Дипломная работа: Автоматизация учета рабочего времени сотрудников ООО "Центр Плюс"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
17
позволяет обеспечить безопасный доступ сотрудников обслуживаемых
организаций к сети Интернет. Поддержка осуществляется путём подключения
через консоль удалённого администрирования Kerio WinRoute Firewall 6.6, по
протоколу TCP/IP.
Отдел технической поддержки пользователей занимается обслуживанием
пользовательских рабочих станций и оргтехники. На рабочих станциях
установлена операционная система Microsoft Windows 7. В стандартный пакет
ПО, устанавливаемый на компьютерах, Microsoft Office 2013, архиватор WinRar
4.20, Adobe Reader актуальной версии, ESET NOD32 Antivirus. По
необходимости устанавливается дополнительное ПО, такое как клиент 1С,
подключаемый к серверу 1С:Предприятие 8.3 по протоколу TCP/IP.
Так же на рабочих станциях пользователей устанавливается серверная
часть приложения TeamViewer 9. Оно используется отделом технической
поддержки для получения удалённого доступа к компьютерам пользователей, по
протоколу TCP/IP, и оперативного устранения проблемы. Таким же образом
осуществляется обслуживание удалённых клиентов, находящихся вне офисного
здания. Сотрудники предприятия используют клиентскую часть приложения
TeamViewer 9, подключаемую к серверной части, установленной у
обслуживаемых клиентов, через сеть Интернет, по протоколу HTTP.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для анализа бизнес-процессов компании воспользуемся функционально-
структурным моделированием. В качестве основной методологии построения
функциональных моделей выступает IDEF0.
Данная методология описания бизнес-процессов предполагает указание не
только входа и выхода, но и дополнительных входов. Всего в данном стандарте
выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением,
а третий – механизмами [20].
18
Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных
данных) показывать объекты, которые преобразуются в данном бизнес-процессе,
это могут быть информационные и материальные потоки. С помощью
управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением
бизнес-процесса. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать
объекты, которые непосредственно осуществляют данный бизнес-процесс:
сотрудники, технические средства, информационные системы. На выходе
бизнес-процесса показывают результат его выполнения.
На первом этапе построения IDEF0-модели система представляется как
единое целое [21]. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные
данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмма данного
этапа называется контекстной.
Контекстная диаграмма исследуемой деятельности изображена на рисунке
4 (для построения диаграмм использовалось CASE- средство AllFusion Process
Modeler 7).
Рисунок 4 – Контекстная IDEF0-диаграмма
USED AT: AUTHOR: Author DATE:
REV:PROJECT: IDEF0
31.01.2019
31.01.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность ООО "Центр Плюс"
A-0
Сотрудники
Заявки
Выполненные заявки
Регламет работ ы
сотрудников
Руководители
отделов
Отчет по заявкам
00 р.
Деятельность
ООО "Центр Плюс"
19
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности компании
выступают заявки от сотрудников компаний-клиентов ООО «Центр Плюс». То
есть, когда у сотрудника возникают сложности в работе компьютерной техники,
он подает по телефону или электронной почте заявку в ООО «Центр Плюс».
Результатом деятельности являются выполненные заявки и отчет по заявкам.
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются
сотрудники компании. Вся деятельность осуществляется в соответствии с
регламентами работы сотрудников.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция
контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую деятельность.
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 5.
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции
Исследуемую деятельность составляют пять основных бизнес-процессов:
прием заявок;
выявление причины;
выполнение требуемых работ;
формирование отчетов.
USED AT: AUTHOR: Author DATE:
REV:PROJECT: IDEF0
31.01.2019
31.01.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность ООО "Центр Плюс"
A0
Сотрудники
Регламет работ ы
сотрудников
Выполненные заявки
Заявки
Принятая заявка
Данные для
работ
Руководители
отделов
Отчет по
заявкам
10 р.
Прием заявок
20 р.
Выявление причины
30 р.
Выполнение требуемых
работ
40 р.
Формирование
отчетов
20
Заявки от клиентов поступают на телефон и на электронную почту
сотрудников технической поддержки, сотрудники обрабатывают все входящие
заявки и либо решают проблему клиента с помощью удаленного подключения,
либо передают заявку в отдел системного администрирования и/или отдел
сетевых коммуникаций (в зависимости от того, какие именно проблемы
возникли у клиента). Затем сотрудники оказывают необходимые услуги.
Завершающий бизнес-процесс – формирование отчетности. По мере
необходимости (обычно – раз в месяц) руководитель отдела формирует отчет по
всем поступившим и выполненным заявкам, а также о времени работы
сотрудников.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках данного дипломного проекта рассматривается создание
информационной системы автоматизации процесса учета рабочего времени
сотрудников. Данный процесс выполняется руководителем отдела при
составлении отчетов по заявкам. Данные отчеты составляются на основании
записей в книге учета заявок, в которых сотрудники отдела технической
поддержки обязаны вносить данные по всем поступающим заявкам, а также
результаты их обработки.
Заявки отправляются при необходимости обслуживания техники какого-
либо сотрудника (чаще всего при её неисправности). А так как в компании
обслуживается большое число компьютерной и оргтехники, то и потребности в
ремонте или обслуживании возникают множество раз в день.
Прием заявок выполняется в несколько этапов:
сначала техник принимает заявку;
затем выясняет подробности заявки;
вносит все данные по заявке в журнал заявок;
Организация процесса получения заявок с помощью телефонных звонков
или писем на электронную почту признана низко эффективной не только из-за
больших временных затрат, необходимых для выявления всех подробностей
заявки по телефону или в электронной переписке, но и из-за отсутствия
21
возможности четкого контроля выполнения заявки, решения возникших у
сотрудника проблем, а также учета рабочего времени, которое сотрудники
тратят на выполнение своих должностных обязанностей. Иногда возникают
разногласия между сотрудниками из-за неравномерного распределения заявок
(одни выполняют больше работы, а другие меньше), что отрицательно
сказывается не только на производительности труда и качестве оказываемых
услуг, но и на климате внутри коллектива.
Внедрение информационной системы, позволяющий точно учитывать
время работы каждого сотрудника по поступающим заявкам, позволит устранить
описанные выше недостатки, а накопление информации о выполняемых работах
в одном хранилище данных даст возможность анализировать поступающие
заявки и принимать соответствующие управленческие решения (о премировании
или штрафовании сотрудников, о необходимости замены определенной техники
и т.п.)
В качестве входных данных для автоматизируемого процесса выступают
заявки от сотрудников компании-клиентов ООО «Центр Плюс» на устранение
неисправностей, обслуживание и модернизацию компьютеров.
В качестве выходных данных выступают отчеты о количестве
поступлений тех или иных заявок и качестве их обработок сотрудниками
компании ООО «Центр Плюс», а также сами обработанные заявки (результаты
выполненных по заявкам работ).
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Задача автоматизации учета рабочего времени сотрудников, отвечающих
за работу с заявками, предполагает использование вычислительной техники для
своего решения. Рассмотрим текущую схему документооборота для
поступающих заявок, на основании которых и формируются отчеты (Рисунок 6).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2456