Дипломная работа: Автоматизация рабочего места менеджера отдела продаж для АО "АЭИ "ПРАЙМ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
40
звонок попадает сразу нужному менеджеру. Клиенту не нужно ждать, пока его
переключат. Менеджер на экране видит карточку этого клиента: фото, имя и
фамилию, предыдущие заказы, предпочтения. Он не переспрашивает клиента,
что он заказывал – вся информация уже есть. Если менеджера нет рядом с
компьютером, из CRM IP телефония перенаправит звонок на его мобильный
телефон.
Специальный сводный отчет включает в себя все важные отчеты по
каждому разделу CRM. Чтобы быстро получить информацию и оценить
ситуацию в разделе CRM, достаточно переключить представление - с обычного
списка данных на страницу с аналитическими отчетами.
Возможна так же автоматическая загрузка в CRM систему онлайн лидов с
сайта компании если он работает на платформе «1С-Битрикс». Не нужно
собирать и добавлять их вручную, так как потенциальные клиенты заполняют
анкеты, брифы, форму обратной связи, подписываются на рассылки, и тут же в
CRM появляются новые лиды.
Обобщая данные, можно сделать следующее заключение: любая из
рассмотренных систем будет полезна для повышения лояльности клиентов, их
приверженности к компании. Тем не менее, внедрение такой системы довольно
трудоемкий процесс, требующий определенных затрат и вложений, так как в
любой CRM-системе необходимо подстраивать базовые и дополнительные
модули под требования и нужды предприятия.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Компании, выбирающие CRM, сталкиваются с одной и той же проблемой
– им предстоит долгое объединение приобретенной системы и существующих
бизнес-процессов организации. Для оптимизации работы всей компании важно
встроить новые процессы в основные - сквозные процессы, и чем раньше
произойдет такое объединение, тем лучше. Однако это трудоемкое мероприятие
требует времени, опыта и постоянной коммуникации всех сотрудников, чья
41
работа связана с заявками клиентов и сопутствующими документами. В той или
иной мере системы, используя свои функции, позволяют ускорить этот процесс.
Анализ существующих программных аналогов показал, что они обладают
слишком большим набором ненужного функционала, а так же отличаются
большой ценой, как по внедрению, так и по дальнейшему сопровождению. В
связи с этим оптимальным решением будет написание собственной
автоматизированной системы обработки заявок клиента.
Таким образом, проведение анализа системы обработки заявок клиента,
позволило оценить текущую ситуацию с точки зрения автоматизации процессов
электронной обработки заявок клиента и тем самым, была выявлена потребность
в проектировании разрабатываемого в дипломном проекте программного
средства, которое включает функциональное и информационное моделирование
и другие модели системы.
Стратегия автоматизации задачи должна в первую очередь
соответствовать приоритетам и задачам бизнеса. При принятии решения о
внедрении информационной системы автоматизации, компании необходимо
выбирать стратегию из следующих вариантов:
– хаотичная стратегия заключается в автоматизации отдельных задач,
которые не связаны между собой и могут выполняться как одним, так и
несколькими сотрудниками. Недостатками данной стратегии можно считать
неавтоматизированные участки, низкую эффективность автоматизации и
вероятность появления дублированной информации при вводе ее в различные
приложения;
– стратегия автоматизации по участкам позволяет автоматизировать
задачи, которые решаются в отдельных подразделениях компании и объединены
по функциональному признаку. При этом одна или несколько задач, могут быть
выбраны для решения сотрудниками одного отдела, без привязки к
существующим на предприятии бизнес-процессам. Такая стратегия выгодна для
применения тогда, когда у компании нет достаточных средств для внедрения
системы комплексной автоматизации, но имеются участки, при автоматизации
которых появится значительный экономический эффект.
42
– стратегия автоматизации по направлениям немного отличается от
автоматизации по участкам. Данная стратегия предполагает участие в данном
процессе всех подразделений компании, деятельность которых связана с
автоматизируемым направлением. При автоматизации по направлениям
предполагается автоматизировать один либо несколько бизнес-процессов от
начала до конца.
– стратегия полной автоматизации позволяет автоматизировать все
функции управления и все бизнес-процессы компании. При данном подходе
наблюдается максимальная эффективность внедрения системы автоматизации
(по сравнению с автоматизацией по участкам и по направлениям), но такая
система будет дорого стоить и предъявлять высокие требования к процессу
управления внедрением системы.
