Материал: Автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании Московского филиала АО «ФПК»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Методы учета
Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами,
например:
-табели в таблицах Excel или Google документах;
-журналы контроля присутствия на входе;
-видеонаблюдение и/или аудиозапись;
-программы бухгалтерского учета;
-контроллеры и карточки доступа;
-CRM—системы;
-специальные программы тайм-трекеры.
Первый способ подойдёт для проверок контролирующих органов и
расчета зарплаты в бухгалтерии. Остальные позволяют сделать процесс
организации учета рабочего времени более удобный и эффективным.
Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.
Табель в таблице Excel. Достаточно один раз сделать шаблон, после чего
вносить в него небольшие изменения каждый месяц и заполнять ежедневно.
Преимущества метода:
-просто использовать;
-не требует дополнительных вложений;
-понятен и привычен.
Если система учета рабочего времени должна работать не только с
количеством, но и с качеством труда, не подойдёт. К тому же ответственному
придётся делать много ручной работы, а риск ошибок из-за человеческого
фактора высок. Особенно это актуально, когда считать таким образом
приходится часы по сменному графику.
Если стоит задача детального контроля времени прихода и ухода
сотрудников, во многих компаниях по-прежнему применяют старый добрый
журнал учёта присутствия. Он лежит на столе у сотрудника транспортной
безопасности или руководителя отдела и работники проставляют время
прихода/ухода и ставят подписи.
28
Если табели в организации исправно ведутся, но стоит задача облегчить
учет использования рабочего времени для ответственных лиц, можно
использовать бухгалтерские программы. В большинстве из них опция
формирования подобных документов присутствует и это намного быстрее и
удобнее, чем заполнять их вручную.
Преимущества:
-возможность автоматизировать расчеты;
-минимум времени на заполнение;
-ниже риск ошибок из-за человеческого фактора.
Примерами могут служить 1С: Предприятие, Небо, Контур Бухгалтерия,
SAP и другие.
Поскольку на предприятии АО «ФПК» используется программный комплекс
АРМ «Орион Про», в проектируемой задаче мы рассмотрим и подбирем
оптимальный программный продукт для расчета заработной плыты,
формирования табеля УРВ, и зарплатной ведомости с возможностью
интеграции с модулем УРВ АРМ «Орион Про».
Чтобы система действительно работала, придётся разработать новый
регламент внутреннего распорядка. В первые дни на территории предприятия
найдётся немало забывчивых, которые будут постоянно забывать использовать
систему контроля доступа(СКУД) при прохождении на территорию
Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему
законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме
необходимо каждому работодателю.
29
Табель
УРВ
Табель
УРВ
Подписанный
Табель УРВ
Подписанный
Табель УРВ
Заполненный
Табель УРВ
п
Зарплатная
ведомость
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Весь процесс формирования, утверждения табеля УРВ описан в
схеме документооборота, которая представлена рисунке 2.2.
Исполнитель
Действие
Сотрудник
Руководитель
отдела
Руководитель
подразделения
Начальник
предприятия
Специалист
экономического
отдела
1.Фиксация
прихода/ухода
на рабочее
место
2.Формирование
табеля УРВ
3.Визирование
табеля УРВ
4.Утверждение
табеля УРВ
5.Формирование
и выплата
заработной
платы
Рис.2.2 Схема документооборота для табеля УРВ
При существующей реализации обмена данными между
специалистами АО «ФПК» вычислительная техника не используется, для
реализации данного дипломного проекта необходимо задействовать технику и
информационные система установленные на предприятии.
Журнал
УРВ
30
Так, например, ввиду того что учет рабочего времени в организации
происходит без использование специализированного ПО и вычислительной
техники у специалистов, задействованных в данном процессе уходит довольно
много времени. Давайте подробнее рассмотрим времязатраты в таблице 2.
Таблица 2.
Времязатраты
Сотрудник
Затраченное время за
смену
Затраченное время за
месяц
Руководитель отдела
15 мин.
360 мин.
Руководитель аппарата управления
5 мин.
5 мин.
Специалист экономического отдела
30 мин.
Равно 30 мин.
умноженные на отдел(
всего 20 отделов)
Как мы видим из таблицы 2 руководитель отдела за расчетный период
тратит в среднем 6 часов, а это 1 смена при восьмичасовом рабочем дне.
Помимо времязатрат на составления табеля, надо так же учитывать тот
факт, что достоверность данных при ручном составлении табеля УРВ весьма
сомнительна, а это тоже может привести к необоснованным затратам.
И так как мы видим при сегодняшнем методе расчёта заработной платы
помимо того, что в процессе при таком положении вещей на предприятии
задействовано излишнее количество сотрудников и лишнее время, такие
данные не могут быть достоверными из-за человеческого фактора.
В процессе реализация нашего проекта поставим такие задачи:
- уменьшению задействованных специалистов в данном процессе;
-сокращение времени составление табеля;
-сокращение трудозатрат специалиста экономического отдела (исключить
необходимость вводить данные из табеля вручную).
31
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В АО «ФПК» действуют следующие нормативно-правовые документы в
области защиты информации и информационной безопасности:
- положение о конфиденциальной информации;
- регламент использовании программного обеспечения;
- распоряжение о безопасном использовании АРМ;
- регламент транспортной безопасности
- положение об использовании носителей информации;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- приказ о введении политики информационной безопасности;
- приказ о введении Правил внутреннего трудового распорядка.
За соблюдением каждого из этих нормативных актов назначен ответственный
руководитель.
При заключении трудового договора, сотрудники компании подписывают
соглашение о неразглашении коммерческой тайны. Сотрудники в процессе
свой деятельности обязаны соблюдать внутренний регламент предприятия,
сохранять коммерческую тайну и пропускной режим.
При использовании в своей работе персонального компьютера и другой
вычислительной техники, сотрудники должны:
- пользоваться не разрешенным программным обеспечением;
- использовать внешние носители информации;
- подключать мобильные устройства;
- использовать рабочую почту в личных целях;
- пересылать информацию составляющую коммерческую тайну (за
исключением случаев, когда это входит в служебные обязанности отправителя);
- совершать любые действия, направленные на нарушение нормального
функционирования элементов ИС Организации.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2428