обеспечивающая
процесс создания, управления доступом и распространением электронных
документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над
потоками документов в организации. Это новое поколение систем управления
предприятием, где основные объекты автоматизации — документы и бизнес-
процессы, включающие обработку деловой информации, ее передачу, обмен в
виде файлов.
Документооборот включает полный комплекс работ с деловыми бумагами
от первичных: создание, прием и регистрация, до промежуточных: рассылка,
справочная работа, контроль за исполнением, а также финальное хранение
документации. Электронный документооборот (ЭДО) реализует новую
современную тенденцию экологического «безбумажного делопроизводства»,
выступая единым слаженным механизмом работы с документацией в цифровом
формате. Электронный документ (ЭД) это файл определенного формата, соз-
данный и обрабатываемый посредством специализированных компьютерных
программ, заверяемый электронной цифровой подписью, и хранящийся в
обычном или зашифрованном виде на носителе информации. Электронная
цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи - средство защиты
информации, обеспечивающее возможность контроля над целостностью и
подтверждением подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота:
однократная регистрация документа;
возможность параллельного выполнения различных операций с целью
оперативного движения документов, сокращения времени на их
исполнение;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2055