В нашем случае для АО «АЭИ ПРАЙМ» подходит стратегия
автоматизации «по направлениям», т.к. автоматизация приема и обработки
заявок отделом продаж АО «АЭИ ПРАЙМ» охватывает многие подразделения
компании – специалисты по продажам формируют заявку и документ на
отгрузку, а бухгалтерия создает счет на оплату, руководство использует
отчетные документы для анализа продаж.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Рассмотрим основные возможные варианты приобретения
информационной системы для автоматизации приема и обработки заявок
отделом продаж АО «АЭИ ПРАЙМ»:
1) Купить готовое решение. Преимуществом этого варианта является то,
что готовое решение является отлаженным и содержит минимальные количество
ошибок, в связи с чем на внедрение информационной системы потребуется
меньше времени. Покупная информационная система, обычно является хорошо
документированной и зачастую прошла испытания на других предприятиях с
похожей сферой деятельности. Однако в исследуемой компании имеются
уникальные бизнес-процессы, под которых трудно подобрать подходящую
информационную систему. Исследование готовых программ автоматизации
43
обработки заявок показало, что решений, которые полностью подходят под
функциональные требования к информационной системе нет.
2) Разработать информационную систему на заказ. Данный вариант
приобретения информационной системы позволит получить решение, которое
полностью подходит под требования заказчика. Но при этом появляются
дополнительные риски, связанные с большим сроком разработки
информационной системы, а так же высокой стоимостью. Кроме того
информационная система может иметь скрытые дефекты, которые можно будет
обнаружить уже после того как решение будет внедрено. Данный вариант
приобретения информационной системы, так же связан с передачей
разработчикам конфиденциальных сведений, что для АО «АЭИ ПРАЙМ»
является кране нежелательным действием.
3) Купить и доработать. Этот вариант позволяет доработать уже готовое
решение до соответствия перечню функциональных требований, которые
выдвигаются к информационной системе. В этом решении сочетаются
преимущества и недостатки предыдущих вариантов «Купить готовое решение» и
«Разработать ИС на заказ». В результате полученное решение может не
полностью соответствовать потребностям исследуемой компании. В результате
часть программных модулей будут хорошо отлажены, а часть написанная «с
нуля» может содержать различные дефекты.
4) Разработка собственной ИС. Данный вариант позволит получить
информационную систему, которая полностью удовлетворяет нуждам АО «АЭИ
ПРАЙМ», кроме того в штате компании имеются профессиональные сотрудники
в области IT-технологий, среди которых имеются программисты, силами
которых можно в короткие сроки выполнить автоматизацию приема и обработки
заявок от клиентов. Преимуществами данного варианта является:
– в последующем можно модернизировать информационную систему;
– снижение риска получить информационную систему, которая не будет
соответствовать потребностям компании;
– наличие полной совместимости всех компонентов информационной
системы;
44
– возможность осуществить полную интеграцию с уже имеющимися
информационными системами собственной разработки;
– защита конфиденциальной информации от сторонних разработчиков.
Ниже приведена таблица 11, в которой сравниваются критерии отбора,
способы приобретения программного продукта.
Таблица 11. Сравнение способов приобретения ИС
Способ
приобретения
\ критерии
Покупка готовой
специализированн
ой ИС
Разработка
ИС своими
силами
Разработка
ИС сторонней
фирмой
Покупка
системы и её
доработка
Соответствие
поставленной
задаче
Несоответствие
поставленной
задаче, за счет
невозможности
автоматизации
собственных
бизнес процессов
Полное
соответств
ие
требования
м к системе
Частичное
соответствие
потребностям
Полное
соответствие
требованиям к
системе
Стоимость
внедрения
До 200000 рублей
До 100000
рублей
От 300000
рублей
До 150000
рублей
Адаптивность
Невозможность
изменения
системы
Возможнос
ть полной
переработк
и
Возможность
изменения
силами
компании-
разработчика
Возможность
переработки
разрабатывае
мых
процессов
Способ
приобретения
\ критерии
Покупка готовой
специализированн
ой ИС
Разработка
ИС своими
силами
Разработка
ИС сторонней
фирмой
Покупка
системы и её
доработка
Надежность
Надежность
гарантируется
фирмой-
производителем
ИС
Слабая
надежность
ИС
Надежность
гарантируется
фирмой-
разработчико
м ИС
Высокая
надежность
ИС
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2176