Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в ИП Черкашин
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
23
Менеджер по продажам
1. Формирование
договора
2. Печать договора в
двух экземплярах
3. Передача одного
экземпляра клиенту
4. Добавление
договора в папку
текущих заказов
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Договор на
оказание услуг
Сотрудник
производственного отдела
5. Выполнение услуг
и выдача изделий
Договор на
оказание услуг
6. Перекладывание
договора в папку
завершенных заказов
Договор на
оказание услуг
7. Формирование
отчета
Отчет по
выполненные
работам
Клиент
Рисунок 6 – Схема документооборота договора на оказание услуг
Сотрудник отдела продаж формирует договор на оказание услуг с
помощью программы Microsoft Word, затем печатает его в двух экземплярах, один
из которых отдает клиенту. Второй экземпляр сотрудник передает в
производственный отдел для выполнения работ по нему. Сотрудник
производственного отдела, который отвечает за распределение заказов и контроль
их исполнения, кладет данный договор в папку «Текущие заказы». После
выполнения всех требуемых работ готовое изделие выдается клиенту, сверяясь с
договором (чтобы все было выполнено точно по описанию в договоре). Далее
техник перекладывает договор в папку «Завершенные заказы». В конце месяца по
всем договорам из папки «Завершенные заказы» формируется отчет.
24
Стоит отметить, что иногда заказы выполняются по проектам или эскизам
заказчика, в таком случае они либо прикладываются к договору, либо
загружаются на компьютер сотрудника производственного отдела в электронном
виде.
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
сотрудниками производственного отдела и отдела продаж (таблица 2).
Таблица 2
Временные характеристики процессов
Наименование
действия
Исполнитель
Среднее
количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Формирование
договора
Менеджер по
продажам
2,5
40
100
Выдача
изделия
клиенту
Сотрудник
производственного
отдела
2,5
30
75
Формирование
отчета (раз в
месяц)
Сотрудник
производственного
отдела
0,05
480
24
ИТОГО:
199
В таблице 3 приведены планируемые характеристики после
использования разработанной ИС.
Таблица 3
Расчет эффекта использования
Наименование
действия
Исполнитель
Количество
выполняемых
действий за
день
Время
выполнения
одной
операции,
минут
Итого,
минут
Формирование
договора
Менеджер по
продажам
2,5
15
37,5
Выдача
изделия
клиенту
Сотрудник
производственного
отдела
2,5
25
62,5
Формирование
отчета (раз в
месяц)
Сотрудник
производственного
отдела
0,05
5
0,25
ИТОГО:
100,25
25
Следовательно, в результате внедрения ИС автоматизации ведения
документации и отчетности экономия рабочего времени в сумме может
достигнуть 98 минут ежедневно (более 1,5 часов), что позволяет увеличить
эффективность работы сотрудников компании.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании ИП Черкашин большое внимание уделено вопросам
информационной безопасности и защиты информации. Для обеспечения
информационной безопасности имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования компании.
2. Регламенты использования ресурсов локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на
двух уровнях: программном и аппаратном [15].
Программный уровень включает в себя настройку политики безопасности
Microsoft Windows Server 2012:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-либо
данных;
в) парольная защита доступа к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника
26
(системного администратора), а также периодические резервные копирования
данных, хранимых на сервере организации.
Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей на
доступ к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на
пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и
защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
[16]:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения предприятия занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность организации. Поэтому в обязанности
системного администратора также входят контроль прав доступа к корпоративной
информации на файловый сервер, мониторинг электронной почты сотрудников,
контроль интернет-канала путем закрытия доступа к социальным сетям.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) «принудительно-добровольное» увольнение из компании;
27
5) увольнение из компании согласно статье и с заведением уголовного
дела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке имеется большое количество программных
продуктов, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов
производственных предприятий. Ниже будут рассмотрены наиболее популярные
из них.
Первый программный продукт – это модуль КРАФТ-производство на базе
программного комплекса КРАФТ [23].
Решение для производственных предприятий на базе программного
комплекса КРАФТ позволяет автоматизировать полный жизненный цикл
производства, начиная от заявки клиента на производство до выпуска и отгрузки
готовой продукции. Пример скриншота интерфейса программы приведен на
рисунке 7.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2037