Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности на предприятии "Торговый дом АгроСи"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
21
единая база документной информации для централизованного
хранения документов и исключения возможности дублирования
документов;
непрерывность документооборота;
эффективно организованная система поиска документа;
развитая система отчетности по заданным атрибутам или статусам,
улучшающая контроль движения ЭД на различных этапах
документооборота.
Современные тенденции характеризуются постоянным ростом требований
к автоматизации делопроизводства. Изменился сам подход к данному процессу.
Если ранее старались автоматизировать работу отдельных подразделений, их
участков, то сейчас задача ставится в создании оперативной системы
управления. Такой подход уже не требует разработки множества отдельных
компьютерных программ и отличается высокой эффективностью внедрения
автоматизации в делопроизводство.
Документы составляют единую информационную базу, любого
функционирующего предприятия. Работа с ними требует четкой правильной
постановки задач. Являясь информационным ресурсом, документы выступают
неотъемлемой единицей, сопровождающей принятие решений на всех уровнях
системы управления организации. Оборот документации – это непрерывный
процесс по движению деловых бумаг на предприятии, отражающий суть его
деятельности.
Эффективный документооборот - обязательная составляющая
оперативности управления, организации финансовой отчетности, правильного
учета материальных средств.
СЭД формируют кардинально новую генерацию систем автоматизации
делопроизводства на предприях, базовыми объектами которой являются
документы обеих видов: бумажные или электронные файлы различных
форматов, а также бизнес-процессы представляющие обработку документации,
ее движение. Данная концепция позволяет автоматизировать документооборот
организации, ее бизнес-процессы на базе единого программного
инструментария.
22
Автоматизация документооборота включает множество различных
функций, некоторые из них представлены ниже:
регистрация поступающей или исходящей корреспонденции;
создание и ведение электронного архива документации;
согласование на требуемом уровне и последующее утверждение
организационно-распорядительных документов;
контроль за исполнением документов и поручений:
автоматизация договорного процесса;
свод регламентов управленческих процедур;
оформление деловых поездок - командировок;
создание информационного портала внутри организации и ее структур;
система контроля за выполнением должностных инструкций.
В электронном офисе специалист окружен разными средствами
информатизации, обладающими новыми возможностями. Интерактивный
телевизор обеспечивает оперативную информационную выборку среди потока
сведений поступающих по различным каналам связи. Использование
мультимедийных средств компьютера даст возможность отображать на экране
не только текст, но и графику, видеоизображение, применять звуковые
компьютерные возможности. Новым этапом технического прогресса сало
появление карманных компьютеров, реализовавших возможность сопряжения с
обычными, настольными компьютерами.
Компьютер внутри локальной или внешней сети выступает как средство
организации коллективного рабочего процесса, дающего возможность группово-
го взаимодействия, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.
Офис можно определить как систему рационального управления
производственной деятельностью, посредством обработки поступающей
информации. Сбора и анализ информационного контента офисными
сотрудниками создает предпосылки принятия конкретных управленческих
решений.
Главное условие повышения эффективности управления - автоматизация
рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их
информацией. Переход к электронному формату данных кардинально
23
перенастроил характер трудовой деятельности человека во всех областях жизни:
работа в электронном офисе становится динамичной, творческой и
интеллектуальной. Развитие отрасли информационных технологий
способствовало интенсивному развитию аппаратно-программного комплекса,
созданию новых рабочих единиц в офисе.
Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и
информационной деятельности, коренное изменение профессионального стиля
работы. Расширение функционала информатизации способствует построению
нового материального фундамента с последующим преобразованием
производственных отношений. Наблюдается постепенный экономический
переход от традиционных методов производства к автоматизированным и
автоматическим средствам. [2]
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Так как выбранные задачи имеют общую информационную базу (работа с
договорами на предприятии), нами был выбран для автоматизации именно этот
комплекс задач.
Деятельность по заключению договоров необходимо автоматизировать,
поскольку существуют следующие недостатки, выявленные по состоянию дел на
предприятии:
Удаленность различных отделов предприятия друг от друга. Внедрение
информационной системы позволит значительно ускорить время согласования
различных этапов подписания договора, поскольку для работы с договорами
будут использоваться различные каналы связи, в частности интернет и
электронная почта.
Значительный объем информации по договорам, что затрудняет работу с
информацией и поиск необходимой информации. В частности, за период с 2013
по 2018 год на предприятии было заключено 189 различных договоров.
Внедрение информационной системы позволить значительно сократить время
поиска необходимых документов, а также организовать поиск документов по
24
различным критериям, например по структурному подразделению,
ответственному за заключение договора или по контрагенту.
Дублирование информации. Оператору при работе в Excel приходится
вводить одну и ту же информацию несколько раз при регистрации договоров
(например, название контрагента или структурного подразделения).
Использование списочных конструкций позволит значительно сократить это
время, ограничившись выбором значений из предлагаемого списка. Для этого в
информационной системе будет организована возможность ведения
справочников.
Низкая оперативность, снижающая качество управления объектом
информационной системы.
Несовершенство организации сбора, ввода и регистрации необходимой
информации. Использование электронных таблиц для хранения информации по
договорам значительно увеличивает время обработки информации. Выдача и
поиск информации в таком случае также затруднены.
Невозможность занесения в базу данных исходных документов. В
частности, MS Excel не позволяет сохранить в файле документы Word, либо
отсканированные страницы. Возможна организация ручного реестра
документов, но это также сопряжено с определенными трудностями. Например,
электронные таблицы не позволяют организовать соответствие одной
информационной единице нескольких документов. Такую возможность
подразумевает только использование реляционной базы данных.
Схема документооборота на предприятии приведена на рисунке 1.8.
Составление
проекта договора
Юрист
Архив
Утверждение
договора
Подписание
договора
Сдача в архив
Бугалтер
Договор
Договор
Договор Договор
Договор
Рисунок 1.8. Схема документооборота
25
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Одной из основополагающих составных частей успешной деятельности
современного предприятия является развитие системы обеспечения
информационной безопасности и защиты информации. Необходимость
проведения мероприятий в этой области объясняется хранением в
информационной системе личных данных о работниках, что является
конфиденциальной информацией. Недобросовестные конкуренты готовы пойти
на противоправные действия для того, чтобы завладеть чужой информацией, а
завладев ею, использовать ее во вред конкурентам. Другой важной стороной
обеспечения информационной безопасности является защита от намеренного
или случайного уничтожения данных, что приведет к потере информации
важной как для оперативной работы предприятия, так и для аналитической
отчетности. На рисунке 1.9 представлена модель комплексной защиты
информации.
Рисунок 1.9 Модель комплексной защиты информации
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2055