Дипломная работа: Автоматизация учета и обработки заявок клиентов для ООО "Протоклауд Плюс"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
23
Основной функциональной обязанностью менеджера по работе с
клиентами является осуществление продаж товаров и их учет, однако учет заявок
также является важным процессом, от которого записит итоговый результат
деятельности отдела.
Основным недостатком текущей организации работы с клиентами следует
отметить отсутствие возможности получения актуальной информации о работе
по какой-либо поступившей заявки. То есть весь процесс обработки заявки
контролируется только менеджером, который его исполняет, что не позволяет
оперативно оценить работу как отдельно взятого менеджера по отдельно
выбранной заявке (или группе заявок), так и всего отдела продаж в общем. О
качестве и ходе обработки заявок руководство может судить только по
предоставляемым отчетам в конце месяца и устным объяснениям менеджеров.
При большой конкуренции на рынке среди торговых компаний, стоимость
рекламы постоянно растет, поэтому каждая полученная заявка должна быть
обработана максимально быстро и качественно, чтобы деньги, потраченные
компанией на рекламу для привлечения клиентов, были потрачены не зря.
Именно поэтому так важно отслеживать качество обработки поступающих
заявок.
Менеджеры часто забывают выполнить какое-либо действие вовремя
(например, отправка определенного письма и совершение какого-либо звонка),
что тоже отрицательно сказывается не только на результатах работы (объемах
продаж), но и на общем имидже компании в глазах клиентов.
Автоматизация работы с заявками с помощью ИС позволит сотрудникам
более эффективно вести обработку заявок, а руководству даст возможность
оперативного контроля работы отдела за счет использования единого хранилища
информации обо всех заявках, поступивших от клиентов, а также результатах их
обработки менеджерами по продажам.
24
Важно отметить, что показателями работы менеджеров по обработке заяок
является не только количество заключенных договоров, но и их сумма, то есть
фактический объем продаж.
1.2.4 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Схема документооборота приведена на рисунке 8.
25
Отчётность
Отчётность
Начальник
отдела
Гл. бухгалтер
Заявка
Менеджер отдела
по работе с
клиентами
Изучение заявки
клиента на предмет
планирования
продаж
Подготовка
коммерческого
предложения (КП)
Утверждение у
начальника отдела
Подпись счета
Подготовка
отчетности
Печать отчётности
Действие
Подготовка счета
1
2
3
4
5
6
7
КП
Счет
Счет
Отчетность
Отчетность
Счет
Рисунок 6 – Схема документооборота
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж (таблица 5).
26
Таблица 5 – Временные характеристики процессов менеджера по
работе с клиентами
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое
для выполнении
одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Учет данных клиента
10
5
50
Подготовка коммерческого
предложения
10
10
100
Формирование договора
10
20
200
Формирование счета и других
документов
10
15
150
Подготовка обобщенных отчетов
10
5
50
Подсчет экономических
показателей
10
10
100
Получение статистической
отчетности за период (раз в
неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
В таблице 6 приведены планируемые характеристики после использования
разрабатываемой ИС учета учета заявок клиентов.
Таблица 6 – Расчет эффекта использования
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое
для выполнения
одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Учет данных клиента
10
5
50
Подготовка коммерческого
предложения
10
10
50
Формирование договора
10
2
100
Формирование счета и других
документов
10
15
20
Подготовка обобщенных отчетов
10
1
150
Подсчет экономических
показателей
10
1
10
Получение статистической
отчетности за период (раз в
неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
340
Существующая информационная инфраструктура не позволяет силами
менеджера по работе с клиентами консолидировать информацию о сбыте
27
товаров в оперативные сроки, что соответственно затрудняет процесс анализа
продаж.
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
340 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников компании.
1.2.5 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Информационная безопасность – это комплекс организационно-
технических мероприятий, обеспечивающих целостность данных и
конфиденциальность информации в сочетании с ее доступностью для всех
авторизованных пользователей.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2012R2, Active Directory:
1. права доступа (к операционной системе Windows Vista, Windows
Server, Терминальный доступ Windows Server);
2. права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей 1С Бухгалтерия, файловый сервер);
3. парольная защита информационных систем;
4. ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows Server
пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
5. Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
На предприятии используется следующие способы обеспечения
безопасности:
Каждый пользователь должен проходить процедуру аутентификации при
начале работы с компьютером.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2373